Autor: ERP-News

Mit dem Trend zu Hybrid-Working sind Unternehmen gefordert, neue technische Infrastrukturen und Prozesse der Zusammenarbeit zu etablieren. Doch wer soll die Strategie dafür maßgeblich vorantreiben – die IT, HR, die Fachabteilungen selbst? Allein diese Einstiegsfrage macht deutlich, dass die einzelnen Verantwortungsbereiche für ein nachhaltig funktionierendes Setup flexibler digitaler Arbeitsplätze eng kooperieren müssen. Digital Employee Experience (DEX) ist hier das Stichwort. Dabei kommt der IT-Organisation eine neue zentrale Rolle in der Kommunikation mit dem Mitarbeiter zu. Es gilt, sie zu erkennen und zu entwickeln.

6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

Für die häufig mit heißer Nadel gestrickten IT-Strukturen für Home-Office und Remote-Working heißt es nun, tragfähige technische Lösungen für Hybrid-Working zu finden: praktikabel aus Mitarbeitersicht, sicher aus IT-Sicht und produktiv aus Managementsicht. Denn wie der aktuelle Nexthink Pulse Report zeigt: Mit dem kollektiven Wechsel ins Home-Office hat die Anzahl der Tickets im IT-Helpdesk deutlich zugenommen. Mehrheitlich schätzten die befragten Unternehmen die Steigerungen auf bis zu 50 Prozent. Gleichzeitig steigt die Bedeutung einer guten digitalen IT-Erfahrung für Mitarbeiter. Hatte die Digital Employee Experience im Mai 2019 nur bei 49 Prozent der IT-Führungskräfte hohe Priorität, lag der Wert im Oktober 2020 bereits bei 96 Prozent.

Der Trend zum Hybrid-Working wird wohl bleiben. Doch Blaupausen dafür gibt es nicht. Zu kurz sind die Erfahrungen damit in großem Maßstab, zu unterschiedlich die industriespezifischen Anforderungen und Unternehmenskulturen. Doch einige grundlegende Anforderungen sind für alle Unternehmen gleichermaßen zu lösen, die auf flexible Arbeitsplatzmodelle setzen.

Hier kann eine moderne IT-Organisation mithilfe neuer Management-Plattformen sein volles Potenzial entfalten: mit einer Brückenfunktion zwischen Mitarbeitern, technischen Rahmenbedingungen und strategischen Vorgaben aus dem Unternehmensmanagement. Welche Best Practices hier eine zentrale Rolle spielen, zeigt sich aus aktuellen Modernisierungsprojekten von Nexthink mit Plattformen für Digital Employee Experience.

Die sechs zentralen Anforderungen und Lösungsansätze für die Entwicklung und den Betrieb zuverlässiger Hybrid-Working-Umgebungen sind demnach:

Blick auf die Realität – IT als Dolmetscher für Security- und Compliance-Anforderungen im Hybrid-Working

Hybrid-Working bedeutet aus IT-Sicht: eine neue Vielfalt an Endgeräten, Zugriffsmöglichkeiten auf das Unternehmensnetz sowie Applikationen und Plattformen, die sensible Daten verarbeiten. Was die IT-Security fordert und in der Praxis von Mitarbeitern umgesetzt wird, kann durchaus verschieden sein. Auch VPNs und virtuelle Desktops sind kein Garant, dass Daten nicht gerne mal zwischen sicheren Corporate-Systemen und ungeschützten Privat-Anwendungen fließen. Hier muss die IT mit ihrer kommunikativen Brückenfunktion zwischen umzusetzenden Richtlinien und Endanwendern helfen, wirksame Security-Policies und -Lösungen im Alltag auch praktikabel zu bewältigen. Je nach Unternehmensanforderungen lassen sich Maßnahmen streng durchsetzen oder eben auch mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht der Belegschaft näherbringen.

