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Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu. proALPHA nennt fünf Szenarien, in denen ein ERP zur Nachhaltigkeit beiträgt:

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit: So fördert ein modernes ERP-System im Mittelstand die Sustainability

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen

Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.   

Ressourcenverbrauch minimieren

Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken. 

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen. 

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft

Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen. 

Intelligenter unterwegs

Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.  

Energieverbrauch senken

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen. 

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Die Covid-19-Pandemie zwingt uns ein besonderes Augenmerk auf betriebliches Gesundheitsmanagement zu werfen. Allerdings ist dieser Bereich auch nach der momentanen Krise so relevant wie nie zuvor, deshalb sollte sich jetzt jeder mit den Chancen der Digitalisierung in diesem Bereich auseinandersetzen

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement – oft als BGM abgekürzt – ist ein wichtiger Unternehmensbereich, dem gerade in den letzten Monaten viel Aufmerksamkeit zukommt. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, welche neuen Möglichkeiten durch digitale Maßnahmen für betriebliches Gesundheitsmanagement eröffnet werden. Dabei ist es in einer digitalisierten Welt umso wichtiger, auch digitale Lösungen zu suchen – vor allem wenn die meisten von uns im Home-Office arbeiten.

Was ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)? 

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet klassischer Weise die Verwaltung und Konzipierung von Strukturen bzw. Prozessen, die Arbeitsplätze oder Arbeitsvorgänge gesundheitsfördernd gestalten wollen. Denn durch weniger gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz und miteinhergehender Risikominimierung, steigt auch das Wohlbefinden der Belegschaft. Und zufriedenere Mitarbeiter haben mehr Motivation, was letztendlich dem Unternehmen zugutekommt. 

Moderne Technologien bringen neue Risiken 

Eine veränderte digitale Arbeitswelt, wie sie heute bereits üblich ist, kommt auch mit neuen Problemen einher. Die Digitalisierung erlaubt oft einen schnelleren Arbeitsrhythmus, der für mehr Stress sorgen kann. Außerdem sorgt die ständige Erreichbarkeit über Kommunikationssoftware sowie das allgegenwärtige Smartphone dafür, dass es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwieriger fällt eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Vermehrte Arbeit im Home-Office kann diesen Effekt sogar verstärken – trotz aller Vorteile der Heimarbeit.   

Neue Chancen durch Digitalisierung 

Damit diese negativen Einflüsse der Digitalisierung nicht Überhand nehmen, müssen Unternehmen aktiv gegensteuern. Das können Sie in der Regel schon durch kleine Maßnahmen erreichen: Klare Grenzen zwischen Privat- und Arbeitszeit sowie schonende Arbeitsteilung und effiziente Ressourcenverteilung sind effektive erste Schritte. Allerdings gibt es auch eine Reihe an weiteren digitalen Möglichkeiten, die es auch im Home-Office erlauben betriebliches Gesundheitsmanagement zu fördern. 

Digitales Gesundheitsmanagement 

Im privaten Bereich haben sich schon seit langem Fitness-Apps etabliert, oft gekoppelt mit Wearables wie Armbändern oder Uhren, die Schritte und Distanz messen können. Diese lassen sich zwar auch im Unternehmenskontext utilisieren – etwa in Form von internen Schritt-Wettbewerben oder Fitness-Challenges –, aber das ist nur möglich, wenn die Motivation dazu auch von der Belegschaft selbst ausgeht, da viel Eigeninitiative gefragt ist. 

Andere digitale Möglichkeiten stellen zum Beispiel Online-Kurse und Webinare zu Fitness- und Gesundheitsthemen im Unternehmenskontext dar. Je nach Branche eignen sich hier natürlich unterschiedliche Schwerpunkte, zu den häufigsten gehören wahrscheinlich Workshops zu körperlichen Faktoren, wie gesundem Arbeiten am Schreibtisch und augenschonender Bildschirmnutzung, oder psychischen Faktoren. Dazu gehören Beratungsangebote, die Mitarbeiter jederzeit in Anspruch nehmen können, wenn Sie berufliche oder private Probleme haben oder mit Burnout bzw. Stress kämpfen. 

