Autor: ERP-News

ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning) sind seit langem das Rückgrat von Großunternehmen. In den neunziger Jahren hörte man häufig Horrorgeschichten über jahrelange Implementierungen, Rechtsstreitigkeiten und einen allgemeinen Mangel an Ergebnissen. Dennoch wurde der Implementierungsprozess im Laufe der Zeit immer einfacher. Insbesondere Cloud-basierte ERP-Systeme machten diese Plattformen für kleine und mittelständische Unternehmen zugänglicher. Heute sind die beste ERP-Software und die besten ERP-Systeme von zentraler Bedeutung für den Bereich der Unternehmensanwendungen.

ERP-Plattformen 2021: Bekannte ERP-Software und -Systeme – diese Systeme sollten im Blick haben

Was ist ERP?

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Wesentliche Merkmale von ERP

ERP-Suiten unterscheiden sich stark in ihren Schwerpunkten, ihrem Zielmarkt und ihren Funktionen. Dennoch sind bestimmte Funktionen für die meisten von ihnen von zentraler Bedeutung. Dazu gehören:

• Integration: Die Tentakel von ERP erstrecken sich vom Topmanagement bis zur Fabrikhalle. Die Fähigkeit zur einfachen Integration ist der Schlüssel.
• Automatisierung: Die ideale ERP-Lösung muss Berichte, Interaktionen, Warnmeldungen und Datentransfers automatisch oder nach Zeitplan ermöglichen.
• Datenanalyse: Die meisten ERP-Tools enthalten eine Form der Analyse, aber einige sind grundlegender als andere.
• Berichtswesen: Ein flexibles, stufenlos anpassbares Berichtswesen ist ein wesentliches Merkmal für das Topmanagement, die Finanzmanager und die Compliance.
• CRM: Viele CRM-Tools (Customer Relationship Management) sind nach wie vor eigenständige Anwendungen oder Plattformen. Bei den meisten ERP-Anbietern ist CRM jedoch inzwischen Teil der Suite.
• Buchhaltung: Eine der wichtigsten Funktionen für jedes ERP ist der genaue Umgang mit Geld: Hauptbücher, Finanzunterlagen und mehr.
• HR: Die Personalverwaltung sollte sich gut in jede ERP-Suite integrieren lassen.

Was ist Cloud ERP?

Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Tipps zur Produktauswahl

ERP-Projekte sind berüchtigt für ihre Komplexität. Eine falsche Kaufentscheidung führt zweifellos zu monatelangen Integrations- und Implementierungsphasen – mit nur minimalem Geschäftsnutzen. Daher ist eine sorgfältige Auswahl von entscheidender Bedeutung.

Hier sind einige wichtige Tipps:

1. Bevorzugen Sie ERP-Lösungen, die sich in Ihrer eigenen Branche bewährt haben. Das Versprechen eines Anbieters, „Ihre Branche zu verstehen“, kann leicht ins Leere laufen. Daher verfügen die besten ERP-Lösungen oft über maßgeschneiderte Funktionen, die sich eng an die bestehenden Prozesse anpassen.
2. Vergewissern Sie sich, dass sich Ihre potenzielle ERP-Lösung problemlos in bestehende Plattformen, Betriebssysteme und Geschäftsanwendungen integrieren lässt. Wenn Sie bereits eine erfolgreiche CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) haben und ein ERP-Anbieter sagt, dass Sie umsteigen müssen, wenn Sie die CRM-Anwendung verwenden, dann streichen Sie diesen Anbieter von der Liste.
3. Definieren Sie klar die Funktionsbereiche, die Sie verbessern möchten, und die Unternehmensziele, die Sie erreichen wollen. Zu Beginn möchten Sie vielleicht ein System für alle Fälle suchen. Widerstehen Sie diesem Drang und konzentrieren Sie sich bei der Bewertung der ERP-Optionen auf die unternehmenskritischen Anforderungen. Die meisten ERP-Plattformen ermöglichen zusätzliche Integrationen, wenn Ihr Bedarf wächst.
4. Überspringen Sie Schlagworte wie künstliche Intelligenz (AI) und Internet der Dinge (IoT). Diese Funktionen sind oft schön, aber in der Regel nicht unternehmenskritisch.
5. Behandeln Sie ERP nicht wie die Einführung einer kleinen SaaS-Anwendung. Von der Systemspezifikation bis zum laufenden Support ist ein erfahrenes Projektmanagement unerlässlich. Im Allgemeinen erfordert die ERP-Implementierung ein eigenes Team mit Mitgliedern, die unter Umständen monatelang, wenn nicht sogar jahrelang am Projekt bleiben müssen.