Sensor für Support-Angebote – IT als Bedarfsanalyst im Hybrid-Working für Trainings- und Self-Service-Maßnahmen

Aus Tickets und Analysedaten von digitalen Arbeitsplätzen sowie Feedback aus Befragungen sind für den IT-Servicedesk eine Grundlage. Sie helfen bei der Entscheidung, welche Art von Unterstützung für mehr Produktivität nötig ist und wie es um das Verständnis für technische sowie sicherheitsrelevante Anforderungen steht. Seien es Trainings und Tutorials für IT-Security oder Self-Service-Portale für typische Alltagsprobleme mit der IT-Ausrüstung – sie müssen an den tatsächlichen Bedürfnissen der Endanwender ausgerichtet sein. Ein Zuviel an Trainings und Information zermürbt ebenso wie ein Zuwenig. Um hier das Optimum zu finden, kann der IT-Servicedesk mit seinem Wissen einen wertvollen Beitrag leisten.

Am Puls der Mitarbeiter – IT als Research-Organisation

Neben der Lösung akuter technische Probleme ist die IT-Organisation für weitere Rollen prädestiniert. Das können gezielte Anwender-Umfragen zu den Erfahrungen und Wünschen im Zusammenhang mit Hybrid-Working sein. Daraus können im Kontext zu den Anforderungen aus den Fachabteilungen notwendige technische Anpassungen abgeleitet und gezielt umgesetzt werden. Beispiele sind die technische Ausrüstung für Meetings mit Präsenz- und Remote-Teilnehmern, der Einsatz von Social-Enterprise-Anwendungen oder die Einführung von Neuerungen wie etwa elektronischen Signaturen.

Kommunikation statt nur Tickets – IT im Hybrid-Working als Multi-Level-Ansprechpartner

Mit den erweiterten Messaging-Funktionen moderner End-User-Management-Plattformen kann die IT-Organisation zudem als Ansprechpartner für die IT-Fragen seitens der Mitarbeiter fungieren, die zwar nicht akut, aber dennoch für den Betrieb relevant sind. Rund um Hybrid-Working stehen hier bisherige Kompromiss-Lösungen und individuelle Workarounds im Fokus, die durch nachhaltige Lösungen ersetzt werden sollten. Das betrifft neben der Hardware-Ausstattung Aspekte wie Datenzugriffe und -speicherung, Bereitstellung und Updates von Applikationen oder die IT-Sicherheit.

Testen und verifizieren – IT mit innovativer Steuerung von Pilotprojekten

Mit dem direkten Kommunikationskanal zu Anwendern, dem Wissen zu ihren Anforderungen und in Verbindung mit Leistungsparametern von Endgeräten, Applikationen und Netzverbindungen hat die IT nun alle Mittel, um Pilotprojekte für Neuerungen rund um Hybrid-Working erfolgreich zu steuern. Die Sicht auf die Mitarbeiter-Perspektive zusammen mit systematischer Feedback-Analyse hilft Unternehmen, die nötigen Veränderungen für flexible Arbeitsplätze zu identifizieren. Dies sind dann einheitlich umzusetzen und deren Akzeptanz sicherzustellen. Im Mittelpunkt stehen hier Cloud-, SaaS- und Collaboration-Lösungen, die das Konzept des „Work-from-Anywhere“ unterstützen.

Proaktive Hilfe statt Warteposition – IT initiiert im Hybrid-Working ein Frühwarnsystem

Nicht erst mit Hybrid-Working-Modellen ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter bei drohenden oder bestehenden IT-Störungen proaktiv Hinweise dazu bekommen, bevor sie selbst darauf stoßen, zeitraubend eigenständig nach Ursachen suchen und letztlich doch die IT-Hotline kontaktieren.

Denn anhand innovativer Performance- und Korrelations-Analysen auf End-User-Seite ist die IT-Organisation durchaus in der Lage, bei Problemen gezielt betroffene Anwendergruppen direkt über Messages am Bildschirm zu informieren, Zeiträume bis zur Entstörung anzugeben sowie auch mögliche Workarounds anzubieten. Diese proaktive Vorgehensweise reduziert insgesamt die Arbeitsunterbrechungen durch IT-Störungen deutlich. Weiterhin erspart sie insbesondere Mitarbeitern im Home-Office eine häufig erfolglose Ursachenforschung – etwa bei WLAN-Performanceproblemen, Konfigurationseinstellungen oder Software-Konflikten.

