ERP-News, Autor auf Software für Unternehmen

22Jun

Cloud-ERP und E-Commerce: „Eine branchenspezifische Lösung ist kein All-heilmittel“

Viele Unternehmen streben nach neuen, digitalen Geschäftsmodellen und suchen nach Softwarelösungen, die ihnen den Aufbau eines erfolgreichen E-Commerce-Business ermöglichen. Doch zwischen Online-Shop-Anbietern, CRM-Software und ERP-Systemen und Softwaresuiten ist die Bandbreite der möglichen Lösungen groß. Und dann besteht auch immer noch die Frage: Brauche ich eine spezielle Out-of-the-Box-Branchenlösung oder ist ein Best-of-Breed-ERP-System das richtige für mich?

Dafür spreche ich mit Oliver Konrad, Geschäftsführer der Mediaagentur.in-berlin, dessen Agentur für integrierte, digitale Lösungen rund um E-Commerce, Handel, Dienstleistung und Produktion zahlreiche mittelständische Unternehmen deutschlandweit bei der Umsetzung ihrer Projekte betreut.

Cloud-ERP und E-Commerce: „Eine branchenspezifische Lösung ist kein All-heilmittel“

Themenwoche Spezial: Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen mit Gastredakteur Carsten Schröder

Welche Unternehmenslösung passt zu mir – heute und in Zukunft? Bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung haben mittelständische Unternehmen die Qual der Wahl. Eine erste wichtige Frage lautet meistens: Entscheide ich mich für eine branchenspezifische Komplettlösung oder eine flexible und modular aufgebaute Unternehmensplattform?

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, hat EAS MAG in der aktuellen Themenwoche zum Thema „Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen“ einen Gastredakteur an Bord geholt: Normalerweise verantwortet Carsten Schröder als President of Cloud ERP die Go-to-Market- und Vertriebsstrategie von lexbizz, der Cloud-ERP-Plattform von Lexware für den Mittelstand. Diese Woche schlüpft er in die Rolle als Gastredakteur für EAS MAG und interviewt drei Digital- und Softwareberater zum Thema Branchenfit bei modernen ERP-Lösungen. Dabei entlockt Carsten Schröder den Experten hilfreiche Tipps, was Unternehmen bei der Wahl einer ERP-Lösung beachten sollten und wie sie den richtigen Fit für ihre Branche finden können.

Carsten Schröder: Es gibt zahlreiche ERP-Anbieter, die für jede Branche eine eigene ERP-Lösung anbieten. Als Geschäftsführer einer Digitalagentur mit dem Fokus auf E-Commerce hast du bereits viele solcher Systeme im Einsatz gesehen. Wie blickst du auf Branchen-ERP?

Oliver Konrad: Branchenspezifische ERP-Lösungen sind heute noch immer Realität in vielen Unternehmen. In den meisten Fällen sind sie historisch gewachsen, lokal gehostet und entsprechen noch den monolithischen All-In-One-ERP-Lösungen, die vor 10 bis 15 Jahren konzipiert wurden. Über Jahre hinweg wurden diese Systeme angepasst und durch zusätzliche, individuelle Speziallösungen erweitert, um die Bedarfe der Branche zu befriedigen.

„Individuelle Anpassungen sind die Achillesferse von branchenspezifischem ERP“

Genau diese Komplexität ist auch eine der Achillesversen solcher ERP-Systeme. Um sie zu warten, benötigen Unternehmen einen sehr qualifizierten Support mit tiefem Branchen-Knowhow, der mit hohen Kosten einhergeht. Darüber hinaus ist ihr Softwarekern auch nie weiter- oder neu entwickelt worden. Dies führt dazu, dass in vielen mittelständischen und auch großen Unternehmen heute noch wahre “ERP-Monster” existieren, die nur mit hohem Aufwand am Leben gehalten werden können und die angesichts heutiger Marktdynamiken schnell zum limitierenden Faktor für Unternehmen werden können.

Carsten Schröder: Wenn branchenspezifische Out-of-the-Box-Lösungen nicht mehr zeitgemäß sind, was sind dann die Alternativen für E-Commerce-Unternehmen?

Oliver Konrad: Viele Unternehmen suchen nach der einen perfekten Lösung, die all ihre Prozesse und Abläufe von vornherein abbildet. Doch eine branchenspezifische Komplett-Lösung ist kein Allheilmittel. Als erfahrene Digitalagentur sind wir Verfechter einer modularen Denkweise. Gerade in der E-Commerce-Branche, wo neue technologische Entwicklungen, Startups und Service Provider in kurzen Innovationszyklen den Markt verändern, gibt es viele Cloud-Lösungen für jedwede digitale Verkaufsszenarien. Diese Lösungen sind viel besser in der Lage, spezielle Bedürfnisse abzubilden, als es jede ERP-Lösung für sich allein könnte.

Daher empfehlen wir Unternehmen solche ERP-Systeme, deren stabiler Kern die Anbindung verschiedenster qualifizierter Lösungen erlaubt. Der smarte Vorteil dabei ist, dass das Gesamtsystem flexibel bleibt: Es werden nur die Lösungen angebunden, die Unternehmen wirklich benötigen. Ihre Offenheit in der Systemarchitektur erlaubt es, neue technologische Entwicklungen einfließen zu lassen – sowohl beim ERP als auch bei der angebundenen Lösung. Sie lassen sich jederzeit und mit geringem technischem Aufwand lauffähig und funktional halten.

Carsten Schröder: Bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung haben Unternehmen die Auswahl aus bis zu 400 Anbietern. Welche Fragen sollten sich Unternehmen aus der E-Commerce-Branche bei der Wahl eines ERP-Systems stellen?

Oliver Konrad: Wir beobachten leider häufig, dass es in Unternehmen keine qualifizierte ERP-Evaluierung gab. Hier hilft tatsächlich der Einsatz einer externen Agentur. Sie stellt die richtigen Fragen und gleicht dann den Bedarf des Unternehmens mit den Fähigkeiten des ERPs ab.

„Häufig fehlt eine qualifizierte ERP-Evaluierung“

Ganz wichtig ist der Blick auf den Status-Quo. Welche Systeme und Prozesse habe ich heute? Welche Prozesse muss ich ablösen oder optimieren? Was erwarte ich von dem neuen System? Welche Probleme soll es lösen? Auch der Blick in die Zukunft gehört dazu. Wo möchte ich mit meinem Business in 5 oder 10 Jahren stehen? Welche Markterschließungen plane ich? Welche neuen Kundengruppen möchte ich adressieren?