Kommunikation bleibt wichtig 

Bei allen genannten Maßnahmen und Angeboten ist effektive Kommunikation mit der betroffenen Belegschaft äußerst wichtig. Zum einen müssen sie über die Angebote informiert werden, damit sie sie überhaupt nutzen können. Und zum anderen ist es hilfreich Feedback und Vorschläge einzuholen. So können Unternehmen die Maßnahmen optimieren und Mitarbeitermotivation erhöhen. 

Diese Beiträge zeigen auch, welche weiteren Herangehensweisen und Möglichkeiten es gibt, Gesundheit und Wohlbefinden in Unternehmen zu fördern. 

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Die praktische Umsetzung von Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements wird oft betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) genannt. Dieser Beitrag beschreibt welche verschiedenen Herangehensweisen und Methoden der Gesundheitsförderung üblich sind. Dabei spielt auch die Digitalisierung inzwischen eine wichtige Rolle, denn sie wirkt sich sowohl positiv als auch negativ auf die Gesundheit aus.

Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Gesundheit und Wohlbefinden von Mitarbeitern wirkt sich natürlich auf ihre Zufriedenheit aus. Und die beeinflusst, wie wahrscheinlich sie im Unternehmen bleiben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um wirklich langfristige positive Effekte zu erzielen. Dabei spielt Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen eine maßgebliche Rolle.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Agiles Arbeiten hat auch einen positiven Einfluss auf Mitarbeitergesundheit und -zufriedenheit. Und das ist auch nicht der einzige Vorteil: Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen agiles Arbeiten umsetzen und wie sie davon profitieren können. Da den richtigen Mittelweg zu finden, der negative Nebeneffekte ausschließt, kann schwierig sein. Aber hier lesen Sie, wie Sie am besten vorgehen:

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

Das momentan wichtigste Thema für betriebliches Gesundheitsmanagement ist erstmal weiterhin die Covid-19-Pandemie. Und da es nicht überall möglich ist, von Zuhause aus zu arbeiten ist die Reduzierung von Personenkontakten auch vor Ort wichtig. Welche Möglichkeiten Sie dazu haben, zeigt dieser Beitrag ausführlich.

Digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

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In vielen Unternehmen ist Software für Dokumentenmanagement bereits vorhanden. Aber oft fehlt diesen die passende Vertragsmanagement-Software. Um sicher zu gehen, eine fähige Lösung für digitales Vertragsmanagement zu finden, müssen Unternehmen Software implementieren, welche die wichtigsten Funktionen für Vertragsverwaltung umfasst:

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Damit das Vertragsmanagement – auch Contract Management – eines Unternehmens seinen Zweck richtig erfüllen kann, muss es dafür sorgen, dass gute Software eine gute Basis bildet, auf der die Vertragsverwaltung agieren kann. Um Auftraggebern und bedeutenden Kunden oder dem wichtigsten Vertragspartner auch konstant kompetenten Service bieten zu können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware ausschlaggebend. Denn nur durch sorgfältig gewählte und implementierte Software-Lösungen kann wichtiger Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus gewährleistet werden, der sonst über etliche Abteilungen, Dokumente oder E-Mails aufgespaltet ist.

Warum brauchen wir Vertragsmanagement-Software?

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement schafft Automatisierung im Vertragsprozess. Dadurch können Unternehmen oder Kunden Verträge komplett digital abschließen, ohne dass Papier oder andere manuelle Schritte dazu notwendig sind. So lassen sich auch vertragliche Verhandlungen einfacher durchführen. Das beschleunigt den Vertragszyklus, vereinfacht Vorgänge für Mitarbeiter und macht den gesamten Prozess bequemer für alle Beteiligten eines Unternehmens.

Der Wechsel zu Vertragsmanagement-Software für digitale Verträge eröffnet Unternehmen verschiedene Vorteile: Unternehmen sparen Zeit und Geld während sie gleichzeitig die Customer Experience für Kunden verbessert. Zudem erleichtert die einfache Erstellung und Organisation der digitalen Vertragsakte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schnellen Zugang zu technischen, terminlichen, personellen Informationen.

Digitale Vertragsprozesse sind bereits häufig im Einsatz, auch Dank der wachsenden Akzeptanz von elektronischen Signaturen. Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass auch stets der nötige Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus sämtlicher Verträge besteht.

Vertragsmanagement durch Software vereinheitlichen

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Dazu muss das System allerdings mindestens über folgende Funktionen verfügen.