Top-ERP-Anbieter

EAS-MAG.digital hat viele verschiedene ERP-Anwendungen in Betracht gezogen. Hier sind unsere Top-Anbieter, in keiner bestimmten Reihenfolge:

ERP-Plattform: SAP S/4HANA

Beschreibung zu SAP S/4HANA:

SAP S/4HANA Cloud ist ein ERP-System mit integrierter Intelligenz, einschließlich KI, maschinellem Lernen und fortschrittlicher Analytik. Sein Ziel ist es, die Transformation von Geschäftsprozessen mit intelligenter, für die Cloud entwickelter Automatisierung zu unterstützen. Diese ERP-Plattform läuft vor allem auf SAP HANA. Ihre In-Memory-Datenbank bietet Verarbeitungsgeschwindigkeiten in Echtzeit und ein vereinfachtes Datenmodell.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale von SAP S/4HANA:

• Das große Unterscheidungsmerkmal ist HANA, an dem SAP seit mehr als einem Jahrzehnt arbeitet.
• Lösungen, die auf viele verschiedene vertikale Märkte und Branchen zugeschnitten sind, einschließlich Best Practices und kundenspezifischer Funktionen.
• Verfügbar in öffentlichen/privaten Clouds, Hybrid- und On-Premise-Implementierungen.
• Eingebettete KI, Analytik und intelligente Prozessautomatisierung.
• Benutzeroberfläche in Verbraucherqualität.
• Prozesse, die die Monetarisierung von abonnementbasierten Geschäftsmodellen unterstützen.
• Universelle parallele Rechnungslegung ermöglicht es Unternehmen, Abschlüsse nach verschiedenen Rechnungslegungsstandards zu erstellen und zu präsentieren.
• Technologie-Services für Bot-Umgebungen mit SAP Intelligent Robotic Process Automation 2.0.

ERP-Plattform: Oracle Fusion Cloud ERP

Beschreibung zu Oracle Fusion Cloud ERP

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning bietet eine Reihe von Finanz- und Betriebsfunktionen für Unternehmen. Darüber hinaus zielt Oracle auf berührungslose Abläufe, kontinuierliche Prognosen und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit ab. Investitionen in maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz in jedem Update sollen CFOs und ihre Finanzteams in die Lage versetzen, von einer operativen zu einer eher strategischen Denkweise überzugehen.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale von Oracle Fusion Cloud ERP:

• Oracle Cloud ERP wird als Service bereitgestellt, was es dem Unternehmen ermöglicht, seinen mehr als 7.700 Kunden jedes Quartal Hunderte von neuen Funktionen zur Verfügung zu stellen.
• Zu den jüngsten Innovationen gehören intelligente Kontenkombinationen, intelligentes Leistungsmanagement und zusätzliche digitale Assistenten – einschließlich einer erweiterten Plattform für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams.
• Native Integration in die breitere Oracle Fusion Cloud Applications Suite, die SaaS-Anwendungen für Lieferkette, Personalwesen und Kundenerfahrung umfasst.
• Eingebettete Analysen und Berichte.
• Auf die Branche zugeschnittene Lösungen.
• Oracle und seine Partner bieten Tools zur Ermittlung der finanziellen Vorteile eines Cloud-ERP-Projekts.