Gerade im E-Commerce bedarf es funktionaler Erweiterungen, etwa wenn bestehende oder neue Online-Shops angebunden werden oder gar die Einbindung weiterer externer Dienstleistungen geplant ist, z.B. Payment oder Fulfillment Services. Der Blick in die Zukunft hilft, das ERP -System bereits heute systemisch auf zukünftige Ambitionen vorzubereiten.

Carsten Schröder: Ich habe bereits mehrfach das Ende der monolithischen ERP-Systeme ausgerufen. An ihre Stelle treten moderne Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz. Warum sind diese für den E-Commerce gut geeignet?

Oliver Konrad: In der heutigen mobilen und sich schnell drehenden Welt sind erfolgreiche Geschäfte ohne Cloud-ERP fast nicht mehr vorstellbar. Neben der Flexibilität und der Tatsache, dass Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort auf das System zugreifen können, ist es vor allem die Chance auf Skalierbarkeit.

Cloud-Lösungen versetzen mich in die Lage, mit hohem Tempo neue Geschäfte ins Leben zu rufen oder auch zu beenden, etwa durch die Anbindung neuer Services wie einem Webshop, einem Produkt-Konfigurator oder Bestellportalen. Die Kosten sind immer und jederzeit absolut kalkulierbar.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Datensicherheit. Ein selbst gehostetes System verlangt Spezialwissen durch einen Administrator und einen hohen Pflegeaufwand für die Hardware. Gerade viele kleinere und mittlere Betriebe verfügen weder über die finanziellen Ressourcen noch über das Knowhow zur Pflege der IT.

Beim Thema Datensicherheit würde ich heute auch lieber auf das Spezialwissen eines großen Herstellers vertrauen, der immense Ressourcen für Server-Sicherheit und Datenschutz bereitstellt, als auf meine eigenen Fähigkeiten als Unternehmer. Erst vor kurzem ist wieder mal ein Startup aus Berlin dadurch auffällig geworden, dass es die Kundendaten praktisch ungesichert auf einem eigenen Server lagerte.

Carsten Schröder: Du hast bereits zahlreiche ERP-Projekte von Kunden aus der E-Commerce-Branche erfolgreich betreut – auch für lexbizz. Welche Erfahrungen hast du mit der Anpassung der Cloud-ERP lexbizz gemacht?

Oliver Konrad: Das herausragende Merkmal bei lexbizz ist sicherlich die Ausgestaltung und Dokumentation der API-Schnittstelle. Nahezu jede Funktion ist über die API von außen ansprechbar. Das versetzt uns als spezialisierten Lösungsanbieter in die Lage, praktisch jede gewünschte externe Lösung unserer Kunden an das lexbizz-ERP anzubinden.

Dadurch gewinnt der Kunde maximale Flexibilität, denn er ist in seiner Auswahl an benötigten Lösungen nicht auf ein vorgefertigtes Angebot eingeschränkt, wie es oft bei Branchenlösungen der Fall ist. Er kann mit jenen Systemen zu uns kommen, die seinen Bedarf am besten lösen. Die binden wir an das ERP als zentrale Schaltstelle an.

„Durch die API ist nahezu jede Funktion von außen ansprechbar“

Dabei ist es unerheblich, ob es sich lediglich um eine Anpassung für eine Prozessoptimierung, ein externes Modul für die Erweiterung des Funktionsumfangs oder um komplexe, externe Web-Anwendungen handelt. Wir haben auch schon große, selbstprogrammierte Produkt-Konfiguratoren angebunden. Mit lexbizz schaffen wir Lösungen für die Anbindung fast jedes Web-Shop-Systems, jedes Marktplatzes, Channel-Managers oder die Ausspielung jedes benötigten Produkt-Feeds. Theoretisch lässt sich durch die API bei lexbizz also fast jedes denkbare Szenario abbilden.

Carsten Schröder: Flexibilität und Agilität sind im E-Commerce das A und O. Was sind aus deiner Sicht wichtige Trendthemen, die Unternehmen auf dem Schirm haben sollten?

Oliver Konrad: Ungeachtet von Corona wächst der Online-Markt immer stärker. Der lokale Kauf wird sich komplett verändern. Wir von der mediaagentur-in.berlin glauben, dass der Erfolg zukünftiger E-Commerce-Strategien vor allem in der Fähigkeit liegt, open-minded zu sein. Es gibt nicht die eine funktionierende Formel für den Erfolg im E-Commerce. Doch durch die technologischen Entwicklungen ergeben sich neue Möglichkeiten, Zielgruppen und Kunden anzusprechen. Wir glauben, dass die Breite in der Ansprache über verschiedene Konzepte und Kanäle den Erfolg ausmachen wird.

Ein Thema, dass uns durch die nächsten Jahre begleiten wird, ist natürlich Headless-Commerce. Einkaufen per Sprachbefehl, das Ausspielen von Content auf anderen Devices, wie z.B. dem Display im Auto, oder auch Einkaufen per virtueller oder augmentierter Realität sind längst keine Science-Fiction mehr. Die technische Basis existiert und funktioniert.

Das nächste große Thema sind neue Marktplätze, die in den Markt drängen. Für viele ist Amazon gedanklich immer noch der größte Player, dabei genügt ein kurzer Blick nach Asien, um zu verstehen, dass da noch ganz andere Marktplätze wie Alibaba heranwachsen, die viel größere Volumen bewegen und mit ganz anderen technologischen Möglichkeiten aufwarten.

Mobiles Bezahlen wird sich in Europa final durchsetzen. In einigen Jahren wird Bargeld nur noch eine untergeordnete Rolle einnehmen und eher die Ausnahme sein als die Regel.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Carsten Schröder: Was bedeuten diese Veränderungen für die Unternehmens-IT?

Oliver Konrad: Durch das starke Wachstum des Online-Handels erhöht sich das Datenvolumen, das wir bewegen. Nicht nur neue smarte Geräte, sondern vor allem unser eigenes Verhalten im Internet werden das Datenvolumen rasant ansteigen lassen. Dies ist eine hohe Herausforderung für die Provider und auch für die Unternehmen, die die Infrastruktur zum Betrieb von Cloud-Systemen bereitstellen.

Bereits heute empfehlen wir unseren Kunden, beim Einsatz eines ERP-Systems bestimmte Mindest-Anforderungen in der Konfiguration ihres Cloud-Systems nicht zu unterschreiten. Es gibt hier grundsätzlich zwei Treiber: Zum einen die Menge der Daten, aber auch die Menge der Anwender, die auf das System zugreifen. Ein zukunftsfähiges Cloud-ERP-System benötigt neben einer guten IT-Infrastruktur vor allem eine intelligente Datenbank-Struktur, die in der Lage ist, die Datenmengen schnell zu verarbeiten.