Die Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

Fristenmanagement

Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch die Fristen der jahrelang laufenden Verträge im Blick behalten. Denn die Vertragsmanagement-Software wird rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an und niemand muss mehr wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Nerven verlieren.

Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen erlauben der Vertragsmanagement-Software stets aktuelle Informationen über Vertragspartner und Kunden an die Systeme weiterzugeben, die sie benötigen und umgekehrt. Das heißt bei Vertragsabschluss wird beispielsweise auch der Kontakt im Customer-Relationship-Management-System automatisch aktualisiert. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.

Volltextsuche

Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Für Vertragsverwaltung ist das ebenfalls relevant, da es so Mitarbeitern leicht möglich ist sämtliche Inhalte aller Verträge oder einer einzelnen digitalen Vertragsakte zu durchforsten. So werden vertragliche Verhandlungen beschleunigt und Unternehmen haben schnell einen Überblick über ihre Dokumente. Das erhöht die Effizienz der Prozesse und verbessert auch den Service für Vertragspartner wie Kunden oder Lieferanten.

Dokumenterstellung

Dank einer integrierten Erstellung für Dokumente können beispielsweise, wenn Kündigungen der laufenden Verträge eingehen, Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden. Das automatische Anlegen einer digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass diese Informationen dabei übersichtlich gelagert und einfach zugänglich sind.

Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z.B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit. Dieser Zugriff lässt sich danach wieder problemlos entziehen, damit auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hier keine Grenzen gesetzt sind.

Modernes Dokumentenmanagement ist nicht mehr wegzudenken

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet jedes Unternehmens. Deshalb ist moderne Software auch in diesem Bereich ein gewaltiger Vorteil in vielen Unternehmen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme beinhalten nicht unbedingt out-of-the-box eine Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Daher sollten Sie vor der Softwareauswahl darauf achten, dass oben genannte Funktionen auch verfügbar sind.

Wie Vertragsmanagement und andere Unternehmenssoftware gemeinsam eingesetzt werden, lesen Sie in diesen Beiträgen:

Kein Kugelschreiber oder Füller mehr: Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Digitalisierte Verträge sind vor allem deshalb von Vorteil, weil sie Zeit und Aufwand sparen können. Dabei ist die Art und Weise der Vertragsunterschrift besonders relevant. Denn gerade dieser Schritt kann überaus irritierend und nervig sein, wenn er noch per Hand durchgeführt werden muss. Dieser Beitrag zeigt, wie die Unterschrift per Knopfdruck funktioniert.

Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Verträge sind häufig lang und kompliziert formuliert. Für Juristen und Rechtsabteilungen in Unternehmen kann das viel Arbeit bedeuten. Diese kann ihnen aber erleichtert werden, indem Software zur Vertragsanalyse zum Einsatz kommt. Diese KI-gestützte Software-Lösung kann viel Arbeit abnehmen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Software ankommt und wie sie genutzt wird.

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Die digitale Signatur: Fünf Merkmale, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten sollten

Digitale Signaturen schaffen den Zwang ab, jedes Dokument nochmal zu drucken, zu verschicken, zu scannen oder per Hand zu unterschreiben. Dadurch erleichtern Sie vieles. Aber Unternehmen müssen darauf achten, dass die Software für die digitale Signatur auch die nötigen rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Welche das sind, zeigt dieser Beitrag:

Fünf Merkmale, auf die Unternehmen achten sollten

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Wie Unternehmen den gordischen Knoten in der Arbeit in Projekten mit der passenden Methode lösen

Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Ein neues Produkt, neue Wege im Marketing oder Vertrieb oder die Optimierung von Arbeitsabläufen und das Auflösen von Fehlerquellen innerhalb der Abteilungen. Die Gründe, warum in Unternehmen ein Projekt angesetzt wird, sind vielfältig. „Man kann sagen, Projektarbeit gehört in Unternehmen heutzutage schon zum Standard. In der Tat profitieren Mitarbeiter und Führungsebene davon, wenn Ideen innerhalb eines Projektes angegangen und so entwickelt werden, dass das Ergebnis erfolgreich eingesetzt werden kann. Doch leider hat Projektarbeit auch einen faden Beigeschmack. Denn oft ist das Ergebnis nicht wie erwünscht oder es kommt erst gar nicht zustande“, weiß Petra Menzel, Geschäftsführerin der Gordion Projects GmbH. Sie erklärt, warum Projekte aufgrund der gewählten Methode ins Stocken geraten, was dagegen hilft. Und sie zeigt auf, wie Geschäftsführer diese produktive Entwicklungsmaßnahme effektiv einsetzen – mit erfolgreichen Ergebnissen.