ERP-Plattform: Infor

Beschreibung zu Infor:

Infor bietet branchenspezifische ERPs und Industry CloudSuites zur Verwaltung von End-to-End-Prozessen für Unternehmen, die digitale Lösungen suchen. Zu diesem Zweck ist die Funktionalität für jede Branche (einschließlich Best Practices für betriebliche Arbeitsabläufe) bereits integriert, so dass keine Änderungen erforderlich sind.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale von Infor:

• Infor Cloud ERP-Lösungen werden über Amazon Web Services (AWS) bereitgestellt.
• Infor LN ist das Enterprise-ERP für diskrete Hersteller in anlagenintensiven oder unternehmenskritischen Branchen wie Automotive, Luft- und Raumfahrt, Hightech, Industrie, Maschinenbau und Bauwesen.
• Infor Financials & Supply Management richtet sich an dienstleistungsorientierte Unternehmen und ist auf das Gesundheitswesen, den öffentlichen Sektor sowie Finanz- und Unternehmensdienstleistungen zugeschnitten.
• Infor M3 ist für Prozess- und Vertriebsindustrien wie Chemie-, Vertriebs-, Ausrüstungs-, Mode- sowie Lebensmittel- und Getränkehersteller gedacht.
• Das Unternehmen bietet auch Cloud-ERP-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen an: SyteLine, Sun Systems und SX.e.
• Eingebettet sind auf die Branche abgestimmte analytische Inhalte, einschließlich vorgefertigter Berichte, Dashboards, KPIs und mehr.
• Standardbasiertes Sicherheits-, Risiko- und Failover-Management, Angriffsprävention und Prozesse.
• Vorkonfigurierte Implementierungsbeschleuniger für die Branche.

Was ist Human Resources?

Das Human Resource Management kümmert sich im Unternehmen um die Mitarbeiter, deren Wissen, Fähigkeiten und Motivation. Es fokussiert sich dabei auf alle Aktivitäten im Unternehmen, die mit dem Personal im Zusammenhang stehen. Die Kernaufgaben sind vor allem Personalplanung, Personalführung oder Personalentwicklung und Personalkommunikation. Eine Human Resource Software unterstützt bei diesen Aufgaben und hilft bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung von personenbezogenen Daten.

Was ist Human Resources? Hier erfahren Sie mehr!

ERP-Plattform: IFS Cloud

Beschreibung zu IFS:

IFS Cloud ist eines der wenigen Produkte, das Lösungen für ERP, Service Management und Enterprise Asset Management bietet. Darüber hinaus kombiniert IFS Cloud Branchen- und Funktionsstärke mit intelligenten und autonomen Funktionen, unabhängig davon, ob es in der Cloud oder im Unternehmen eingesetzt wird.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale von IFS:

• Verwendung in Browsern auf Windows-, Mac-, iOS- oder Android-Geräten.
• Konfigurierbare Dashboards bieten eine auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Sicht auf die Informationen.
• Native mobile Apps sind für Außendienst, Wartung, Lagerdatenerfassung, CRM, Zeit- und Spesenabrechnung, Genehmigungen und mehr verfügbar.
• Chat-Bot zur Erledigung alltäglicher Aufgaben per Sprach- oder Textkonversation.
• Die Übernahme der IT Service Management (ITSM)-Funktionen von Axios Systems erweitert die IFS Cloud um den Bereich Enterprise Service Management.

Was ist Buchhaltung / Rechnungswesen?

Finanzbuchhaltung (FIBU) oder Rechnungswesen (REWE) ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre und dient der systematischen Erfassung, Überwachung und informatorischen Verdichtung der durch den betrieblichen Leistungsprozess entstehenden Geld- und Leistungsströme.

Was ist Buchhaltung / Rechnungswesen? Mehr dazu hier!