Gerade für erfolgreiche E-Commerce-Unternehmen sind Auftragsaufkommen von 1.000 Bestellungen und mehr pro Tag durchaus normal. Dazu kommen die externen Systeme, die konstant über die Schnittstelle auf das ERP zugreifen und Daten generieren oder ändern. Dies alles soll dabei keinen Einfluss auf den Anwender haben, der zeitgleich und ungestört auch auf dem System arbeitet. Diese Flut an Daten intelligent zu managen, ohne dass die Performance des Systems leidet, ist die große Herausforderung für die Cloud-ERP-Anbieter. Und die Anforderungen werden in den nächsten Jahren noch wachsen.

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Warum starre Projektmanagement-Methoden im agilen CRM-Umfeld falsch sind

22Jun

By ERP-News

Warum starre Projektmanagement-Methoden im agilen CRM-Umfeld falsch sind

Das klassische Projektmanagement ist oft sehr starr und wenig flexibel. Das Ziel wird zu Beginn definiert und auch die Projektschritte, Meilensteine, etc. werden bereits vor Projektstart festgelegt. Allerdings stößt man bei dieser Herangehensweise auf einige Schwierigkeiten. Lösungen bieten hier agile Alternativen und agile Methoden!

Warum starre Projektmanagement-Methoden im agilen CRM-Umfeld falsch sind

Abweichungen oder Änderungen in verschiedenen Phasen bzw. Schritten des Projekts sind im Team nicht gerne gesehen. Häufig wird für solche Fälle nur ein sehr geringer Spielraum einberechnet, da das Unternehmen davon ausgeht, dass der Plan wie besprochen durchgeführt werden kann. Kommt es jedoch trotzdem zu unvorhergesehenen Kursänderungen hat dies meistens eine Überschreitung des Budgets oder der Terminvorgaben zur Folge. Das Projekt läuft aus dem Ruder! Der Projektalltag überrascht mit neuen Anforderungen und ursprünglich geplanten Features müssen geändert werden. Das zeigt, dass eine starre Projektmethodik nicht die beste Herangehensweise an ein Projekt ist. Experten sind mit solchen Problemen bzw. Änderungen in jedem CRM-Projekt vertraut und empfehlen daher eine agile Alternative und agile Methoden.

Agiles Umfeld braucht agile Methoden

Es gibt viele gute Gründe, warum sich Unternehmen für eine Projekt-Methode ohne strenge Regeln und Vorgaben entscheiden und das klassische Projektmanagement hinter sich lassen. Vor allem in einem agilen Umfeld wie der CRM-Implementierung braucht es agile Methoden. Hierbei ist das agile Projektmanagement im Gegensatz zum klassischen eine attraktivere, wenn nicht sogar eine bessere Lösung. Ziel von allen Unternehmen ist es natürlich flexibel, schnell sowie kostengünstig zu arbeiten – und genau dies ist der große Vorteil von agilen Methoden. Durch die regelmäßigen Kontrollen werden erste Probleme deutlich schneller erkannt und Entwicklungsschritte werden in täglichen Arbeitsweisen abgebildet

Außerdem bedarf es keiner detaillierten Auflistung aller Anforderungen, sondern schon eine grobe Strukturierung ist ausreichend für den Projektstart. Die genaueren Maßnahmen, Details und Spezifikationen werden erst im Laufe des Projektes gemeinsam erarbeitet und im Team miteinander abgestimmt. Letztendlich bedeutet agil, dass bei der Umsetzung und Planung des Projektes eine hohe Flexibilität herrscht und nicht alles schon im Vorfeld durchgeplant ist. Selbstverständlich gibt es auch einige Regeln und Vorgaben, ansonsten versinkt das Projekt im Chaos. Einige Elemente aus dem klassischen Projektmanagement sind auch mit Sicherheit sehr nützlich und effektiv, jedoch sollten Unternehmen in der Zukunft klar auf Agilität setzen. Die gängigsten und bekanntesten agilen Methoden sind Scrum, Canban, Design Thinking und Lean Startup. Besonders in der IT-Branche, die mit hohem Innovationsdruck zu kämpfen hat, haben sich diese bewährt.

CRM-Projekte brauchen agile Methoden

Insgesamt lässt sich sagen, dass starre Projektmethoden im agilen CRM-Umfeld mehrheitlich falsch sind. Die Methoden sind einfach nicht mehr zeitgemäß und zu starr – gerade in der aktuellen Arbeitswelt, die immer flexibler wird und dies sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Projekten fordert. Die agilen Methoden bringen viele wichtige Vorteile mit sich, mit denen ihre starren Vorgänger nicht mithalten können. Ein schneller Projektstart kann erfolgen, da nicht alle Details im Vorfeld festgelegt werden müssen. Eine Grobstrukturierung, einige Grundsteine und Überlegungen muss man natürlich trotzdem im Vorfeld treffen, aber im Großen und Ganzen ist diese Form deutlich flexibler und effektiver.

Ein E-Book von Sybit klärt auf!

In dem E-Book „5 typische Stolpersteine im CRM-Projekt“ werden klassische Fehler in CRM-Projekten, widersprüchliche Ziele, vernachlässigte Steakholder, starre Methodik und Co. aufgedeckt und aufgezeigt. Unter anderem werden die gerade vorgestellten Vorteile des agilen CRM mit agilen Methoden noch detaillierter ausgeführt. In einem weiteren Beitrag „Kunden erfolgreich verlieren – ohne CRM-System“, wird darauf eingegangen, wie wichtig ein CRM-System wirklich ist. Der Artikel macht deutlich, dass ein CRM-System in der heutigen Zeit unumgänglich ist – sonst gehen Kunden nach und nach verloren.

Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH

Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH Robert Geppert ist Mitglied der Geschäftsleitung der Sybit GmbH. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Vertriebs- und Marketing-Management verfügt er über umfassende Expertisen im erfolgreichen Auf- und Ausbau von Vertriebsorganisationen.

Über Sybit:

Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung. Von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.

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21Jun

By ERP-News

Die Payroll auf dem Weg in die Cloud

Das letzte Jahr hat die HR-Teams vor zahlreiche Herausforderungen gestellt – sei es die komplette oder teilweise Verlagerung der Mitarbeiter ins Home-Office, die Umstrukturierung interner und externer Prozesse oder die Neuzuordnung von Beschäftigten aufgrund wegfallender oder neuer Geschäftsbereiche. Eine Lösung ist hierbei der Weg in die Cloud, auch im Hinblick auf die Payroll.