Projektmethoden – der Fallstrick des Erfolgs

Projekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie einmalig sind. Sie setzen sich aus einer dafür bestimmten Gruppe von Personen zusammen und sind im Wesentlichen auf ein konkretes Ziel ausgerichtet. Die zeitliche Begrenzung gehört ebenso dazu und kann entweder eine klare Vorgabe sein oder wird durch Erreichen des Ziels markiert. Angesetzt als motivierender frischer Wind für volle Fahrt, kommt es bei vielen Projekten in der Realität nach einiger Zeit allerdings zur Produktivitätsflaute. Dann wird weder der Zeitplan eingehalten noch das Ziel erreicht. „Begründet ist dies oft in einer Ohnmacht. Sie entsteht im Projekt, wenn die gewählte Methode, egal ob agil oder klassisch, falsch oder nur halbherzig gelebt wird oder nicht in die Unternehmenskultur passt“, erklärt Petra Menzel. Die Vorteile beider Vorgehensweisen werden so leicht zu Fallstricken.

Händereichen – in der Zwangsjacke unmöglich

Interdisziplinäres Zusammenarbeiten ist die Inspirationsquelle in einem guten Projekt. Jedoch funktioniert klassisches Projektmanagement sehr strukturiert. Damit Abteilungsleiter und Geschäftsführer Überblick und Kontrolle über Aktivitäten aller Projektbeteiligte behalten und Fortschritte überprüfen können, sind Aufgaben und Arbeitsverteilung sehr deutlich definiert. Leider hemmt das den Austausch untereinander und so arbeitet jeder im Prinzip allein für sich an dem Projekt nach eigener Methode in seinem Büro. Im schlimmsten Fall geschieht dies sogar nach dem Schema „Abarbeiten und abhaken“. Treffen sich dann die Mitglieder des Projektes, bringt jeder eine Teilidee oder -entwicklung ein. Einmal geplant, sind Änderungen am Vorgehen oder in der Lösung kaum möglich. Veränderte Kundenwünsche lassen sich nicht spontan anpassen. Ein wirkliches Visionieren, Entwickeln oder voneinander Profitieren kommt nicht zustande. Der ursprüngliche Ansatz, das Beste aus einzelnen Kompetenzbereichen zur Bereicherung des Projekterfolges zu vereinen, findet operativ gar nicht statt.

Agil oder eher doch volatil?

Agil ist aktuell in aller Munde. Doch gilt es zu bedenken, dass diese Ansätze aus der Softwareentwicklung stammen. Sie eignen sich bei Weitem nicht für alle Projekte. Projekte sind immer einzigartig und bei der Wahl der passenden Methode ist zu berücksichtigen, dass sie zur Unternehmenskultur passen sollte. „Jeder Projektbeteiligte, aber auch die Führungsebene sind auf die agile Welt vorzubereiten“, sagt Franziska Dierick, agiler Coach bei der Gordion Projects GmbH. „Ich kann nicht einfach ‚agil‘ in den Raum werfen und hoffen, dass es klappt.“

Denn hier besteht die Gefahr, dass agile Projekte oft nicht aus der Ideenphase herauskommen. Visionieren, diskutieren, entwickeln, und das interdisziplinär, findet hier zwar auf höchstem Niveau statt und liefert theoretisch genau die Ansätze, Ideen oder Querverläufe, die Projektarbeit so fruchtbar machen.

Oft arten diese Wege jedoch in viele Verästelungen aus. Verbindliche Zusagen zum Projektende und -ergebnis sind nicht möglich. Zu weit entfernen sich manche Ideen oder Vorgehen vom eigentlich angestrebten Ziel. Oder die Projektmitglieder verlaufen sich in fantastischen, aber im Rahmen des Projektes nicht lösbaren Aufgaben. Was als produktive Ideenschmiede startet, endet in diesen Fällen oft in einem eigenen Universum, in dem die klare Orientierung fehlt. Anders als bei der klassischen Methode gibt es im agilen Projektmanagement zu wenig feste Strukturen und klare Wege. Das Ziel ist dann gedanklich längst erreicht und erfolgreich gelöst, doch faktisch sieht das anders aus.

