Die drei häufigsten Risiken mangelnder Datensicherheit und ihre Ursachen

Die drei häufigsten Risiken mangelnder Datensicherheit und ihre Ursachen

Jährlich entsteht deutschen Unternehmen laut Digitalverband Bitkom ein Schaden von 223 Milliarden Euro aufgrund krimineller Angriffe. Ob durch Wirtschaftsspionage, Sabotage oder Datendiebstahl. Es sind nicht nur wirtschaftliche Einbußen, die die betroffenen Unternehmen davontragen, auch das Firmenimage leidet nachhaltig. Wie aber kommt es dazu? Und was genau sind die Risiken mangelnder Datensicherheit? Wir zeigen Ihnen die drei häufigsten Risiken mangelnder Datensicherheit und ihre Ursachen.

Die drei häufigsten Risiken mangelnder Datensicherheit und ihre Ursachen

Laut einer IDC-Studie wurden 95 Prozent der Unternehmen innerhalb eines Jahres Opfer von Ransomware- oder Malware-Attacken. Mehr als ein Drittel von ihnen sogar mehr als 25-mal. Über 80 Prozent der befragten Firmen erlitten dabei einen Verlust von Daten. Bei knapp 43 Prozent der Unternehmen konnten diese auch nicht wiederhergestellt werden. Dies zeigt, dass Datensicherheitsrisiken allgegenwärtig sind. Diese können Unternehmen in einer Weise beeinträchtigen, derer sie sich vielleicht nicht bewusst sind. Die Ursachen reichen von technischen Defekten und unzureichenden Schutzmaßnahmen über menschliche Fehler bis hin zu kriminellen Angriffen von außen. Je sensibler die Daten, desto härter die Konsequenzen. Daher ist es für Unternehmenseigentümer, IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte unabdingbar, die häufigsten Risiken im Kontext der Datensicherheit zu kennen, um sich wirksam vor ihnen schützen zu können.

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Risiko 1: Datenverlust

Haben Sie schon einmal Ihr Handy verloren? Dann kennen Sie das Gefühl der Machtlosigkeit und der Angst, was mit Ihren persönlichen Daten passiert, wenn es in die falschen Hände gerät. Die nächste gedankliche Eskalationsstufe: Stellen Sie sich vor, Ihnen kommen nicht Ihre eigenen Daten abhanden, sondern die eines Dritten, zum Beispiel die Daten Ihres Chefs oder Ihres Kunden. Dies kann bisweilen existenzbedrohlich für Sie und Ihr Unternehmen sein, denn:

  • Datenverlust kann teuer werden: Neben den Kosten für verschwendete Arbeitsstunden und unterbrochene Geschäftsabläufe entstehen zusätzliche Ausgaben für die Wiederbeschaffung der Informationen – falls überhaupt möglich.
  • Kundenprozesse und -beziehungen leiden: Womöglich beschweren sich Kunden oder verlagern ihr Geschäft im schlimmsten Fall woanders hin, weil ihr Anbieter nicht mehr zuverlässig agieren oder schnell genug reagieren kann.

Ob dauerhaft oder vorübergehend: Datenverlust ist immer frustrierend. Doch besonders gravierend sind die Auswirkungen, wenn auf Servern gespeicherte Daten verlorengehen. Viele IT-Systeme benötigen ständigen Zugriff auf diese Informationen. Daher kann ein solcher Verlust sogar erhebliche Beeinträchtigungen der Geschäftsprozesse nach sich ziehen. Eine durchdachte Backup-Strategie kann helfen, das Risiko eines kritischen Datenverlusts signifikant zu reduzieren.

Risiken mangelnder Datensicherheit & ihre Ursachen

Risiko 2: Datendiebstahl

Datendiebstahl ist der unberechtigte Zugriff, die unrechtmäßige Nutzung oder Weitergabe von vertraulichen Daten. Die Folgen von Datendiebstahl sind für die betroffenen Personen und Unternehmen bisweilen enorm, da ihre persönlichen und finanziellen Informationen in den Händen Krimineller zu erheblichen wirtschaftlichen Einbußen und Reputationsschäden führen können:

  • Wettbewerbsspionage: Hacker können gestohlene Daten an den Wettbewerb verkaufen. Ein jahrelanger erarbeiteter Marktvorteil wird somit zunichtegemacht.
  • Verlust von Konto- und Zahlungsinformationen: Oft legen Angreifer ihre Attacken direkt auf sensible Informationen wie Bankverbindungen aus, um möglichst schnell an Geld zu kommen.
  • Kundenabwanderung: 20 Prozent der Kunden würden laut Studien des Ponemon Institute ihre Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen beenden, wenn diesem ihre Daten gestohlen wurden. Weitere 40 Prozent ziehen solche Konsequenzen zumindest in Betracht.
  • Sanktionen durch die DSGVO: Bußgelder sind keine Seltenheit und können sich auf Summen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens belaufen.

In den meisten Fällen ist es schwer, den Schaden wiedergutzumachen, der durch Datendiebstahl entstanden ist. Hier heißt es also, entsprechende Vorkehrungen – etwa in Form von Schulungen und technischen Maßnahmen – zu treffen, damit es gar nicht erst zum Datenklau kommt.

Risiko 3: Datenbeschädigung

Datenbeschädigung kann vielfältige Formen annehmen. So kann man Daten und Informationen löschen, verändern, unterdrücken oder unbrauchbar machen. Letzteres bedeutet, dass die Informationen so verändert wurden, dass sie sich nicht mehr vollständig und bestimmungsgemäß nutzen lassen. Von unterdrückten Daten spricht man, wenn die berechtigte Person keinen Zugriff mehr auf die Informationen hat. Abgesehen davon, dass das Beschädigen von Daten einen Straftatbestand nach § 126a StGB darstellt und sogar mit Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren geahndet wird, ist Datenbeschädigung in der Konsequenz vor allem:

  • Kostspielig: Genau wie beim Datenverlust entstehen hier zusätzliche Kosten für Wiederherstellung oder Vervollständigung der Informationen – falls überhaupt möglich.
  • Zeitintensiv: Systemausfälle, stockende Routinen, Datenreparatur – all das ist sehr aufwändig, kostet Ressourcen und beeinträchtigt Geschäftsprozesse.