Die Payroll auf dem Weg in die Cloud

Das Personalwesen ist dabei auf eine Vielzahl von Daten für die Administration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Qualifikation und Organisation angewiesen. Um auf diese Daten zugreifen und damit arbeiten zu können, ist eine solide IT-Infrastruktur erforderlich, die sich auch von zuhause nutzen lässt. Besonders hervorzuheben ist dabei die Personalabrechnung und -verwaltung. Aus Sicherheitsgründen werden diese Aufgaben meist mit einer eigenen Lösung abgewickelt und über Schnittstellen mit den übrigen Systemen verbunden. Es kommt auch heute noch vor, dass die Daten per E-Mail mit Hilfe von Reports oder Tabellenkalkulationen übertragen werden. Kaum vorstellbar in Zeiten, in denen Stellenausschreibungen bereits direkt an die Jobbörsen gekoppelt und mit internen Recruiting-System verbunden sind. Es ist Zeit, neuen Ansätzen zu folgen, um diese Legacy-Modelle zu ersetzen. Ein beliebter Weg ist hierbei der Gang in die Cloud. Allerdings schrecken viele Personaler und Unternehmen davor noch immer zurück.

Vereinigung in der Cloud

Dabei sind die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen vielversprechend. Der vollständige Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Einstellung bis zur Rente, ist ohne eine zusätzliche Firmen-IT und ohne Systemstopp zu realisieren. Dabei sind die Daten ohne zeitliche und räumliche Begrenzung verfügbar, und je nach Aufgabengebiet können sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeiter Anwendungen selbst über eine einheitliche Benutzeroberfläche bedienen. Durch die nahtlose Integration der verschiedenen Workflows und Freigabeprozesse steigt die Effizienz.

Vor allem die Gehaltsabrechnung und die Zeitwirtschaft können von diesem Ansatz profitieren. Denn mit einer Cloud-basierten Payroll-Lösung können Unternehmen auch in Krisenzeiten agil bleiben. Wenn Personaladministration, Recruiting, Talent-Management und Nachfolgeplanung nicht mehr auf der firmeneigenen IT abgewickelt werden, sollte das auch für Abrechnung und Zeitwirtschaft gelten. Alles andere kann zur Frustration der Mitarbeiter führen. Hinzu kommt, dass viele Systeme veraltet sind und der Aufwand, sie auf dem neuesten gesetzlichen Stand zu halten, hoch ist. Durch das altersbedingte Ausscheiden von Personal mit den nötigen Fachkenntnissen wird die Wartung oder Weiterentwicklung von Altsystemen in naher Zukunft zudem schwieriger werden.

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).

Was ist Cloud Computing? Hier erfahren Sie mehr!

Große Akzeptanz trotz hochsensibler Daten

Viele Personaler hatten in der Vergangenheit Bedenken gegenüber der Cloud, da Gehaltsdaten in Deutschland als besonders sensibel angesehen werden. Die Akzeptanz steigt jedoch zunehmend. Beispielsweise nutzen immer mehr Bürger die Cloud-Lösung ELSTER für ihre Einkommenssteuererklärung, die ähnlich sensible Daten verarbeitet. Und laut dem Cloud-Monitor 2020 von Bitkom und KPMG setzten im vergangenen Jahr bereits 76 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Software ein, Tendenz weiter steigend.

Mindestanforderungen klarstellen

Wenn sich Unternehmen entscheiden, auch die Payroll in die Cloud zu verlagern, müssen jedoch für eine hohe Nutzerakzeptanz zwei Mindestanforderungen erfüllt sein: Die Cloud-Anwendung sollte zum einen intuitiv bedienbar sein und automatisch sowie situationsabhängig Hilfe anbieten. Zum anderen muss der Schutz vor Datenmissbrauch jederzeit gewährleistet sein. Nur dann lässt sich sicherstellen, dass sich die HR-Teams mit der Umstellung wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Hierbei können auch eine Unterstützung und Beratung zur Optimierung der Payroll-Prozesse sinnvoll sein, um das Cloud-System noch effizienter zu nutzen.

Neuimplementierung vs. sanfter Spurwechsel

Gehaltsabrechnungen sind durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, betriebliche Übungen sowie vielfältige Benefits und Angebote zur Altersvorsorge sehr komplex geworden. Daher schrecken viele Personaler vor einer Ablösung der bestehenden Payroll zurück. Viele erinnern sich noch daran, dass die damalige Einführung des firmeneignen IT-Systems mit Überstunden und Noteinsätzen verbunden war. Zudem wird gemutmaßt, dass viele Cloud-Lösungen noch nicht den Reifegrad und die Funktionalität der gewohnten Systeme haben.

Es gibt jedoch mittlerweile Cloud-Systemlösungen auf dem Markt, die genau diesen Bedenken entgegenwirken, da sie eine direkte Überführung der Personaladministration ermöglichen. Hierbei wird eine „Kopie“ der bestehenden Daten in den alten Systemen erstellt und in die Cloud integriert. Damit lässt sich der Wechsel auf Basis von in der Praxis erprobten und bewährten Methoden, sogenannten Best-Practice-Prozessen, bewerkstelligen, und die gewohnte Funktionalität sowie die Historie der Abrechnung und Zeitwirtschaft bleibt erhalten. Auch der Schulungsaufwand und Betriebsunterbrechungen halten sich hiermit in Grenzen. Hinzu kommen weitere Vorteile. Beispielsweise können Unternehmen die Verantwortung für Wartung und Pflege an den Cloud-Anbieter abgeben, der außerdem die DSGVO-konforme Umsetzung gewährleistet. Viele Provider gewähren zudem flexible Modelle mit zusätzlichen Services, die sich individuell hinzufügen oder abbestellen lassen. Damit liegen alle Daten, die HR benötigt, an einem Ort.

Eine Neuimplementierung in der Cloud basierend auf Best-Practice-Konfiguration und -Prozessen kann darüber hinaus eine interessante Alternative sein, sollte der Harmonisierungsgedanke im Vordergrund stehen. Es müssen aber ausreichend Ressourcen für die Transformation zur Verfügung stehen und ein umfassendes Change-Management und Training im Projektverlauf eingeplant werden.

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21JunJuni 13, 2021

By ERP-News

Quantität ist nicht gleich Qualität: Datenqualität bei ERP & CRM

Im Rahmen unserer Kampagne zu Datenqualität hat unser Gast-Redakteur Andreas Brüggenthies von human IT, Experte für datengetriebene Projekte, mit verschiedenen Experten gesprochen. Dirk Schneider, Geschäftsführer der GUS Group-Tochter Nexiga GmbH in Bonn hebt die Relevanz hoher Datenqualität insbesondere bei ERP- und CRM-Projekten hervor.

Welchen Einfluss hat Datenqualität heute auf den Unternehmenserfolg?