Wenn sich klassisch und agil die Hand reichen

Wie bereits erwähnt, sind genau die Aspekte, die klassisches und agiles Projektmanagement jeweils ausmachen und als Vorteile gelten, gleichzeitig die größten Hindernisse für den Erfolg eines Projektes. Um diesen gordischen Knoten zu lösen, hat sich Petra Menzel mit ihrem Team darauf spezialisiert, festgefahrenen Projekten wieder neuen Antrieb zu geben. „Die Kunst ist zu strukturieren, um das Ziel zu erreichen und das Beste aus ‚agil und klassisch‘ miteinander dort zu verbinden, wo zu starre oder fehlende Strukturen drohen, die Zielerreichung zu gefährden“, verdeutlicht Menzel.

Dazu hat sie mit ihren Partnern mit der „Gordion Projects Management“-Methode eine innovative und zeitgemäße Möglichkeit entwickelt, wie Unternehmen sich selbst bei Projekten reflektieren können. Neben Definitionen von Projektzielen und -verläufen bezieht das Vorgehen insbesondere auch Kompetenzen, Interessen und Persönlichkeiten der Mitarbeiter mit ein.

„Die Persönlichkeiten, Charakterstärken oder -schwächen, Interessen, aber auch Leidenschaften können einem Projekt enormen Antrieb geben und im Schaffensprozess erreichen, dass Mitarbeiter als Team über sich hinauswachsen. Hier spielt jedoch Führungsfeingefühl und -kompetenz der Projektleiter eine entscheidende Rolle. Mit unserer Methode helfen wir Unternehmen dabei, genau diese Punkte zu aktivieren.“

So gehört dazu, Projekte ganzheitlich im Rahmen einer Unternehmensstrategie zu begreifen, um nicht später von ihr überrollt zu werden. Dabei und bei der Motivation aller Beteiligten hilft die richtige Zieldefinition. Transparenz erreichen Unternehmen durch eine durchdachte Regelkommunikation und stellen so sicher, dass alle Projektbeteiligten sich auch gehört fühlen können. Menzel und Dierick vermitteln die Grundlagen der Gordion-Methode in einer Vier-Tages-Schulung. Dazu gehören die Orientierung gebende Meeting-Struktur, ein genauer Blick auf Rollen und Interessen, auf unterschiedliche Persönlichkeiten und darauf, wie sie dem Projektmanager helfen das Projekt erfolgreich umzusetzen. Anschließend können Unternehmen die Maßnahmen eigenständig einsetzen.

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Im Rahmen unserer Kampagne zu Datenqualität hat unser Gast-Redakteur Andreas Brüggenthies von human IT, Experte für datengetriebene Projekte, mit verschiedenen Experten gesprochen. Für Matthias Bauer, Teamlead Data Science der X-INTEGRATE GmbH aus Köln bildet die Einhaltung einer hohen Datenqualität die Basis, um sich als Data Driven-Unternehmen zu positionieren.

Wie steigen Sie in datengetriebene Projekte ein?

Datengetriebene Projekte, das bedeutet: mit analytischen Erkenntnissen aus dem eigenen Data Set heraus Business-Modelle aufbauen und Korrelationen oder Erkenntnisse, die man aus Daten gewonnen hat, als neue Services verkaufen. Es ist also ein analytisch getriebenes Thema mit allen dazugehörigen Facetten von Machine Learning und Data Science. Und genau deshalb ist in unseren Projekten Datenqualität (gepaart mit Data Governance) auch das grundlegende Erfolgsrezept, um überhaupt „data driven“ zu sein.

Ein Unternehmen hat seine Datenqualität im Griff, wenn es über saubere und aktuelle Daten verfügt. Das heißt, Daten liegen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vor, sei es beim Kunden, beim Nutzer etc. Ist dies der Fall, hat ein solches Unternehmen damit natürlich einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Wie kommunizieren Sie plakativ mit Ihren Kunden über Daten und Ziele?