ERP-Plattform: Microsoft Dynamics 365

Beschreibung zu Microsoft Dynamics 365 :

Microsoft Dynamics 365 vereint CRM– und ERP-Funktionen mit speziell entwickelten Anwendungen, die bei der Verwaltung bestimmter Geschäftsfunktionen helfen. Darüber hinaus vereinfacht Dynamics 365 die Lizenzierung von Geschäftsanwendungen durch die primäre Lizenzierungsmethode per Abonnement.

Wichtigste Unterscheidungsmerkmale von Microsoft Dynamics 365:

• Optimiert für mittelständische Unternehmen mit zentralen Geschäftsanforderungen.
• Unterstützt Unternehmen bei der Integration von Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Inventar, Projekten, Dienstleistungen und Betrieb.
• Cloud- und Vor-Ort-Bereitstellungen.
• Über HoloLens erzeugt Dynamics 365 neue Umgebungen und Visualisierungen, in denen physische und digitale Objekte nebeneinander existieren und in Echtzeit interagieren.
• Mehrere Benutzer können über eine gemeinsame Geräteanmeldung auf Dynamics 365-Anwendungen zugreifen.
• Mehrere Geschäftsanwendungen sind zu einem reduzierten Preis erhältlich.

Was ist Lagerverwaltungssoftware?

Unternehmenssoftware für Lager und Logistik gibt Selbstständigen, KMUs und großen Unternehmen einen genauen Überblick über ihr Lager. Das heißt durch Lagerverwaltungssoftware ist genau bekannt was sich zu jedem Zeitpunkt wo im Unternehmen befindet.

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ERP-Plattform: Acumatica, in Deutschland bekannt unter lexbizz

Beschreibung zu Acumatica / lexbizz:

Acumatica bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen Flexibilität, Effizienz und Kontinuität im Betrieb. Das gesamte Team kann jederzeit und von jedem Ort aus auf die Plattform zugreifen. Integrieren Sie Collaboration-Tools, Konferenzlösungen und Geschäftsanwendungen in die Plattform. Sie bietet hohe Verfügbarkeit, häufige Backups und mehrere Datenspeicherorte zum Schutz vor Katastrophen.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale zu Acumatica / lexbizz:

• Das Preismodell von Acumatica bzw. lexbizz bietet flexible Lizenzierungs- und Bereitstellungsoptionen und lässt sich für ein wachsendes Unternehmen leicht erweitern.
• Das ERP-System von Acumatica bzw lexbizz umfasst integrierte Funktionen für Buchhaltung und Finanzmanagement, CRM, Vertriebs- und Produktionsplanungsmanagement, Einzelhandel, E-Commerce und Außendienst.
• Die Kernkomponenten arbeiten im Hintergrund, so dass sich die Benutzer auf Workflows, Produktivität und Geschäftslogik konzentrieren können.
• Anpassbar an die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft betreiben.
• Die Systemfunktionen verwalten Verwaltungs- und Konfigurationseinstellungen wie Sicherheit, mehrere Sprachen und Mandantenfähigkeit sowie die Integration von Berichten, Dokumentenmanagement, Benutzeroberflächen und Benachrichtigungen.
• Erstellen Sie individuelle Berichte und Dashboards.
• Automatisierte Arbeitsabläufe.

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Die Corona-Pandemie hat mehr denn je gezeigt: Der IT kommt in Unternehmen und Gesellschaft eine Schlüsselrolle zu. IT-Dienstleister Consol nennt fünf Maßnahmen, die IT-Systeme langfristig robust machen und damit auch für künftige Krisensituationen vorbereiten.

Consol gibt fünf Tipps für krisensichere IT-Systeme

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen hat die Corona-Krise vor große Herausforderungen gestellt oder vorhandene Probleme sichtbar gemacht – gerade auch im Hinblick auf ihre IT-Systeme. Firmen mit einem niedrigen Digitalisierungsgrad oder veralteten Softwaresystemen mussten teilweise erhebliche Investitionen tätigen. Nur so können Mitarbeiter im Homeoffice sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen und produktiv weiterarbeiten.