Fazit: Lieber auf Nummer (daten)sicher gehen

Die Konsequenzen mangelnder Datensicherheit – ganz gleich wodurch hervorgerufen – sind gerade im Unternehmensumfeld meist schwerwiegend: Es drohen nicht nur wirtschaftliche Schäden, auch das Firmenimage leidet nachhaltig, wenn Daten in falsche Hände geraten. Insbesondere, wenn es sich um sensible (beispielsweise personenbezogene) Daten handelt, müssen Unternehmen mit Strafen und Geldbußen von bisweilen existenzbedrohenden Ausmaßen rechnen. Aber auch, wenn „nur“ der Geschäftsbetrieb beeinträchtigt wird, ist dies für die betroffenen Unternehmen mit schmerzlichen Kosten verbunden. Ob durch menschliches Versagen, einen technischen Defekt oder durch Angriffe von extern, spielt dann kaum eine Rolle mehr. Umso wichtiger ist es, nicht nur die eigenen Mitarbeiter zu schulen, sondern auch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen sowie auf geeignete Tools wie beispielsweise hochsichere Collaboration-Dienste oder virtuelle Datenräume zu setzen, um Risiken vorzubeugen und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dann bleiben auch unangenehme Überraschungen erspart.

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Wie smarte Unternehmen den War for Talents gewinnen

Wie smarte Unternehmen den War for Talents gewinnen

Die Arbeitslosenquote in Deutschland befindet sich auf einem historischen Tiefstand; Unternehmen jeder Größe suchen händeringend nach Fachpersonal. Um Spezialisten tobt bereits ein Kampf, der in Zukunft von den großen Konzernen noch härter und internationaler ausgefochten wird. Doch das Thema Mitarbeitergewinnung betrifft auch kleine und mittelständische Unternehmen. Wie können sich diese im War for Talents erfolgversprechend positionieren?

Wie smarte Unternehmen den War for Talents gewinnen

Für alle Unternehmen ist es eine große Herausforderung, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und sie langfristig zu binden. Denn auch die Ansprüche der Arbeitnehmer an ihre Arbeitsstelle steigen. Wer gutes Personal einstellen und halten will, muss ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld bieten, in dem sich die Mitarbeiter am richtigen Platz wissen. Das gelingt immer dort, wo der Arbeitsplatz zur professionellen Wirkungsstätte wird, wo er sowohl zweckmäßig und funktional als auch inspirierend und motivierend ist. Dazu zählen ebenso die entsprechende Ausstattung mit Hard- und Software wie ein attraktives Büroambiente. Zeitgemäße Arbeitskonditionen für mehr Flexibilität – beispielsweise Gleitzeit oder die Möglichkeit zum Home-Office – und ein Zugewinn an Mobilität – wie der Einsatz von mobilen Endgeräten und eine BYOD-Policy – werden von Arbeitnehmern heute geschätzt. Gleichzeitig weichen hierarchische Unternehmensstrukturen zunehmend neuen, agilen Arbeitsformen. Notwendige Basis bei alledem bleiben der Geschäftserfolg und die Zukunftsfähigkeit kleiner wie großer Unternehmen in Zeiten digitaler Transformation.

Die digitale Transformation verändert alles

Durch die Digitalisierung verändern und vervielfachen sich die beruflichen Anforderungen über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg rasant und ständig. Daher ist es für Unternehmen notwendig, Strategien zu entwickeln, wie sie dem generell schnellen Tempo des Wandels standhalten können. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist dabei ein entscheidender Faktor für die Überlebensfähigkeit der Firma.

Weniger Verwaltung, mehr Raum für Neues

Eine gravierende Folge der Digitalisierung ist, dass Arbeitswelten zunehmend „virtueller“ werden: Unternehmen, Organisationen und Mitarbeiter müssen flexibler agieren; traditionelle Prozesse werden weniger greifbar. Die Digitalisierung verändert klassische Arbeitsstrukturen und ermöglicht eben dadurch neue Arbeitsformen. Genauso wie sich das Unternehmen aufgrund der neuen Außenbedingungen ändert, muss sich dabei auch die Software-Ausstattung ändern. Immer öfter fallen dank zunehmend automatisierter Prozesse von branchenspezifischen, digitalen Lösungen Routineaufgaben weg, etwa in der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Weniger Verwaltung schafft mehr Raum für Neues, Produktives: Neue Dienstleistungs- und Beratungsangebote zum Beispiel, die helfen zusätzliche Geschäftsfelder zu erschließen, was wiederum Umsatz- und Gewinnsteigerung möglich macht.

Bessere Work-Life-Balance

Fokusthemen wie Mitbestimmung, Selbständigkeit und Freiräume sind den meisten Arbeitnehmern heute ebenso wichtig wie eine gute Work-Life-Balance. Die digitale Transformation schafft die Voraussetzung für eine Umsetzung dieser Werte. So ist etwa die physische Anwesenheit von Mitarbeitern im Büro bei vielen Arbeiten, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung, gar nicht mehr notwendig. Mobile Lösungen, die sogar vom Smartphone aus zu bedienen sind, unterstützen moderne Arbeitsformen wie das Home-Office oder das Arbeiten von unterwegs. Unternehmen können deshalb den Arbeitnehmerwünschen nach mehr Flexibilität zunehmend nachkommen – und helfen dabei unter anderem auch, den alltäglichen Berufspendlerwahnsinn auf deutschen Straßen einzudämmen.

Zukunft im Blick: Trumpfkarte Software im „War for Talents“

Unternehmen, die sich über Digitalisierung und zeitgemäße Arbeitsbedingungen gut für die Zukunft aufstellen, sichern sich damit klare Wettbewerbsvorteile. Mitarbeiter und Bewerber wünschen sich einen innovativen Arbeitgeber, der ihnen einen zeitgemäß ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und moderne Formen der Zusammenarbeit ermöglicht. Wichtige Voraussetzung dafür sind u.a. intelligente, cloudbasierte Software-Lösungen, die Routinetätigkeiten weitestgehend automatisieren und allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus den gleichen Informationsstatus bieten. Beispiele für kleine und mittlere Unternehmen sind u.a. die smarten Lösungen von Haufe X360 für moderne Finanzbuchhaltung sowie POPLIN für mobile Zeiterfassung, die dank intelligenter Ökosystemansätze wie dem Haufe X360 Partnersystem unkompliziert via Schnittstellen miteinander verbunden sind. Mit ihrer Hilfe lassen sich Prozesse ganz einfach automatisieren. Das führt zu mehr Effizienz und schafft Raum für neue, gewinnbringende Dienstleistungen. Gerade für kleine oder mittlere Unternehmen macht es Sinn, die Trumpfkarte „innovativer Arbeitgeber mit modernem Arbeitsumfeld und flexiblen Arbeitszeiten“ auszuspielen, um sich gegenüber größeren Firmen mit attraktiveren monetären Entlohnungssystemen im „War for Talents“ auf dem „Kampfplatz“ Arbeitsmarkt erfolgreich zu positionieren.