Datenqualität bei Stammdaten ist ein fachbereichsübergreifendes Thema und deshalb schwer anzugehen, weil hier verschiedene Prozesse ineinandergreifen. Deshalb bauen wir in Kundenprojekten zum Datenmanagement zunächst einen Qualitätsindex (Quality Score) auf. Dabei betrachtet man die Qualität der von seinen Lieferanten bereitgestellten Daten zu einem bestimmten Stichtag. Nicht nur im Hinblick auf ihre Syntax, sondern auch, ob sie im richtigen Kontext zum jeweiligen Geschäftsbereich übermittelt wurden. Wir lassen unsere Kunden also einige Grundregeln an Datenqualitäts- bzw. Validierungs-Checks aufstellen. Über bildet sich dann der Index, auf Basis dessen man an der Datenqualität arbeiten kann. Mit einem solchen Score kann man seine Lieferanten auch im Einkaufsprozess steuern bzw. abhängig davon auswählen.

Welche Funktionen wünschen Sie von Software zur Verbesserung von Datenqualität?

Richtig eingeführt, funktionieren solche Softwareprodukte gut, die die Datenqualität anhand ihrer Syntax erkennen. Aus einer Datenbank mit etwa Kreditkartennummern die validen Nummern herausfinden. Wenn Unternehmen aus verschiedenen Datenquellen Adressinformationen in unterschiedlichen Schreibweisen erhalten, können sie dazu algorithmenbasiert sehr gut einen Golden Record (oder Single Point of Truth) entwickeln. Geht man allerdings eine Stufe weiter, von der syntaktischen hin zur inhaltlichen Prüfung (also zur Bedeutung eines Datensatzes in seinen verschiedenen Kontexten), wird es schon viel schwieriger. Hier gibt es am Markt derzeit noch zu wenig technisch ausgereifte Lösungen.

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Betriebliche Gesundheitsförderung erhält in letzter Zeit besonders viel Aufmerksamkeit. Aber auch vor und nach einer Pandemie ist sie ein wichtiger Bestandteil moderner Unternehmen, der vor allem auch von Digitalisierung beeinflusst wird: positiv und negativ. Anlässlich des Tags für Gesundheit am Arbeitsplatz zeigen DIE DIGITAL-WEBER Ihnen im folgenden Beitrag die Vorteile und Risiken durch die Digitalisierung bei der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken durch die Digitalisierung

Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) ist eine moderne Unternehmensstrategie, welche die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöhen soll. Gleichzeitig können Unternehmen so Krankheiten vorbeugen und ist ein Teilbereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) eines Unternehmens. BGF umfasst vor allem die praktische Umsetzung von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.

Jeder profitiert von betrieblicher Gesundheitsförderung: Mitarbeiter fühlen sich wohler am Arbeitsplatz und deren motiviertere Arbeit, die seltener durch Krankheiten unterbrochen wird, unterstützt das gesamte Unternehmen.

Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Unternehmen können betriebliche Gesundheitsförderung durch verschiedene Maßnahmen umsetzen. Diese zielen immer auf eine Verbesserung der gesundheitlichen Umstände aus, aber lassen sich in verschiedene Maßnahmengruppen unterscheiden, die unterschiedlich von Digitalisierung profitieren:

Verhaltensorientierte Maßnahmen

Verhaltensorientierte Maßnahmen in der betrieblichen Gesundheitsförderung zielen auf direktes Verhalten der Mitarbeiter ab. Das kann in Form von Kursen oder Vorträgen stattfinden, die gesundheitliche Themen betreffen, wie richtige Bewegung am Schreibtisch oder gesundes Heben und Tragen. Aber auch Kompetenzerweiterungen für Teile der Belegschaft gehören dazu. Diese können medizinisch sein (etwa ein Erste-Hilfe-Kurs) oder eher Soft Skills wie Konfliktmanagement oder Teamentwicklung behandeln.

Gerade in der heutigen Zeit lassen sich digitale Angebote hier gut einbringen. Kurse und Vorträge über Videokonferenz-Tools werden immer zahlreicher in Unternehmen auch für Fort- und Weiterbildungen eingesetzt. Unternehmen können sogar durch gewisse Partnerangebote mit Fitness-App Anbietern ihren Mitarbeitern ein breites Angebot bieten.

Verhältnisorientierte Maßnahmen

Verhältnisorientierte Maßnahmen dagegen betreffen den Rahmen der Arbeitsumgebung. Wie viel Platz bietet der Arbeitsplatz? Gibt es genug Lüftungsmöglichkeiten? Sind ergonomische Stühle, rauchfreie Arbeitsplätze oder ausgewogene Ernährungsangebote in der Kantine vorhanden? Auch die Sicherheit der Arbeitsumgebung spielt hier eine Rolle, vor allem wenn gefährliche Stoffe oder Maschinen im Einsatz sind.