Fazit

Hybrid-Working ist in der Praxis noch mit einigen Unwägbarkeiten behaftet. Moderne und innovative IT-Organisationen können allerdings die Anwenderseite pragmatisch unterstützen. Dazu müssen sie IT-Technologie und -Qualität aus Sicht ihrer Kunden betrachten und bewerten. Ausgestattet mit den nötigen Analyse- und Kommunikationswerkzeugen ist jede IT in der Lage, Störungspotenziale am digitalen Arbeitsplatz transparent zu machen. Dies ist eine wesentliche Grundlage, um erfolgreiche Hybrid-Working-Modelle – die jedes Unternehmen für sich individuell gestalten muss – etablieren zu können.

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Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt. Die Software des Unternehmens ist KI-basiert und ist in der Lage, fiktionale und non-fiktionale Geschichten automatisiert zu entwickeln. In unserem Interview spricht Michael Keusgen, der Gründer und Verwaltungsrat der ella media ag, darüber, wie er die Konkurrenz einschätzt und welche Zukunftschancen er für den Einsatz von KI sieht.

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Herr Keusgen, wie sind Sie auf die Geschäftsidee gekommen?

Die Geschäftsidee der ella ist eine konsequente Weiterentwicklung all meiner Medienaktivitäten der letzten drei Jahrzehnte. Sie verfolgt deshalb eine hochinnovative Idee, bei der bewusst mit herkömmlichen Arbeitsprozessen und Technologien gebrochen wird. Meine Vision ist es, das erste global agierende Texterstellungsunternehmen zu sein, welches ausschließlich mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeitet.

Warum wurde die ella media AG in der Schweiz gegründet?

Die Schweiz ist ein neutraler Standort von dem aus weltweit expandiert werden kann. Wir sind mit offenen Armen im Kanton Zug empfangen worden. Im sogenannten Crypto Valley werden die Themen Blockchain und KI stark gefördert und nach vorne gestellt. Zu guter Letzt haben wir in der Schweiz passendere Voraussetzungen für die Patentanmeldung vorgefunden.

Wie unterscheidet sich ella von anderen Playern, die sich mit KI-basierter Texterstellung beschäftigen?

Das Besondere an der ella KI ist das „freihändige“ Schreiben Wort für Wort – und das fiktional und non-fiktional. Freihändige Kommunikation ist auch ein Qualitätssprung in der Texterstellung mittels KI. Nach meinem Kenntnisstand sind wir damit einzigartig auf der Welt.

Kann man schon irgendwo Geschichten von ella lesen? Wie ist die Resonanz darauf und wie hat sich die Lernkurve entwickelt?

Wir haben einen Blog, auf dem man die Lernkurve sehr gut nachverfolgen kann. Die Geschichten werden immer besser, komplexer und tiefgründiger. Die Geschichten kommen sehr gut an. Bereits jetzt sprechen wir mit potenziellen Kunden über die individuelle Entwicklung von innovativen und individualisierten Unterhaltungskonzepten im Bereich BtC-Contentgenerierung.

Wie schätzen Sie die Konkurrenz von ella ein?

Diese Frage lässt sich Stand heute nicht zufriedenstellend beantworten, da noch zu viele unterschiedliche Herangehensweisen in der Erprobung sind. Wir von ella hoffen, dass wir uns mit unserer KI durchsetzen. Im Bereich Fiktion ist uns niemand bekannt, der in der Lage ist, freihändig zu schreiben.

Welche Chancen sehen Sie in Zukunft für den Einsatz von künstlicher Intelligenz?

Wir erwarten, dass KI maßgeblich unser Leben bestimmen, einfacher und bequemer machen wird. Wir sollten uns daher Gedanken machen, wie wir das regulieren bzw. kennzeichnen. Der Mensch kann durch KI effektiver Arbeiten und hat eine geringere Fehlerquote. Für die Erstellung von Texten bedeutet das, dass sich Redakteure, Content-Manager etc. lästige Arbeiten vom Hals halten und auf das Wesentliche konzentrieren können.

Gibt es ethische Kritik an KIs wie ella?