Was ist Home Office

Home Office beschreibt einen Arbeitsplatz, der im eigenen Heim aufgebaut ist. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter auch von dort aus alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten ausführen können. Home Office kann den herkömmlichen Arbeitsplatz komplett ersetzen, als Zusatzoption zur Verfügung stehen oder abwechselnd genutzt werden.

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Unternehmen können aus dieser Erfahrung heraus jetzt die richtigen Schlüsse ziehen. Sie können Risiken identifizieren sowie geeignete Maßnahmen treffen, um ihre IT-Systeme krisenfest zu gestalten.

Zur Ermittlung der Risiken sollte ein Unternehmen zunächst IT- und Security-Audits durchführen. Zudem kann die gesamte IT-System-Landschaft im Hinblick auf die Zukunftssicherheit durchleuchtet und bewertet werden. Mit Workshops und Interview-Techniken im Verbund mit Recherchearbeit können solche Audits wertvolle Erkenntnisse liefern und greifbar machen. 

5 konkrete Maßnahmen für sichere IT-Systeme

Um kritische IT-Systeme dann langfristig robust zu machen, empfiehlt Consol die folgenden fünf konkreten Maßnahmen:

• Aufbau einer resilienten, das heißt ausfallsicheren Hardware- und Software-Architektur. Dies kann vom eigenen Hardware- und Software-Cluster bis zum Betrieb in der Firmen-internen oder -externen Cloud reichen. Dabei sollte man auf geographisch verteilte Orte achten. Mit Docker oder Cloud-Native-Konzepten kann die Resilienz auch Software-seitig verbessert werden.
• Nutzung der Digitalisierungsmöglichkeiten innerhalb der IT-Prozesse: Die intelligente Automatisierung in Bereichen wie Source- und Testcode-Generierung oder Build-, Test- und Release-Automatisierung entlastet die IT in erheblichem Maße und schafft Freiräume für zusätzliche kundenorientierte Investitionen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung beschreibt die Automatisierung von manuellen, meist digitalen Abläufen mit Hilfe von Software. Dadurch entstehen automatisierte Vorgänge, die weniger Zeit oder Aufwand kosten.

Was ist Prozessautomatisierung? Mehr dazu hier!

• Implementierung eines möglichst schlanken und einheitlichen Technologie-Stacks: Durch die Vereinheitlichung und Vereinfachung des IT-Stacks müssen Sicherheits- und andere nicht-funktionale System-Aktualisierungen nicht mehr zwingend an den Kosten scheitern. Zusätzlich können Architektur-Ansätze wie Microservices dafür sorgen, dass Updates in kleineren und überschaubaren Portionen durchgeführt werden können.
• Auswahl von zukunftssicheren und weit verbreiteten Technologien: Nichts ist ärgerlicher als die Einführung einer Technologie, die nach wenigen Jahren schon wieder von der Bildfläche verschwunden ist und keinen Hersteller-Support mehr besitzt. Consol empfiehlt, vor jeder Technologie-Entscheidung die Zukunftssicherheit und die künftige Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern zu prüfen.  
• Altlasten- und fehlerfrei: Wenn Software-Systeme keine offenen Fehler aufweisen und unter allen bekannten Umständen spezifikationskonform funktionieren, kann das verantwortliche IT-Team auf neue Problemmeldungen immer sofort und adäquat reagieren. Eine optimale Funktionsweise und hohe Software-Qualität braucht ein ganzheitliches und automatisiert ablaufendes End-2-End-Testing.