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Unternehmensberatung für den Mittelstand: Checkliste für die Beauftragung externer Berater

Besonders mittelständische Unternehmer sind oftmals skeptisch, ob Außenstehende ‎Ihnen kompetent weiterhelfen können. Gleichzeitig hat der Mittelstand jedoch einen ‎sehr großen Beratungsbedarf – vor allem in Hinblick auf die digitale Transformation. Gerade hier benötigen Firmen externe Expertise, um ‎im Markt erfolgreich zu bleiben. Um den Herausforderungen der wachsenden Komplexität und der schnellen Veränderungsrhythmen gewachsen zu sein, sollte der deutsche Mittelstand verstärkt auf externe Experten zurückgreifen.

Unternehmensberatung für den Mittelstand: Checkliste für die Beauftragung externer Berater

Dabei kann der Nutzen nicht immer sofort in Euro und Cent ausgedrückt werden. Der Wert einer Digitalstrategie kann erst mittelfristig gemessen werden. Das Erarbeiten des fehlenden Digitalwissens im Selbststudium kostet den Betrieben oftmals mehr Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall verlieren Sie den zeitlichen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern.

Für die Beauftragung externen Berater sind folgende Fragen wichtig.

Checkliste für die Beauftragung von externen Beratern

  1. Welche Ziele wollen Sie erreichen?
  2. Hat der Berater Ihre Herausforderung verstanden?
  3. Wie will der Berater die Herausforderung lösen?
  4. Wie kompetent ist der Berater?
  5. Sind die Verantwortungsbereiche für das Projekt klar?

Um so besser das Ziel definiert ist, desto genauer wird der Berater sein Angebot formulieren können, bis hin zu einem Festpreisangebot, welches dann keine versteckten Kosten verbirgt.

Unternehmensberatung kann aber auch ein kontinuierlicher Coaching-Prozess sein, der auf einem monatlichen Besuch basiert. Die Abrechnung erfolgt dann nach Tagessatz. Die Wissensvermittlung ist so kontinuierlich und die Kosten fallen monatlich an. Dabei sollte das Ziel der Beratung darf in keinem Falle aus den Augen verloren gehen. In regelmäßigen Audits sollte der Erfolg der Beratung gemessen werden.

Link-Tipp: Digitalisierung - So finden Mittelständler den richtigen Berater!

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Zufriedenheit ist bares Geld wert: Der ROI von Customer Experience Management

Zufriedenheit ist bares Geld wert: Der ROI von Customer Experience Management

Gerade in Krisenzeiten müssen sich Unternehmen und Händler ihre Marktposition hart erkämpfen – und sie vehement verteidigen. Denn Produkte und Anbieter sind immer leichter austauschbar. Darum lohnt es, einmal gewonnene Kund:innen zu binden und fortwährend zu begeistern. Unternehmen, denen das gelingt, agieren in schnelllebigen Zeiten sehr viel erfolgreicher. Beobachtungen der globalen Wirtschaft im Verlauf der Jahre nach der Finanzkrise 2007 belegen, dass sich Customer Experience Leader bezüglich ihrer kumulativen Gesamtrendite deutlich von jenen absetzen, die keinen Fokus auf Customer Centricity und Kund:innenzufriedenheit legen. Dennoch benötigen Strategen oft noch jede Menge Überzeugungsarbeit, um Investitionen in den Erfolgsfaktor Customer Experience Management zu rechtfertigen.

Auf dem Prüfstand

Zweifelsohne zählt der ROI (Return on Investment), der Gewinn und Investitionskosten ins Verhältnis setzt, zu den Eckpfeilern der klassischen Profitabilitätskennzahlen unternehmerischen Handelns. Indikatoren, um den ROI von Customer Experience Management (CXM) zu bestimmen, finden sich auf unterschiedlichen Ebenen. Sie nehmen beispielsweise Markentreue, Bestellwert, Konversionsraten, Wiederholungskäufe, Verweildauer genauer unter die Lupe. Gelingt es, die Zielgruppe zufriedenzustellen, bleibt sie der Marke länger treu, konsumiert mehr, kauft wiederholt, sie reagiert gelassener auf Veränderungen. Sie hat keinen Grund, sich nach Alternativen umzuschauen, empfiehlt aktiv weiter und ist offen für zusätzliche Produkte und Services. Die Gewinn- und Verlustrechnung spiegelt dies wider: hoher Umsatz, sinkende Ausgaben, steigende Resilienz.

Aus den Augen, aus dem Sinn

Unternehmen und Händler ohne Fokus auf Customer Centricity und Kund:innenzufriedenheit hingegen riskieren empfindliche Verluste. Es kommt zu einer raschen Abwanderung an die Konkurrenz, das Unternehmen lässt Up- und Cross Selling-Potenziale ungenutzt, profitiert nicht mehr von Weiterempfehlungen und riskiert sogar einen absatzschädigend schlechten Ruf. Heute ist es wichtig, auf allen Ebenen perfekt zu performen, entlang der gesamten Customer Journey. Wie das geht, sagt einem Unternehmen niemand anderes als jede:r einzelne Kund:in selbst. Die Menschen an den entscheidenden Stellschrauben hören dies aber oft erst, wenn es bereits zu spät ist und es die Jahresbilanz verhagelt hat. Professionelle Customer Experience Management-Lösungen helfen, den Kund:innen wertschätzend zuzuhören und genau zu erfahren, was diese bewegt.

Wird die Voice of Customer systematisch erfasst und gemessen, ist eine entscheidende Grundlage geschaffen, entsprechend darauf zu reagieren. Unternehmen lernen durch CXM die Erwartungen und Befindlichkeiten ihrer Zielgruppe kennen. Wer aber gar nicht weiß, ob sein Kund:innenkreis Prozesse kompliziert, Webseiten unübersichtlich, Wartezeiten lang, Service kritikwürdig, Kommunikation anstrengend und Produkte mangelhaft findet, vergibt die wertvolle Chance, daran etwas zu ändern.

In medias res

Genau diese wertvollen qualitativen und quantitativen Insights legen den Grundstein dafür, den Abstand zwischen Kund:innenerwartung und Unternehmensleistung zu minimieren. Erheben Unternehmen an den richtigen Touchpoints aussagefähige Daten, erfahren sie nicht nur, wo sie besser werden müssen, um ihre Zielgruppe nachhaltig zu begeistern. Sie generieren mit den passenden Evaluierungsmethoden auch jene Kennzahlen, die den ROI von CX-Management quantifizieren und die positiven Effekte größerer Kund:innenzufriedenheit belegen.