Zwar ist der Einfluss der Digitalisierung in diesen Bereichen nicht direkt spürbar, aber dafür umso mehr, wenn es auch um weiche Faktoren der betrieblichen Gesundheitsförderung geht. Dazu gehören weniger greifbare aber ebenso relevante Aspekte wie Unternehmenskultur, Arbeitsweise und Arbeitsgestaltung. Denn diese haben Einfluss auf wichtige Gesundheitsfaktoren: Dazu gehören etwa Stress, Zufriedenheit oder Work-Life-Balance.

Vorteile der Digitalisierung für betriebliche Gesundheitsförderung

Unternehmenssoftware, wie umfangreiche ERP-Systeme mit Dokumentenmanagement, Warenwirtschafts-Modul, Customer-Relationship-Management – um nur ein paar Möglichkeiten zu nennen -, kann auch der Gesundheitsförderung zugutekommen. Denn die Software vereinfacht Arbeitsschritte, beschleunigt Prozesse und optimiert damit die Arbeitsumgebung für die Belegschaft, wodurch Stress gesenkt und höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden kann.

Außerdem erlaubt die Digitalisierung einen schnellen und effizienten Umstieg ins Home-Office durch Cloud-Software und Kommunikations- oder Projektmanagement-Tools, die Remote Work genauso effizient, wenn nicht sogar effizienter, als Arbeit vor Ort machen. So können in Zeiten der Covid-19-Pandemie Ansteckungen unterbunden werden, aber auch sonst: Jede Krankheit wird es schwieriger haben sich zu verbreiten, wenn es Arbeitnehmern ein Leichtes ist, schon bei kleinsten Symptomen zu Hause zu bleiben, ohne den Arbeitsalltag zu unterbrechen.

Doch Digitalisierung hat auch Risiken!

Die genannten Vorteile treffen mit fortschreitender Digitalisierung nicht unbedingt automatisch ein. Unternehmen müssen bewusst auf eine gesundheitsfördernde Umsetzung der Digitalisierung achten. Schnellere, optimierte Prozesse helfen Mitarbeitern nur, wenn sie auch in ihre Umgestaltung miteinbezogen werden, mitentscheiden können und verstehen, wie die neuen Arbeitsschritte funktionieren. Außerdem darf die gewonnene Zeit nicht sofort wieder mit neuen Aufgaben zugeschüttet werden. Sonst entsteht der gegenteilige Effekt: Stress steigt, Zufriedenheit sinkt.

Auch was Work-Life-Balance betrifft muss mit Blick auf das Home-Office Vorsicht walten. Schnell kann sich Arbeitsalltag und Privatleben vermischen, im schlimmsten Fall schalten Mitarbeiter nicht mehr ab und fühlen sich ständig partiell wie im Büro, was wertvolle Erholungszeit behindert und dadurch auch der Gesundheit schaden kann. Deshalb sollten Arbeitgeber durch betriebliche Gesundheitsförderung helfen, feste Grenzen im Home-Office zu setzen. Beispielsweise kann die Zustellung von Emails nach einer gewissen Uhrzeit unterbunden werden oder andere innerbetriebliche Kommunikationstools stummgeschaltet, sodass keine Notification-Sounds den Feierabend stören.

Richtig digitalisieren, um richtig zu profitieren

Die Art und Weise, wie Unternehmen an Digitalisierung und Modernisierung herangehen, beeinflusst den Erfolg derselben. Wenn Mitarbeiter miteinbezogen sind, und Schritt für Schritt anstatt alles auf einmal digitalisiert wird, können negative Nebeneffekte verhindert werden. Natürlich hat jedes Unternehmen eine andere Ausgangssituation, andere Rahmenbedingungen und unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierungsmaßnahmen. Dennoch gilt überall der Grundsatz: Unternehmen müssen bewusste Entscheidungen treffen und stets auch die Mitarbeiter, die schlussendlich betroffen sind, miteinbeziehen. Dabei muss auch betriebliche Gesundheitsförderung ein Faktor sein, der zu berücksichtigen ist.

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