Jede technische Errungenschaft hat in der Zivilisationsgeschichte zu Skepsis und Unsicherheiten geführt. Bedenken Sie nur, dass die Menschen bei dem ersten Zug mit der Dampflok dachten, dass die Seele am Ausgangspunkt bleibt und nur der Körper fährt. Auch bei KI und im speziellen der Texterstellung durch Machine Learning gibt es Vorbehalte. Diese nehmen wir konstruktiv auf und entwickeln so lange, bis tatsächlich etwas für den Menschen Vorteilhaftes rausgekommen ist.

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Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

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Bedarfsmeldung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Was haben diese Vorgänge gemeinsam? Bei beiden können Freigaben notwendig werden. Doch häufig läuft speziell dieser Prozessschritt nicht optimal ab und kostet Unternehmen zu viel Zeit. Hinzu kommt das Fehlen von Transparenz sowie Überblick. Die Lösung für den Freigabeprozess: ein Enterprise Information Management System (EIM), das durch Workflows reibungslosere Abläufe ermöglicht.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe, Kostenersparnisse und ein verbessertes Informationsmanagement. Entsprechend wird sie bei vielen Entscheidern immer häufiger zum Thema. Der Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise besteht aus vielen Einzelschritten, wie Bedarfsmeldung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mithilfe eines EIM ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung und damit eine große Zeitersparnis realisierbar. Insbesondere bei den jeweiligen Freigabeprozessen ist es möglich, den Aufwand stark zu reduzieren. Dennoch nutzen weniger als 20 Prozent der Unternehmen, die im Zuge einer techconsult-Studie befragt wurden, eine umfassende Lösung für Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielmehr setzen sie auf Teillösungen für einzelne Prozesse. Hier herrscht Handlungsbedarf, denn die gleiche Umfrage hat ergeben, dass ein Drittel der Unternehmen mit der Dauer ihrer Freigabeprozesse unzufrieden ist. Ein modernes EIM schafft Abhilfe.

EIM unterstützt Freigabeprozess mittels Workflows

Ein leistungsfähiges EIM-System dient als zentrale Plattform, die alle relevanten Dokumente und Daten speichert. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology entfalten gerade im Freigabeprozess von Eingangsrechnung und Bedarfsmeldung durch die Verwendung von Workflows ihre ganze Wirkung. Gepaart mit dem zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen geht der Vorgang leichter und somit schneller von der Hand.
Voraussetzung für die Freigabe ist die Prüfung eines Dokumentes. Bei Eingangsrechnungen beispielsweise schreibt der Gesetzgeber im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die über das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann.

Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Dabei können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die auf der zentralen Plattform abgelegten Dokumente zugreifen. Vordefinierte Workflows im Freigabeprozess sorgen zudem dafür, dass die Aufgabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. So wissen diese genau, wann eine Aktion gefordert ist, und können den aktuellen Bearbeitungsstand der entsprechenden Daten erkennen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung regelkonform freigeben

Ähnlich ist es auch bei der Bedarfsmeldung, wo je nach Wert der gewünschten Ware ein oder mehrere Kollegen und Vorgesetze ihre Zustimmung zur Anforderung des Produktes erteilen müssen. Wer die Eingangsrechnung oder Bedarfsmeldung prüfen muss, ist in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Ist ein leistungsstarkes EIM für den Freigabeprozess im Einsatz, müssen sich Mitarbeiter nicht darum sorgen, dass solche Regelungen eingehalten werden, denn: Im Workflow können unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss ab einem bestimmten Preis die Geschäftsführung eingebunden werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Entsprechend wird die Aufgabe zur Prüfung bei geringen Warenwerten nicht an die Geschäftsführung übermittelt. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden. Ein besonderer Vorteil ist, dass Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten hinterlegt werden können. Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt.

Fazit

Mit Hilfe eines EIMs und damit einer zentralen Plattform für alle Daten und Dokumente verbessern sich Überblick und Transparenz. Dies kommt insbesondere bei Freigabeprozessen zum Tragen, wie sie bei der Bedarfsmeldung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung vorkommen, wenn zur Prüfung schnell die zugehörigen Informationen verfügbar sein müssen. Workflows sorgen dabei zusätzlich für eine deutliche Zeitersparnis. Liegezeiten oder Verzögerungen durch überflüssige Freigabeschleifen fallen weg, Erinnerungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitung und durch die softwaregestützte Rechnungsprüfung werden personelle Ressourcen geschont.

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