So lassen sich mit einer CXM-Lösung nicht nur Leistungskennzahlen wie Net Promoter Score (NPS), Customer Satisfaction Score (CSAT) und Customer Effort Score (CES) ermitteln. Über KI-basiertes Text Mining zusätzlicher offener Feedbackfragen oder der Analyse von Kommentaren in Social Media Kanälen, werden Hot Alerts – unzufriedene Kund:innen – sofort vom System erkannt und gemeldet. Nun haben die Verantwortlichen auf Unternehmensseite die Möglichkeit, umgehend zu reagieren. Sie können alle ihnen zur Verfügung stehenden Mittel nutzen, Kundinnen zu ent-ärgern, noch bevor diese eine Kündigung in Betracht oder negative Bewertungen weitere Kreise ziehen. Hierbei ist es entscheidend, dies auch sehr zeitnah durchzuführen, nachdem die Kund:innen das Feedback abgegeben haben. Kümmern Unternehmen und Händler sich auf diese Weise wertschätzend um ihre Zielgruppe, steigern sie ihren ROI nachhaltig.

Beispiel für erfolgreiches Customer Experience Management:

Ein vereinfacht dargestelltes Rechenbeispiel betrachtet eine Million Kund:innen. Jede:r Vierte tätigt einen Help Desk Request pro Jahr, mit Kosten von zehn Euro pro Anruf. Reduziert sich die Anzahl der Beschwerden aufgrund eines verbesserten Kund:innenverständnisses um nur drei Prozent, würde das Unternehmen also 75.000 Euro einsparen; bei fünf Prozent weniger Anrufaufkommen sogar 125.000 Euro.
Beträgt der durchschnittliche Umsatz dieser Kund:innen 500 Euro jährlich, also 500 Millionen in Summe, ergänzt sich das Bild. Angenommen, dieser steigt um zehn Prozent, weil diese Personen im Folgejahr aufgrund ihrer guten Erfahrungen beispielsweise neben der bestehenden Haftpflicht- eine Zahnzusatzversicherung abschließen. Ziehen sie außerdem durch ihre Empfehlungen weitere Neukund:innen an, schlagen diese zusätzlich zum genannten Up- und Cross Selling-Potenzial ebenfalls deutlich zu Buche. So lässt sich anhand der Bruttomarge der Beitrag zum Profit errechnen.

Die Kausalzusammenhänge zwischen Kund:innenzufriedenheit entlang der gesamten Customer Journey und der Performance aller Unternehmensabteilungen lassen sich folglich berechnen. Darüber hinaus belegen die Zahlen auch die konkreten Auswirkungen, die stabile oder fragile Kund:innenbeziehungen auf Beschwerdemanagement, Umsatz, Service und Vertrieb haben. Jeder einzelne Prozentpunkt Kund:innenzufriedenheitsanstieg oder -abfall bedeutet zusätzliche Einnahmen oder Kosten. Diese Argumente befürworten nachhaltig wirksame Investitionen in CXM-Programme. Entscheidend sind aber auch die Schlüsse, die Unternehmen aus den gewonnenen Daten ziehen.

Nach dem Messen kommt das Umdenken

Customer Experience Management hat eine strategische Dimension – Unternehmen und Händler definieren auf der Grundlage gewonnener Feedbackdaten für sich, worauf sie einwirken möchten. Dieser Kulturwandel lässt sich nicht in den Verantwortungsbereichen einzelner Abteilungen ansiedeln. Customer Experience Management ist eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, die Erfolg und Stabilität über zufriedene Kund:innen definiert. Die eingeleiteten Maßnahmen für mehr Kund:innenorientierung sind gleichzeitig der Einstieg in einen positiven Entwicklungskreislauf. Dieser beginnt mit dem Messen, ermöglicht Verstehen, löst Handeln aus und führt schließlich zum Umdenken, welches wiederum mit der Reaktion der Zielgruppe abgeglichen wird. So gelingt es Unternehmen jeder Branche, wertschätzend vom Kunden, von der Kundin aus zu denken und dieser Haltung zu jeder Zeit, an allen relevanten Touchpoints Ausdruck zu verleihen. Die Ergebnisse einer solchen Einstellung werden sich messen lassen – in Form von Wertschöpfung für das Unternehmen.

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Eine lohnende Investition?

Nicht nur zu Krisenzeiten gilt: Die Kund:innenerfahrung wird immer mehr zur kritischen Größe für den Geschäftserfolg. Entlang der gesamten Wertschöpfungskette erweist sich die Investition in professionelles CX-Management langfristig und nachhaltig als lohnend. Viele Faktoren beeinflussen beispielsweise den Aktienkurs von Unternehmen. Ein gutes CXM-Programm verbessert die Ergebnisse signifikant und steigert damit den Unternehmenswert und dessen Resilienz langfristig. Vordergründig scheint das Kund:innenerlebnis ein emotionales und nur schwer greifbares Thema – tatsächlich sind dessen Auswirkungen quantifizierbar. Es ist an der Zeit, dass jedes Unternehmen Customer Experience Management in sein ökonomisches Kalkül einbezieht.

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ERP-Software: Welche Anwendungsbereiche gibt es?

ERP-Software: Welche Anwendungsbereiche gibt es?

Enterprise Ressource Planning (ERP) halten viele auf den ersten Blick für eine reine Verwaltungs- und Logistik-Hilfe. Doch ERP kann viel mehr als das: erst wenn Unternehmen den gesamten Anwendungsbereich von ERP-Software ausnutzen, können sie von vollständig digitalisierten Prozessen profitieren. Dazu müssen Sie nur wissen, wozu ERP in der Lage ist:

ERP Software: Welche Anwendungsbereiche gibt es?

Was ist Enterprise Ressource Planning Software? ERP bezeichnet die Planung und Steuerung aller betrieblichen Prozesse in einem Unternehmen. ERP-Software oder ein ERP-System unterstützen Unternehmen dabei, dieses Ressource-Management so effizient wie möglich zu gestalten. Die Digitalisierung hat es Unternehmen ermöglicht, dazu auf eine gigantische Auswahl verschiedener Software-Lösungen zuzugreifen, die seit Jahren stetig wächst.

Hinzu kommt, dass ERP-Software durch die neuen Möglichkeiten von Cloud-ERP auch für kleine Unternehmen viel zugänglicher geworden ist. Es gibt also keine Ausreden mehr, Prozesse mit Excel-Tabellen oder veralteter Software zu organisieren. Die Einführung neuer ERP-Systeme steht an. Von kostenlosen Open Source Anwendungen bis zu umfassenden ERP-Lösungen, die keinen Unternehmensbereich unberührt lassen: Jeder kann von ERP-Software profitieren.

Mehr als nur die Lagerverwaltung…

Oft werden ERP-Systeme nur mit Funktionen für Logistik und Verwaltung verbunden. Doch zu den Ressourcen eines Unternehmens gehört mehr als Lagerbestände und Produktion. Auch Kapital, Daten und Informationen sowie natürlich die Mitarbeiter sind Teil der Unternehmensressourcen. Auch dort kann ERP-Software digital unterstützen.