Neue intelligente Technologien und Anwendungen führen dazu, dass immer mehr Daten in Echtzeit verarbeitet werden können. Zudem existieren mittlerweile fast unerschöpfliche Informationsquellen unterschiedlichster Art. Mit ihrer Hilfe lassen sich Zielgruppen beziehungsweise Käuferprofile immer detaillierter identifizieren und adressieren. Datenqualität spielt hier für den Unternehmenserfolg eine besonders wichtige Rolle. Ein Beispiel sind etwa die Informationen, die einen Kunden in einem CRM-System beschreiben. Sie können nur dann einen nachweisbaren Wertbeitrag bieten, wenn sie verlässlichen Parametern entsprechen, die dauerhaft, aktuell und flächendeckend vorliegen und zudem flexibel nutzbar sind.

Nur mit einer hohen Datenqualität ist es auch überhaupt erst möglich, diejenigen Informationen herauszufiltern, die wirklich geschäftsrelevant sind. Quantität ist nicht gleich Qualität. Es geht darum, die wirklich wertvollen Parameter für eine höhere Markttransparenz zu finden. Hinzu kommt der Datenschutz – sozusagen als Sonderkategorie von Datenqualität. Sie ist nur dann gewährleistet, wenn die Anforderungen an den gesetzlichen Datenschutz standardmäßig erfüllt sind. So gilt es im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), alle Daten anonymisiert und damit nicht personalisiert zu verarbeiten und zu bewerten.

Wie steigen Sie in datengetriebene Projekte ein?

Viele Projekte basieren auf räumlichen Fragestellungen. Das können Fragestellungen zur Standort- oder Vertriebsplanung, zur Zielgruppendefinition oder zur Werbesteuerung (Demographie-Targeting) sein. Dazu gehören zum einen die beim Kunden vorhandenen Informationen wie Filialstandorte oder Kundenadressen. Diese kombinieren und analysieren wir dann in Kombination mit zum Beispiel soziodemographischen Beschreibungen, produktspezifischer Kaufkraft oder Wettbewerbsinformationen. Auch kommen Methoden von Location Intelligence zum Einsatz – etwa die Visualisierung aller Daten mit Raumbezug. Diese Visualisierung macht „datenschwere“ und komplexere Sachverhalte verständlicher. Ganz am Anfang steht ein intensives Beratungsgespräch zwischen dem Kunden und den Datenexperten. Dies erleichtert den Einstieg. Auch sollten die für die Analyse geplanten Software- und Datenlösungen zu Projektbeginn erst einmal getestet werden, um Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Wie kommunizieren Sie mit Ihren Kunden über Daten und Ziele?

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Der Import von internen Unternehmensdaten und externen Potenzialdaten in ein geographisches Informationssystem (GIS) erlaubt die räumliche Analyse der Marktpotenziale. Moderne Dashboards verbinden dabei die grafische und tabellarische Darstellung mit der Landkarte. Gemeinsam mit dem Kunden verschaffen wir uns so ein Verständnis über die jeweilige Marktsituation und erarbeiten Ansatzpunkte für datengetriebene Maßnahmen.

Besonders wichtig ist eine offene Kommunikation mit dem Kunden, damit die erhobenen Daten und Lösungen auch wirklich halten, was der Kunde von ihnen erwartet. Denn: Nicht alle Daten sind „tagesaktuell“ oder in bestimmten Detailstufen lieferbar – etwa, weil Datenschutzgründe dagegensprechen. Der Kunde muss möglichst frühzeitig wissen, was möglich ist und was er bekommt. Neben vielen Echtinformationen können wir auch mit abgeleiteten sogenannten „Affinitäten“ und „Scores“ arbeiten. Sie bieten einerseits verlässliche Informationen und sind andererseits komplett datenschutzkonform.

Wie kommen Sie zu einer vollständigen, validen Einschätzung der Ausgangsdaten?

Datenqualität ist bei CRM und ERP extrem wichtig. Die Daten durchlaufen daher unterschiedlichste Qualitätsprozesse, bevor sie unser Haus verlassen.

Daten werden geprüft, validiert und immer möglichst aktuell gepflegt. Über Geokodierungs- und Adressvalidierungsprozesse werden Daten lokalisiert und mit Geoschlüsseln versehen. Die Geoschlüssel sind eindeutige räumliche Indizes, die eine Verknüpfung mit dem Nexiga-Datenportfolio ermöglichen. Über Anreicherungen ergibt sich ein neues, erweitertes und differenziertes Bild von Kunden und Marktpotenzialen.

Welche Funktionen wünschen Sie von Software zur Verbesserung von Datenqualität?

Optimal ist es, wenn die Lösungen Anomalien, Syntaxfehler, Ausreißer, Inkonsistenzen oder auffällige Homogenitäten in Datenmerkmalen automatisch erkennen und mithilfe intelligenter Algorithmen analysieren. Nexiga setzt hier auf umfangreiche Routinen aus unterschiedlichen Softwarelösungen. Dazu gehören unter anderem das SQL-Server Management Studio, die Analytics-Software-Lösungen von SAS, die ArcGIS Plattform von Esri und sowie die Visual-Analytics-Plattform Tableau.

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So entwickeln Mittelständler eine effiziente Datenstrategie

20Jun

By ERP-News

So entwickeln Mittelständler eine effiziente Datenstrategie

Viele deutsche Mittelständler bieten hochinnovative Produkte an. Sie tun sich aber schwer, operative Prozesse mithilfe von Daten tatsächlich zu verbessern und wichtige Entscheidungen auf Basis ihrer Daten zu fällen. Der Aachener Optimierungsspezialist INFORM erklärt, wie Unternehmen eine funktionierende Datenstrategie aufbauen, um sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

So entwickeln Mittelständler eine effiziente Datenstrategie

Nahezu alle mittelständischen Unternehmen treiben ihre digitale Transformation voran. Eine der wichtigsten Aufgaben dabei ist die Ausarbeitung einer Datenstrategie, also eines Plans für die Datenwertschöpfung im Unternehmen. Denn nur wer Daten zielgerichtet und intelligent nutzt, kann Entscheidungen besser und schneller treffen, Abläufe optimieren, neue, kundenspezifische Angebote oder gar innovative Geschäftsmodelle entwickeln. Doch genau das fällt vielen Unternehmen schwer. Das INFORM DataLab erklärt, worauf es bei einer funktionierenden Datenstrategie ankommt:

Die Datenstrategie braucht einen Verantwortlichen

Die Entwicklung und Umsetzung einer Datenstrategie ist ein Thema für das Management. Der oder die Datenverantwortliche, manchmal Chief Data Officer (CDO) genannt und in der Regel nicht identisch mit CIO oder CTO, benötigt die aktive und sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung sowie weitreichende Kompetenzen und Ressourcen. Die sind notwendig, um die abteilungsübergreifenden Teams aus den verschiedenen Fachbereichen zu koordinieren. Gemeinsam mit Management und Fachbereichen erarbeitet der Datenverantwortliche Vision und Ziele, erfasst Bedarfe und ermittelt den Status Quo. Anschließend lässt sich die Datenstrategie formulieren und ein Fahrplan für die Umsetzung erstellen.