Fazit

„Alle genannten Maßnahmen sind mit Investitionen und interner Überzeugungsarbeit verbunden und daher nur mittel- und langfristig umsetzbar“, erklärt Christian Wied, Teamleiter Software Engineering bei Consol. „Im Hinblick auf die Zukunftssicherheit sind sie aber unbedingt erforderlich. Die Corona-Pandemie hat mehr als deutlich gezeigt, wie wichtig eine zeitgemäße IT-Infrastruktur für Unternehmen ist. Sie sollten mit der IT-Modernisierung und -Automatisierung deshalb besser heute als morgen beginnen.“

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Datenschutzrecht bleibt seit Jahren ein extrem relevantes Thema für Unternehmen. Denn zum einen arbeiten viele daran, bestehende Datenschutzrichtlinien umzusetzen, zum anderen verändert sich Datenschutzrecht stetig. Diese Beiträge helfen dabei, nicht den Überblick zu verlieren und Bußgeldern zu entgehen:

Datenschutzrecht muss beachtet werden – So behalten Sie den Überblick:

Datenschutzrecht stellt eine vergleichsweise neue Herausforderung für Unternehmen dar. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem unkontrollierbaren Wachstum von Datenverkehr ist es unumgänglich geworden, den Umgang mit Daten gesetzlich zu regulieren. Das Ergebnis: Viele Unternehmen sind aufgrund der hohen Datenschutzanforderungen überfordert, und die Umsetzung ist nur langsam vorangegangen. Datenschutzrecht ist ein sehr komplexes Thema. Daran hat sich bis heute nicht viel geändert – deshalb ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten.

DSGVO & Co. – Datenschutz ist stets im Wandel

2018 ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Die Relevanz dieser Datenschutzrecht-Herausforderung zeigt, dass bis heute noch Unternehmen an der Umsetzung arbeiten. Doch bereits jetzt steht das nächste Datenschutz-Gesetz in den Startlöchern: die ePrivacy Verordnung. Und sie wird sicherlich nicht die letzte Neuerung im Datenschutzrecht sein, denn mit dem Fortschritt der Digitalisierung wird es stets Bedarf für neue und modernere rechtliche Grundlagen geben, die Unternehmen beachten müssen.

Die folgenden Beiträge zeigen, wie Unternehmen im Datenschutzrecht up to date bleiben und was sich momentan in dem Bereich tut:

Experten für Datenschutz sind gefragt

Gerade weil Datenschutzrecht ein so komplexes Thema ist, sind Experten in diesem Gebiet sehr nützlich für Unternehmen. Die DSGVO sieht vor, dass Betriebe ab einer gewissen Größe einen Datenschutzbeauftragten ernennen. Doch generell sollte jedes Unternehmen, das personenbezogenen Daten verwendet, mit einem Experten für Datenschutz zusammenarbeiten. Warum sich das lohnt, zeigt dieser Beitrag.

Experten für Datenschutz sind gefragt

Warum Sicherheit in Software so entscheidend ist

Zu Datenschutz gehört auch Datensicherheit. Nichts schadet dem Kundenvertrauen mehr als der Verlust personenbezogener Daten durch unsichere Software, die für Hackerangriffe anfällig ist. Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen bei der Entwicklung sowie der Verwendung von Software das Sicherheitsrisiko so gering wie möglich halten können – und warum Softwaresicherheit so wichtig geworden ist.

Warum Sicherheit in Software so entscheidend ist

Datenschutzaufsichtsbehörden: Stärkung der Nutzer-Rechte – Microsoft ergänzt Standardvertragsklauseln

Datenschutzrecht ist nicht überall gleich. In der EU wird Datenschutz anders gehandhabt als in den USA. Das führt zu Problemen, wenn Unternehmen Daten zwischen beiden Standorten transferieren wollen. Doch ein Vorschlag von Microsoft könnte das nun zumindest teilweise erleichtern. Dieser Beitrag zeigt, was sich ändern wird und wie deutsche Datenschutzaufsichtsbehörden das beurteilen.