ERP-Software ist am effektivsten, wenn so viele Unternehmensbereiche wie möglich davon abgedeckt werden. Denn so haben Unternehmen eine umfassende ERP-Infrastruktur, welche sämtliche Geschäftsprozesse digital unterstützen kann. Dazu ist es aber auch nötig, die verschiedenen ERP-Module miteinander zu verknüpfen – im besten Fall über eine zentrale Plattform. Schließlich ist ein zusammenhängendes System besser als ein Dutzend Einzelsysteme, die getrennt voneinander operieren.

ERP-Software und Personalmanagement

Auch in der Human Ressources Abteilung ist ERP-Software gut aufgehoben. Denn dieser Bereich kann viel von Digitalisierung und Automatisierung profitieren. Mitarbeiter profitieren von den schnelleren und übersichtlicheren Prozessen, die durch verschiedene ERP Lösungen möglich werden: Eine digitale Personalakte erleichtert es Mitarbeitern, Einträge schnell zu finden und Änderungen unkompliziert durchzuführen.

Mit integrierten Zeiterfassungslösungen kann ERP in der HR-Abteilung auch Zeitmanagement und die Abwesenheitsplanung unterstützen. Es gibt sogar Lösungen basierend auf künstlicher Intelligenz, die den aufwändigen Recruiting-Prozess beschleunigen, indem sie Mitarbeiter durch Analysen und Vorauswahlen die Arbeit erleichtern.

ERP-Software und Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsoftware – kurz DMS – ist überlebensnotwendig für jedes moderne Unternehmen. Denn im Zeitalter der Digitalisierung ist das Sammeln, Archivieren und Management von Daten so wichtig wie nie zuvor. Umso wichtiger ist es, die richtigen Dokumente auch schnell zu finden. Indem verschiedene Datenlager in einem DMS-System zusammengelegt oder integriert werden, kann Mitarbeitern viel Zeit erspart werden. Volltextsuche oder OCR-Systeme zur Texterkennung können diesen Prozess noch zusätzlich optimieren.

Auch wichtig: die sichere und rechtskonforme Archivierung von Daten. Ohne integriertes DMS in ERP-Software kann diese Aufgabe schnell unübersichtlich werden. Die richtige DMS-Lösung kann hierbei einen großen Unterschied machen. Sobald das Dokumentenmanagement eines Unternehmens zu einem großen Teil digital abläuft, gehen sämtliche Prozesse – von Rechnungseingang und Vertragsabwicklung bis zu Kundendaten-Management – schneller, effektiver und reibungsloser von Statten.

ERP-Software und Customer Relationship Management

Eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens sind die Kunden. Daher gehört zu jedem umfassenden ERP-System eine integrierte Customer-Relationship-Management-Lösung. Damit können Unternehmen sämtliche Interaktionen mit Kunden steuern und auch nachverfolgen. Wenn das CRM-System auch in das Umfeld der übrigen ERP-Software integriert ist, kann sogar bei Bestellungen oder Kundenanfragen der Lagerstand und Produktionsworkflow überprüft werden und Notfalls auf knapp werdende Produkte hinweisen, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Im Außendienst profitieren Mitarbeiter ebenfalls von CRM, indem sie etwa auch mobil auf die Kundendatenbank oder Lagerverwaltungssoftware zugreifen können. Damit wird deren Arbeit leichter, und die Kunden zufriedener.

Diese Beiträge zeigen, wie verschiedene ERP-Einsatzmöglichkeiten in der Praxis aussehen und umgesetzt werden können:

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Business-Trends 2023: Agilität erreicht neuen Reifegrad

Business-Trends 2023: Agilität erreicht neuen Reifegrad

Die zurückliegenden Monate haben die Weltwirtschaft sowie die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Forciert durch die Folgen der Pandemie, der weltweiten politischen Ereignisse sowie die Energiekrise, wandeln sich die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Wirtschaften der Unternehmen stark. Infolgedessen haben sich im Arbeitsalltag zunehmend agile Strategien und -strukturen etabliert. Dies bestätigt auch Ralf Schall, Success Manager bei QVANTUM. Basierend auf diesen Erfahrungen und den Gesprächen mit den Führungsverantwortlichen von Unternehmen sieht Ralf Schall für das kommenden Jahr 2023 fünf Business-Trends.

1. Agilität

Inzwischen ist der agile Umgang mit den Herausforderungen der Märkte in vielen Unternehmen zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Man könnte sagen Agilität ist gekommen, um zu bleiben. Wie bei vielen anderen Ansätzen auch, werden sich die agilen Konzepte weiterentwickeln. Eine der Richtungen wird eine granulare Steuerung der agilen Prozesse sein. In Zukunft wird es darum gehen, durch Steuerung mehr Kontrolle und Sicherheit im Business zu erreichen. Auf Basis vorhandener Informationen – idealweise als Echtzeitdaten – wird kollaborativ orchestriert und smart agiert, beispielsweise indem Ad-hoc-Neuplanungen als Reaktion Veränderungen möglich sind.

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2. Skalierbarkeit

Ein weiterer Business-Trends für 2023 ist Skalierbarkeit. Die dynamische Wirtschaftslage macht es zudem erforderlich, das Unternehmen ihre Leistungen skalieren können. Das gilt einerseits hinsichtlich der Produkte oder Dienstleistungen, die sie anbieten, aber auch mit Blick auf die Ressourcen-Situation. Egal ob es sich um ein schnell wachsendes Startup oder ein etabliertes Unternehmen handelt – wenn die erforderliche Agilität funktionieren soll, ist Skalierbarkeit eine der notwendigen Voraussetzungen.

3. Software-as-a-Service

Umso wichtiger ist es, Aufgaben, die ausgelagert werden können, nach außen zu geben. Dabei sind die Möglichkeiten vor allem IT-seitig sehr vielfältig. Insbesondere Software-as-a-Service-Lösungen lassen sich wirkungsvoll und vor allem wirtschaftlich einsetzen. Sie reduzieren den internen IT-Aufwand, da Installation und Betrieb ausgelagert sind. Besonders anwenderfreundliche und intuitiv zu bedienenden SaaS-Lösungen können zudem in den Fachabteilungen eigenständig ohne IT-Fachkräfte oder Programmierkenntnisse angepasst werden – etwa indem das Controlling selbst seine Planungen modelliert. Darüber hinaus unterstützen sie auch den Anspruch an die Skalierbarkeit und Flexibilität der Unternehmen.