Daten sind kein reines Technologiethema

Die Datenstrategie betrifft fast alle Unternehmensbereiche. Daher reicht es nicht, Fachabteilungen nur miteinzubeziehen. Sie sollten weitreichenden Einfluss haben, schließlich sind es ihre Abläufe, Entscheidungen und Probleme, die datenbasiert verbessert beziehungsweise gelöst werden. Neue Analytics- und KI-Tools können beispielsweise Fehler in der Produktion zeitnah vorhersagen, dem Einkauf Einsparpotenziale aufzeigen und dem Vertrieb neue Umsatzpotenziale erschließen. Um kontinuierlich Anwendungsfälle für die Nutzung von Daten zu entwickeln und umzusetzen, darf sich die Datenstrategie daher nicht allein auf technologische Lösungen konzentrieren, die von der IT-Abteilung bereitgestellt werden. Vielmehr braucht es einen interdisziplinären Ansatz und zusätzlich Kompetenzen in den Dimensionen Prozesse, Organisation und Daten.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

Schnelle Erfolge schaffen Akzeptanz

Zum Start sollten Unternehmen vor allem solche Projekte angehen, die sich schnell und mit überschaubarem Aufwand umsetzen lassen. Damit sorgen sie für Erfolgserlebnisse, die nicht nur die Motivation der Mitarbeiter erhöhen und die Akzeptanz der neuen Initiativen steigern. Sie schaffen auch Erfahrungswerte für weitere, größere Vorhaben. Diese bewerten sie in der Regel nach Nutzen und Machbarkeit, wobei die Auswahl auch von den eigenen Ambitionen abhängt. Ist beispielsweise ein strategischer Wettbewerbsvorteil wichtiger als der ROI, kann sich die Priorisierung der Anwendungsfälle ändern.

Datenkompetenz ist die Basis der neuen Entscheidungskultur

Die Unternehmenskultur ist entscheidend für den Erfolg von Datenprojekten, doch datengetriebene Organisationen entstehen nicht von heute auf morgen. Es kostet Zeit, eine neue Entscheidungskultur zu etablieren, zumal Mitarbeiter alte Gewohnheiten ablegen müssen. Statt Entscheidungen nur nach Bauchgefühl oder entsprechend den Wünschen von Vorgesetzten zu fällen, sollten sie alle wichtigen Beschlüsse – egal auf welcher Hierarchieebene – anhand von Erkenntnissen treffen, die auf Daten basieren. Dafür müssen sie Verständnis für das Potenzial und den Umgang mit Daten mitbringen und den Empfehlungen ihrer Tools vertrauen. Unternehmen sollten Mitarbeiter daher von Anfang an in die Veränderungsprozesse einbeziehen und durch Schulungen ihre Datenkompetenz erhöhen. Schulungsprogramme für das Management sind dabei besonders wichtig, da eine grundlegende Datenkompetenz Voraussetzung ist, um die richtigen Weichen im Unternehmen für eine nachhaltige Datenwertschöpfung zu stellen.

Konkrete Anwendungsfälle helfen bei der Technologieauswahl

Häufig starten Unternehmen direkt mit dem Aufbau neuer Datenplattformen oder der Sammlung möglichst vieler Daten. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass am Bedarf vorbei investiert und entwickelt wird. Sinnvoller ist es, zunächst konkrete Ziele und Anwendungsfälle für eine Datennutzung zu erarbeiten und anhand derer den Technologiebedarf zu bestimmen – zumal Data Scientists und andere Datenspezialisten rar sind und zielgerichtet eingesetzt werden sollten.

„Die Entwicklung und Umsetzung einer Datenstrategie stellt Unternehmen nicht selten vor Herausforderungen. Da die Datenwertschöpfung kein reines Technologiethema ist, sondern als Kern der digitalen Transformation fast alle Unternehmensbereiche betrifft, führen unkoordinierte und dezentrale Ansätze häufig nicht zum Erfolg. Zudem werden neben IT- und Datenexperten auch Spezialisten mit Verständnis für Geschäftsprozesse und Erfahrung im Change Management gebraucht“, erläutert Dr. Jens Linden, Senior Data Scientist & Strategist im INFORM DataLab. „Dennoch sollten Unternehmen das Thema Datenstrategie möglichst zügig angehen, damit sie Daten gezielt für den Geschäftserfolg einsetzen und neue Datenquellen erschließen können – und sich so einen wichtigen Wettbewerbsvorteil sichern.“

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Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

18JunJuni 13, 2021

By ERP-News

Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

ERP fürs Backoffice, CRM für alle Abteilungen mit direktem Kundenkontakten, Integration von ERP und CRM – soweit die klassische Einteilung. Dieses Arbeiten in Silos stößt jedoch zunehmend an seine Grenzen.

Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

Der ERP-Hersteller proALPHA fordert: Es ist höchste Zeit für die Integration von ERP und CRM und untermauert diese Forderung mit fünf Argumenten.

Was ist proALPHA?

proALPHA ist eine Unternehmensgruppe, aber gleichzeitig bezeichnet proALPHA auch der Name der davon entwickelten Unternehmenssoftware, die sich an kleine und mittlere Unternehmen verschiedenster Branchen richtet.

Was ist proALPHA? Mehr dazu erfahren Sie hier!

Vertrieb auf der einen, Auftragsabwicklung auf der anderen Seite: In vielen Unternehmen hat jeder Bereich, historisch gewachsen, noch sein eigenes System. Und das aus gutem Grund. Das Backoffice ist auf die Abwicklung von Bestellungen fokussiert. Neukontakte, Gesprächsnotizen und Angebote sind für die Mitarbeiter dort nicht relevant. Dies steht im Gegensatz zu Vertrieb, Marketing oder Service. Denn diese Abteilungen arbeiten intensiv mit Bestandskunden sowie mit Interessenten. Sie benötigen idealerweise die gesamte Kontakt- und Kaufhistorie.

Inzwischen denken immer mehr Unternehmen über den Abteilungs-Tellerrand hinaus. Sie erkennen: In zahlreichen Geschäftsprozessen und Aufgabenbereichen ist es buchstäblich Gold wert, Informationen aus anderen Abteilungen auf einen Klick parat zu haben.

Was ist CRM?

Immer mehr Unternehmen verwenden CRM Systeme für ihr Kunden- und Kontaktmanagement. Doch was genau ist CRM? Und welche Rolle spielt Unternehmenssoftware dabei?

Was ist CRM? Hier erfahren Sie mehr!