Microsoft ergänzt Standardvertragsklauseln

Datenschutz im Home-Office – So meistern Sie die Herausforderung!

Im letzten Jahr hat es von heute auf morgen etliche Mitarbeiter ins Home-Office verschlagen. Der Umstieg ist manchen Unternehmen schwerer als anderen gefallen, aber dank Cloud-ERP und moderner Unternehmenssoftware gibt es dabei immer weniger Probleme. Da es trotzdem eine neue Situation für viele darstellt, wird Datenschutzrecht im Home-Office allerdings häufig vernachlässigt. Dabei gibt es gerade dort Schwachstellen, die es zu vermeiden gilt.

Datenschutz im Home-Office

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Daten sind die wichtigste Währung im Zeitalter der Digitalisierung. Doch noch immer liegen laut Gartner rund 80 Prozent der Informationen in Unternehmen in unstrukturierter Form vor. Dadurch wird der Erfolg von Unternehmenssoftware gebremst – doch durch moderne Technologie wie OCR lässt sich das leicht ändern.

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität und wertvolle Ergebnisse

Nicht einmal das beste ERP-System kann aus schlechten Informationen wertvolle Datenbestände zaubern. Doch diese Informationen sind kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen und müssen wichtige Entscheidungen fundiert vorbereiten. James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft, gibt in der nachfolgenden Checkliste die entscheidenden Tipps, wie Unternehmen die Qualität des Inputs für ihre Unternehmenssoftware deutlich anheben können, um von den Ergebnissen optimal zu profitieren.

Papierberge in digitalen Input verwandeln

Auch in Zeiten von Industrie 4.0 und Internet of Things landen noch immer zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf Büroschreibtischen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) kann eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen. Dagegen bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen

Wo klassische Lösungen in ihren Möglichkeiten limitiert sind, kann Smart Capture einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ist es innovativen Systemen möglich, Belege in die richtigen Dokumententypen zu klassifizieren, vorzusortieren und sämtliche Informationen unabhängig von Layout, Format und Sprache zuverlässig auszulesen. Dazu hilft eine vorkonfigurierte Wissensbasis, gängige Formen von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht überwachtes maschinelles Lernen, dass Smart Capture sich selbst weiterentwickelt. Stößt das System auf ein Problem, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser kann dann den Einzelfall prüfen und dem System ein entsprechendes Feedback geben. Mit jeder Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Know-how beim nächsten Mal selbständig an.

Kommunikation unter verschiedenen Systemen ermöglichen

Sind Fehlerquellen in der Inputaufnahme dank intelligenter Lösungen weitgehend ausgeschaltet, muss die Datenqualität auch im Bearbeitungsprozess erhalten bleiben, um wertvollen Output zu generieren. Dazu ist es besonders wichtig, dass Smart Capture sich reibungslos in bestehende ERP-Systeme integriert und nicht etwa durch Schnittstellenschwierigkeiten Reibungsverluste entstehen. Dies gelingt beispielsweise mittels RESTful APIs und XML. Neben der flüssigen Informationsübertragung von einem in das andere System, vermeiden Unternehmen mit diesen modernen Schnittstellentechnologien zusätzlichen Administrations- und Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter. Diese müssen weder bei der Datenübertragung unterstützen noch sich in neue Lösungen einarbeiten.

Die Chancen innovativer Technologien ergreifen

Smart Capture macht die Automatisierung von Inputprozessen einfach und intelligent möglich, indem sie unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Eine solche Lösung erkennt und validiert Input schneller und zuverlässiger als der Mensch. Aufgrund der korrekten und wertvollen neuen Informationsbasis – Stichwort: Goody In statt Garbage In – kann jede beliebige Unternehmenssoftware optimale Ergebnisse präsentieren. Dank innovativer Technologie wie OCR auf der Basis von Supervised Machine Learning generieren Organisationen so konkrete Wettbewerbsvorteile in der Digitalisierung.

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