Business-Trends 2023

4. Automatisierung

In Zeiten knapp werdender Ressourcen und steigender Herausforderungen bei der Rekrutierung von neuem Personal, wird im kommenden Jahr auch die Automatisierung von Prozessen weiter zunehmen. Da es inzwischen für fast alle Unternehmensbereiche eine Vielzahl an Tools gibt, mit denen sich manuelle Workflows standardisieren und automatisieren lassen, ist zu erwarten, dass der Automatisierungsgrad in den Unternehmen im Jahr 2023 stark steigen wird. Eine besondere Rolle wird dabei den Lösungen und Plattformen zukommen, die ganzheitliche Ansätze verfolgen und für eine möglichst lückenlose Automatisierung sorgen. Im Bereich des Controllings sorgen etwa cloudbasierte agile Unternehmensplanungstools für eine Entlastung der Controller und deren Business-Linie.

5. Die Krise zur Chance machen

Im kommenden Jahr werden die Unternehmen erfolgreich sein, die angesichts der Herausforderungen nicht den Kopf in den Sand stecken, sondern sich diesen aktiv, agil und geplant stellen. Wer Umbruchsphasen nutzt, um Prozesse, Strukturen und Tools kritisch zu hinterfragen und antizyklisch umorganisiert sowie investiert, hat beste Chancen seinen Wettbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

Fazit

Im kommenden Jahr werden die Unternehmen profitieren, die Agilität durch weitere Maßnahmen in die nächste Evolutionsstufe überführen. Wer zudem bereit und in der Lage ist zu investieren, schafft die optimalen Voraussetzungen für mehr Wachstum und Erfolg im Jahr 2023.

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Einzelhandel 2022: Trends und Zukunft

Einzelhandel 2022: Trends und Zukunft

Wie haben sich Kunden und ihr Wünsche beim Einkaufen zuletzt verändert? Wie wird der Einzelhandel die Inflationskrise überstehen? Die Veränderungen sorgen für viele Fragezeichen und einen aufmerksamen Blick in die Zukunft. Gewandelt haben sich aber auch die Lösungen, mit denen Händler heute reagieren können. Digitalisierung und neu gewonnene Daten sind nur einige der Hoffnungsträger.

Im Oktober 2022 war das Konsumklima in Deutschland mit -42,8 Punkten noch schlechter als während der Corona-Lockdowns inklusive Geschäftsschließungen, so der GfK-Konsumklima-Index. Die Lage des Einzelhandels wird durch die gedrückte Stimmung mitbestimmt. Wie Trends und Innovationen dem entgegensteuern können, zeigen die folgende Kurzanalyse mit drei Thesen und die Stimmen von führenden Einzelhändlern.

1. Customer Driven – Der Sportwagen im Einzelhandel

Welche Unternehmen kommen gut durch die Krise? Jene Unternehmen, die ihre Kunden gut kennen, können auf deren Erwartungen eingehen. Dabei steht weniger das Re-Agieren auf konkrete Anlässe als vielmehr das aktive Agieren und das Schaffen von Anlässen im Vordergrund. Neue Kunden mit überzeugenden Versprechen zu gewinnen wird dabei in Krisenzeiten ebenso entscheidend sein wie Bestandskunden zu halten, indem Versprechen auch umgesetzt werden. Die Herausforderungen, die hier im Wege stehen, sind vielfältig. Inflation, gesunkene Kauflaune, gewandelte Markentreue im (Online-) Handel und neue Wettbewerber sind nur einige davon.

Zentral wird daher die Frage nach der Customer Centricity: Kunden sollten das Gefühl haben, im Mittelpunkt zu stehen. Wie gelingt es Händlern, am Puls ihrer Kunden zu bleiben und immer den richtigen Nerv zu treffen? Kunden können dazu in unterschiedliche Gruppen unterteilt und entsprechend divers angesprochen werden. Kundenwünsche zu erfassen und Erfolge zu identifizieren ist dabei nicht immer so einfach, wie es ein erster Blick etwa auf Newsletter-Statistiken nahelegen könnte. Die Analysen lohnen sich jedoch, da Customer Engagement sowohl mit Blick auf die Stammkunden als auch für die Neukundengewinnung besonders wichtig ist. Kunden, die willkommen sind und die sich einer Wertschätzung erfreuen, die vielleicht sogar gemeinsame Erfahrungen und bestimmte Erlebnisse mit einer Marke teilen, werden ein positiveres Bild haben als neutrale Zufallskäufer. Ein zufriedener Kunde wird sich vermutlich stärker identifizieren und damit auch stärker engagieren – sei es bei seinem eigenen Einkaufsverhalten, bei Bewertungen oder sogar bei persönlichen Weiterempfehlungen.

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2. Data Driven – Die Währung im Marketing

Die Basis für enge Kundenbeziehungen sind Erfahrungen. Über alle Touchpoints hinweg gilt es, Daten zu sammeln und in die richtige Struktur zu bringen, um daraus zu lernen. Ganz wichtig ist hier auch die Frage nach dem Customer Lifetime Value. Wie sich die richtigen Angebote zur richtigen Zeit finden lassen, kann unter anderem aus Daten und deren Analyse geschlossen werden. Daten sind damit ein Grundstein für eine individuell abgestimmte Kommunikation mit den Kunden. Wenn dieser Mehrwert deutlich kommuniziert, gelebt und belegt wird mit bunten Beispielen von Einkaufserlebnissen, dann sind Kunden auch bereit, mit der Währung „Data“ zu bezahlen und einige ausgewählte Daten zu teilen. Der Deep Purpose, also die Werteversprechen, sollten dabei zusammen mit dem Produktangebot und Services sowie Aktionen eine schlüssige Einheit bilden. Digitalisierung und die dadurch neu gewonnenen Daten sind hier nur zwei der vielen Bausteine, welche die Kommunikation mit Kunden auf ein neues Level bringen können. Dies umfasst zum Beispiel Predictive Analytics und Künstliche Intelligenz. Analyse und Monitoring können damit viel präzisiere Ergebnisse zu Tage fördern, als es Segmentierungstools noch vor wenigen Jahren konnten. Daraus lassen sich dann die entsprechenden Schlüsse ziehen.

3. Business Driven – Das Morgen heute denken

Entscheidend ist schlussendlich, die Erwartungen von Kunden aus Daten herauszulesen und in Geschäftsentscheidungen zu überführen, welche diese bestmöglich abbilden. Der Blick in die Zukunft stellt hier auch die Weichen. Hybrid, online oder stationär – Was sind aktuelle Entwicklungen und sind Verschiebungen infolge der Corona-Veränderungen zu beobachten? Ein weiteres Thema ist der Gedanke der Nachhaltigkeit und die Rolle der Langfristigkeit im Einzelhandel. Aber auch Trends wie der verstärkte Einsatz digitaler Tools, die Nutzung von Smartphones während des Ladenbesuchs oder generell die Entwicklungen beim Omnichannel-Shopping sind Themenfelder, welche die weiteren Richtungen vorgeben werden.