Fünf triftige Argumente, die für eine integrierte Lösung sprechen:

1. Kürzere Durchlaufzeiten

Bereits in der Angebotsphase sollte geprüft werden, welche Teile und Materialien vorrätig sind oder ob etwas bestellt werden muss. Erteilt ein Kunde den Auftrag, kann das ERP sofort, sogar automatisiert, die Bestellung der benötigten Halbzeuge oder Waren auslösen. Parallel gehen fertigungsrelevante Daten unmittelbar an die Produktionsplanung. Dies alles verkürzt Lieferzeiten und sorgt für höhere Kundenzufriedenheit.

2. Interaktion mit Kunden verbessern

Hat ein Kunde eine Frage zum Stand seines Auftrags, ist der Vertrieb sofort auskunftsfähig. Innen- und Außendienst greifen auf die aktuellen Daten aus der Fertigung zu. Die Zusammenarbeit mit den abwicklungsnahen Bereichen läuft reibungslos, denn es gibt weniger Rückfragen. Angebote sind im ERP ebenso lückenlos nachverfolgbar wie die gesamte Produkthistorie.

3. Zusätzliche Potenziale im Vertrieb erkennen

Ein Blick auf die Orderhistorie unterstützt den Vertrieb dabei, sogenannte Cross- und Upselling-Chancen zu identifizieren, um zusätzliche oder höherwertige Produkte zu verkaufen. Insgesamt ermöglicht eine Integration von ERP und CRM, schnellere Entscheidungen zu treffen, etwa bei der Rabattierung von Waren, die bereits sehr lange im Lager sind und hier hohe Kosten verursachen. Der ad-hoc Einblick in die Lagersituation hilft hier dem Vertriebsmitarbeiter, sofort zu erkennen, wie weit er dem Kunden mit Rabatten entgegenkommen kann und sollte.

4. Strategischer Feinschliff mittels Kundenprofilen

Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Daten ermöglicht außerdem, den Kundenstamm nach langfristig realisierten Margen zu segmentieren. Denn nicht jeder Großauftrag ist auch besonders lukrativ. Welche Aufträge, ganzheitlich betrachtet, besonders ertragreich sind, verrät erst die Auswertung aller Daten aus Vertrieb, Produktion und Kundenservice. Der Vertriebsaußendienst konzentriert sich so auf die besonders attraktiven Zielgruppen. Das spart Ressourcen und steigert den Geschäftserfolg.

5. Produktivitätsschub bei der Stammdatenpflege

Die Pflege von Adress- und anderen Stammdaten in zwei Systemen bedeutet viel Doppelarbeit. Der Aufwand ist beträchtlich, denn neben Kundenstammdaten gilt es, auch Preislisten, Angebote, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Zahlungsstati oder den Teilestamm à jour zu halten.

Zwar besteht die Möglichkeit einer technischen Synchronisation. Dies ist für Mittelständler aber eher komplex und teuer. Denn in einem aufwändigen Integrationsprojekt muss genau definiert werden, welche Daten auszutauschen sind und welches das führende System ist. Die Datenhoheit kann von Feld zu Feld unterschiedlich ausfallen, muss also bis auf Feldebene definiert werden. Der Austausch beziehungsweise die Synchronisation der Daten erfolgt meist einmal täglich, in der Regel nachts. Bei Auftragsdaten ist dies jedoch nicht schnell genug. Sie müssen ad-hoc für die Produktionsplanung weitergeleitet werden.

Besser ist es daher, sämtliche Daten fließen von Anfang an in der zentralen Datenbank zusammen. In einem integrierten ERP-/CRM-System haben so alle Mitarbeiter jederzeit Zugang zu sämtlichen relevanten Informationen. Mit den ineffizienten Datensilos ist dann ein für allemal Schluss.

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware bezeichnet jede Art von Software, die in Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Ziele unterstützt. Damit beschreibt Unternehmenssoftware sämtliche Standardlösungen für verschiedene Unternehmensbereiche, wie CRM, DMS, ERP und viele weitere.

Was ist Unternehmenssoftware? Mehr dazu hier!

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5 Schritte: So gestalten B2B-Unternehmen eine personalisierte Customer Journey

16Jun

By ERP-News

5 Schritte: So gestalten B2B-Unternehmen eine personalisierte Customer Journey

Markentreue ist out, Kundenerlebnis ist in. Auf diese Veränderungen müssen Unternehmen reagieren – mit einer strategisch angelegten Customer Journey für den B2B-Markt. Wie sie diese Reise in nur fünf Etappen bewerkstelligen, erklärt IT-Dienstleister Macaw.

5 Schritte: So gestalten B2B-Unternehmen eine personalisierte Customer Journey

Die traditionell enge Beziehung zwischen Kunde und Marke ist in den vergangenen Jahren deutlich schwächer geworden. Dafür sind mehrere Faktoren verantwortlich. Kaum ein Produkt hat noch ein echtes Alleinstellungsmerkmal, weil es aus Sicht der Verbraucher für fast alles eine gleichwertige Alternative gibt. Die Zunahme des Online-Handels sorgt ebenfalls dafür, dass die Bindung zwischen Kunde und Marke erodiert. Der moderne Handel ersetzt diese Bindung durch die Personalisierung der Customer Experience (CX), die die meisten Kunden mittlerweile höher bewerten als das Produkt selbst. Und obwohl es im Grunde keine vernünftige Alternative dazu gibt, scheuen besonders kleine und mittelständische Unternehmen den Weg in die Personalisierung noch – vor allem wegen der befürchteten Komplexität der Aufgabe und der damit verbundenen Kosten.

Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Die Komplexität ist beherrschbar, der Nutzen überwiegt die Kosten. Bei der Umsetzung einer Personalisierungs-Strategie ist es aber wichtig, das Thema nicht punktuell anzugehen, sondern strategisch. Dafür gibt es einen erprobten Prozess, der diese Aufgabe in fünf überschaubare Schritte aufteilt, erklärt IT-Dienstleister Macaw.

1. Team etablieren und Zielgruppen definieren

Eine strategische Aufgabe braucht ein Team, das sie ausführt. Idealerweise umfasst es unterschiedliche Rollen und Qualifikationen. Dazu gehört ein Executive Sponsor, der das Projekt bei der Geschäftsführung vorantreibt und als Schaltstelle zu anderen Unternehmensteilen fungiert. Klassische Rollen in einem CX-Team sind beispielsweise Verantwortliche für Strategie, den Content, für die Nutzerführung sowie für Datenanalysen und das Marketing.