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Diese 3 Funktionen muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche haben!

Diese 3 Funktionen muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche haben!

Was braucht eine Software für die Fertigungsbranche? Der Experte ODION hat sich diese Frage gestellt und eine ERP-Checkliste erstellt. Sie zeigt 3 Funktionen auf, die eine ERP-Software unbedingt haben sollte.

Checkliste von ODION: Diese 3 Funktionen muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche haben!

Punkt 1: Planungsfunktion

Im ERP-System werden typischerweise die Kundenaufträge mit Angaben zu Mengen und Lieferterminen erfasst. Ausgehend von diesem Primärbedarf muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche den Materialbedarf nach Abgleich der Bestände ermitteln und anhand von Arbeitsplänen die Kundenaufträge in Fertigungsaufträge übersetzen können. Hierfür müssen Stücklisten und Arbeitspläne als Stammdaten hinterlegt werden.

Die Materialbedarfsplanung (MRP I) und Auftragserzeugung wird durch die Kapazitätsbedarfsplanung (MRP II) erweitert. Beim sogenannten „Advanced Planning and Scheduling“ (APS) übernimmt die Software zusätzlich die Planung der Arbeitsvorgänge anhand des Kapazitätsangebots. Die automatische Reihenfolgeplanung und Terminierung empfiehlt sich für Fertigungsbranchen mit geringer bis mittlerer Planungsdynamik und -komplexität (vgl. Anwenderbefragung des Fraunhofer IPA).

Die volle APS-Funktionalität eignet sich demenstprechend für Serienfertiger mit geringen Termin- und Mengenabweichungen. Um auch die Reihenfolgeplanung und Terminierung von Einzelfertigern zu unterstützen, bieten einige ERP-Systeme für die Fertigungsbranche einen Fertigungsleitstand an. Mit dessen Hilfe kann der Fertigungsplaner Reihenfolge und Termine komfortabel manuell planen.

Diese 3 Funktionen muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche haben
Diese 3 Funktionen muss eine ERP-Software für die Fertigungsbranche haben

Punkt 2: Steuerungsfunktion

Während die Planung üblicherweise im ERP-System erfolgt, kommt für die operative Fertigungssteuerung ein sog. „Manufacturing Execution System“ (MES) zum Einsatz. Das ERP-System übergibt die Auftrags- und Plandaten an das MES, das wiederum den aktuellen Auftragsstatus zurückmeldet.

Eine gute ERP-Software integriert einige MES-Funktionen bzw. bietet Schnittstellen dazu an. Wichtige Funktionen innerhalb der Fertigungssteuerung sind insbesondere die Betriebs- und Maschinendatenerfassung (BDE/MDE). Nur mit den Rückmeldungen von Fertigungsmitarbeitern und Maschinen lassen sich Fertigungsablauf und Kapazitätsauslastung optimal steuern.

Um diese Rückmeldungen direkt aus der Produktion zu übermitteln, bieten moderne Systeme ein Interface für Industrieterminals und die direkte Maschinenanbindung an bzw. unterstützen Identifizierungstechniken wie Barcodes und RFID.

Punkt 3: Kontrollfunktion

Im ERP-System lassen sich mit Hilfe dieser Rückmeldungen Aufträge nachkalkulieren. Die erfassten Zeiten werden hierbei mit den hinterlegten Stundensätzen multipliziert und die Kosten des Materialverbrauchs dem Auftrag belastet. Auftragsbezogene Rückmeldungen sind also Voraussetzung für eine genaue Kostenträgerrechnung. Sind BDE und MDE in der ERP-Software für die Fertigungsbranche integriert, ist auch eine mitlaufende Kalkulation während der Produktion möglich.

Die Datenerfassung muss aber nicht auf Mengen und Zeiten beschränkt sein. So kann die Maschinensteuerung auch hinsichtlich Störungen oder Energieverbrauch ausgelesen werden. Die ERP-Software muss hierfür einerseits die notwendigen Schnittstellen (z.B. OPC UA) mitbringen und andererseits mit den Daten umgehen können. Die reine Datenerfassung bringt dem ERP-Anwender noch keinen Mehrwert.


Über die ODION GmbH

ODION reduziert die mit Business Software verbundenen Hürden, Anstrengungen und Kosten und schafft für den industriellen Mittelstand einen niedrigschwelligen Einstieg in die Industrie 4.0. Durch einen neuen Ansatz entfallen die Lizenzkosten. Betriebliche IT-Systeme werden modular auf einer Open-Source-Softwareplattform miteinander verknüpft. KMU zahlen nur für den direkten Nutzen durch Anpassung und Support, nicht für Lizenzen pro Modul oder Nutzer. Neben dem ERP-Basismodul stehen Module für Kunden- und Kontaktmanagement (CRM), Produktdatenmanagement (PDM), Dokumentenmanagement (DMS) sowie schwerpunktmäßig für die Fertigungsbranche MES, QM, BDE und PZE zur Verfügung.

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Trends für das Dokumentenmanagement 2023

Trends für das Dokumentenmanagement 2023

Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme. Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE hat die wichtigsten Trends im Dokumentenmanagement für 2023 zusammengefasst.

#1 Das Archiv der Zukunft

Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

#2 KI-Anteil in DMS wächst

Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

#3 Cloud, Cloud und nochmals Cloud

Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

#4 Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen

Der Nachhaltigkeitsfaktor im digitalen Dokumentenmanagement 2023 zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten. 

#5 Neue Rolle des Einkaufs

Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

Dokumentenmanagement 2023

#6 Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich im Dokumentenmanagement 2023 zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

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7 Tipps für eine perfekte Online-Business-Strategie!

7 Tipps für eine perfekte Online-Business-Strategie!

Mit Innovation und frischen Ideen optimieren Händler Ihr Geschäft!

7 Tipps für eine perfekte Online-Business-Strategie!

Mit klassischem Onlinehandel werden Besitzer nicht mehr reich wie Scheich. Der Handel hat durch den technischen Fortschritt und die Digitalisierung in den letzten Jahren einen starken Wandel vollzogen. Das Aufkommen des (mobilen) Internets und des Smartphones, aber auch der demografische Wandel machen E-Commerce zu einem komplexen Business und setzt die Händler massiv unter Druck.

Viele Unternehmen suchen ihren Segen in immer wieder neuen Konzepten, um die Kunden an sich zu binden. Doch oftmals sind es ganz spezielle Informationen, die eine bessere und zukunftsfähige Performance bringen: Know How über den Markt und die Wettbewerber, die Abbildung von Fulfillment-Prozessen, aber auch eine sinnvolle und langfristige Marketingstrategie für Reichweite und stabiles Wachstum.

Händler sollten sich in Zukunft mehr Zeit nehmen, ihr Geschäft, ihre Ausrichtung und ihre technischen Elemente zu checken und Maßnahmen zu erarbeiten. Was können Shopbetreiber tun? Wir haben 7 Tipps, die Händler unbedingt ernst nehmen sollten.

Tipp 1: Die Zielgruppe kennenlernen

Viele Shopinhaber kennen immer noch nicht das Shoppingverhalten ihrer Kunden und die Traffic und Konversionsraten, obwohl sie ganz viele Daten gesammelt haben. Nun gilt es, diese auszuwerten und die richtigen Schlüsse zu ziehen, damit sie einen echten Kundenvorteil bieten und in Zukunft die Warenkörbe weiter prall gefüllt sind. Die Herausforderung ist, aus den umfangreichen Datensätzen das passende Angebot zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal an die Kunden zu bringen – mit kleinem und großen Budget.

Tipp 2: Den Content im Webshop individueller gestalten

Wie können Händler ihre Kunden mit einem individuellen und ansprechenden Shop begeistern? Sicherlich nicht mit lieblosen Produktpräsentationen oder komplizierten Strukturen. Speziell im Mittelstand fehlt häufig die nötige Zeit und das Geld, um beispielsweise Produktbeschreibungen und -bilder im Shop zu überarbeiten. Hier liefert unser Produktkonfigurator einen innovativen und kostengünstigen Ansatz.

Die branchenunabhängige Lösung erlaubt es im „Software as a Service“-Modell, Preisberechnungen, Regelwerke, die grafische Darstellung oder die Individualisierung von Produkten in realtime durchzuführen. Alles ist sofort auf allen Endgeräten sichtbar, da die Produkte für den jeweiligen Bildschirm optimiert angezeigt werden. Die Integrierbarkeit in alle gängigen Shop-System sowie die Möglichkeit zur Bereitstellung als „Stand-alone-Lösung“ in bestehenden Webseiten bieten hier eine Flexibilität, die bisher am Markt nicht verfügbar ist. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Tipp 3: Die Strategie überprüfen

Was ist mein Ziel? Wie kann ich meine Stärken ausspielen? Wie schaffe ich es, Kunden in Fans zu verwandeln? Was macht die Konkurrenz anders oder besser? Wie kann ich mein Erscheinungsbild und mein Portfolio aufpolieren? Was muss ich im Marketing und Technik effizienter ordnen? Wie kann ich meine internen Prozesse effektiver abwickeln? Eine Strategie ist ja nicht in Stein gemeißelt, sondern ein kontinuierlicher Innovations-Prozess. Wir analysieren sehr oft mit unseren Kunden umfassend viele Fragen, damit sie gestärkt und fokussiert ein erfolgreiches Geschäft machen können.

Tipp 4: Die Technik im Webshop optimieren

Kunden haben immer weniger Zeit, immer weniger Geduld, aber immer mehr Wünsche. Der Verbraucher erwartet ein Shoppingerlebnis. Hier müssen das Angebot, die benutzerfreundliche Technik mit geringen Ladezeiten sowie auch die optimale Präsentation der Produkte mit knackigen Texten sowie guten Bildern und Videos stimmen. Das ist die große Herausforderung an die Onlinehändler und auch an uns in der Beratung und Umsetzung. Wenn E-Commerce, Technik und Content eine Einheit bilden, hat der Verbraucher auch richtig Lust und Laune zum Einkaufen und begleitet den Betreiber lange auf einer digitalen Reise. Wir sind überzeugt, dass das Einkaufen über verschiedene Kanäle die Zukunft des Handels stark prägen wird.

Tipp 5: Das richtige Setup für alle Kanäle

Die Digitalisierung sorgt für ein enormes Tempo, gleichzeitig wird der Handel immer komplexer – nicht nur in technischer Hinsicht. Gerade die intelligente Vernetzung verschiedener Vertriebskanäle und Kommunikations-Plattformen kann zu einer Herkulesaufgabe werden. In diesem Punkt entscheiden sich häufig auch die Chancen und Möglichkeiten für viele Shopbesitzer, um aus allen Richtungen anzugreifen. Denn für Onlineshopper gibt es keine Grenzen mehr zwischen offline, online und mobil. Deshalb sollten die Anbieter sämtliche Kanäle integrieren und sich vor allem den Ansprüchen und Gewohnheiten der Verbraucher anpassen. Sonst werden die Käufer untreu. Viele Besucher lassen sich noch durch den Preis und das Angebot locken. Aber im Dschungel der Webshops hat die Kundenbindung sehr viel mehr Facetten, wie transparente Informationen, hochwertigen Content und Unterhaltung oder auch ehrliche Blogs. Das inspiriert die Shopper zum erlebnisorientierten Einkauf.

Tipp 6: Die Vernetzung mit Markplätzen

Wer kann schon alles? Aufgaben wie Fulfillment, Retourenaufbereitung, Inkasso oder Teile des Marketings und Analysen sollten viele Händler den Spezialisten übertragen. Das bringt Zeit, das Geschäft zu forcieren und die langfristige Performance zu sichern. Für viele Händler ist es auch zweckmäßig, sich auf Marktplätzen zu platzieren. Ihre Bedeutung nimmt zu. Die Marke steht zwar nicht im Fokus, auch der Einfluss auf die Darstellung ist gering, doch die Reichweite, die Sichtbarkeit und die Verzahnung sind schöne Add ons, um Markennamen, Inhalte und Handel erfolgreich zu verbinden.

Tipp 7: Die Entspannung ohne Reue

Die Änderungen in der Berufswelt folgen so rasch, dass viele das Gefühl beschleicht, nicht mehr mitzukommen. Kontinuierliche Verbesserungen, aber vor allem der Kostendruck, der vom Markt oder Investoren ausgeübt wird, lasten auf vielen Eigentümern von Shops. Wir erkennen bei vielen Gesprächspartnern Job-Frust statt Job-Lust. Es fehlen die Atempausen im Alltag und ein richtiger Urlaub. Entspannung ist eine Arbeit mit sich selbst, sein Leben leichter und nicht komplizierter zu machen und die auferlegte Pseudo-Hektik abzulegen. Es ist eine Kunst zu leben, wenn man loslassen kann und Tätigkeiten den Experten übergibt. Spaß, Zufriedenheit, Motivation, Erfolg – der Job kann so schön sein, wenn man sich auch mal eine Auszeit genehmigt.

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