Zu den ersten Aufgaben des Teams gehören die Definition von Leistungskennzahlen und die Kategorisierung einzelner Zielgruppen. Diese Gruppen bestehen aus „Personas“ – hier definiert als virtuelle Kunden, denen demografische Daten, Alter, Standort, Vorlieben, Verhaltensmuster und Ziele idealtypisch zugeordnet werden. Moderne CX-Plattformen bieten weitere Möglichkeiten der Personalisierung, die sich etwa aus dem Verhalten der Kunden in der Vergangenheit oder der Anzahl der Besuche auf der Webseite ableiten lassen.

2. Interne und externe Daten einbeziehen

Das CX-Team sollte bei der Definition der Personas auch externe Datenquellen einbeziehen, etwa für die Lokalisierung von Kundengruppen anhand geografischer Merkmale. Diese Daten eröffnen über die Definition hinaus Möglichkeiten für standortbezogene Angebote, wie die Empfehlung lokaler Partner oder spezielle Produkte unter Berücksichtigung des aktuellen Wetters.

Auch die Verknüpfung interner Datenquellen aus Marketing, Vertrieb oder Service hilft dabei, die Personas und damit den personalisierten Content noch genauer definieren zu können. Einzige Voraussetzung: Sie müssen konsistent sein und zentral vorliegen, um Eingang in die datengestützte Definition der Zielgruppen zu finden.

3. Route der B2B-Customer Journey planen

Auf Basis der Personas kann das CX-Team im nächsten Schritt die Customer Journey skizzieren, also den Weg, den Kunden durch die Angebote eines Unternehmens gehen. Die Kombination von Persona und Journey definiert, an welchen Punkten personalisierte Inhalte bereitgestellt werden müssen. Macaw rät, diese Customer Journey für jeden wichtigen Kanal abzubilden. Dabei ergeben sich wahrscheinlich inhaltliche Überschneidungen zu anderen Kanälen, die aber als fließende Übergänge für die Kunden zwischen diesen Kanälen genutzt werden können.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

4. Inhalte erstellen und verteilen

Mit diesem Wissen kann sich das CX-Team daran machen, die Inhalte der Customer Journey zu erstellen. Wichtig ist es, die Charaktereigenschaften der Personas dabei zu berücksichtigen, also ihre Interessen, speziellen Bedürfnisse oder das technische Wissen. Das alles prägt Inhalt und Tonalität des Contents. Die Erstellung ist ein iterativer Prozess. Wenn die Messungen etwa von Zugriffen und Verweildauer keine zufriedenstellenden Werte ergeben, müssen die Inhalte angepasst werden.

5. Omnichannel-Vertrieb aufbauen

Die Personalisierung der Webseite ist nur der erste Schritt. Moderne Kunden sind auf vielen Kanälen unterwegs. Neben dem klassischen PC oder Notebook auch auf Smartphones, Tablets oder sogar mit vernetzten Lautsprechern oder Smart-Watches. Auch klassische Displaywerbung im öffentlichen Raum kommt für personalisierte Kundenansprache infrage, denn auch sie wird immer digitaler, vernetzter und responsiver.

Die strategische Planung einer umfassenden Customer Journey sollte diese Touchpoints daher einbeziehen. Dabei sollten CX-Teams berücksichtigen, dass der Verlauf der Customer Journey auch vom verwendeten Gerät abhängt. Ein kleiner Bildschirm auf einem mobilen Gerät etwa verlangt nach kompakteren Inhalten und einem kürzeren Weg zu den wichtigsten Service-Angeboten als die Customer Journey auf einem Desktop-PC.

Blick in die Zukunft

Die Personalisierung der Customer Journey hilft B2B-Unternehmen nicht nur bei der Erfüllung der Kundenwünsche, sondern ebnet ihnen auch den Weg in eine Zukunft, die neue Elemente und Werkzeuge für diese Reise bieten wird. „Schon heute gibt es sprachgesteuerte Angebote und intelligente Shopping-Bots. Diese Optionen werden daher immer stärker zunehmen“, erklärt Carsten Dalquen, Account Director Digital bei Macaw. „KI wird zudem immer besser in der Lage sein, Stimmungen zu erkennen und in natürlicher Sprache mit Kunden zu kommunizieren. Kein Unternehmen mit dem Kunden im Fokus kann es sich leisten, auf Personalisierung zu verzichten – auch mit Blick auf die eigene Zukunft.“

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

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13Jun

By ERP-News

So gelingt flexibles Kundenmanagement auch in der Pandemie

Starre und vor Ort installierte Anwendungen im Kundenmanagement haben spätestens dann ausgedient, wenn Mitarbeiter Corona-bedingt im Homeoffice arbeiten. Dann nämlich sind auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen flexible Lösungen gefragt. Bei der Auswahl des passenden CRM-Systems sind einige Anforderungen zu beachten.

So gelingt flexibles Kundenmanagement auch in der Pandemie

Kundenmanagementsysteme, die auch unter erschwerten Bedingungen produktiv arbeiten, existieren: Client-Server-Protokolle zur Fernsteuerung von Bürorechnern aus dem Homeoffice zum Beispiel. Virtual Private Networks (VPN) sind weniger leistungsfähig. Sie bieten aber immerhin den Zugriff auf Daten und Verzeichnisse im Unternehmensnetz, wenn auch die direkte Ausführung von Anwendungen nicht möglich ist.

Eine dritte, zunehmend häufig auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) genutzte Möglichkeit zur Fernarbeit im CRM-System ist die Public Cloud. Sie kann alleinige Plattform für die Anwendungen und Datenspeicherung sein oder in einem hybriden System mit der Kundenmanagement-Software im firmeneigenen Rechenzentrum zusammenarbeiten. Die Cloud wächst mit ihren Aufgaben. Sie ist also frei nach oben (und unten) skalierbar und technisch immer auf dem neuesten Stand. Im Vergleich zu firmeneigenen IT-Infrastrukturen gilt die Cloud auch längst als sicherer. Anbieter von Public-Cloud-Diensten stecken mehr Geld in die Verbesserung der Sicherheit und schützen ihre Anlagen auch physisch besser vor Angriffen als das in den meisten mittelständischen Unternehmen mit ihren eigenen Rechenzentren möglich ist. Cloud-Dienste zeigen sich meist auch offener für Innovationen in Form neuer Funktionen. Solche Services gehören bei den Anbietern zum Geschäftsmodell, während Unternehmen nach innovativen Lösungen oft nur dann suchen, wenn sie einen Business Case dafür haben. Und weil Nutzer problemlos über webbasierte Anwendungen auf die Cloud zugreifen können, ist sie prinzipiell von jedem internetfähigen Endgerät erreichbar. Mehr Flexibilität geht nicht.

Fragen an das richtige System

Aber wie finden KMUs nun das für sie passende und Cloud-basierte CRM-System? Wer sich auf der grünen Wiese, also ohne Legacy-System, für die Einführung entscheidet, kann auf ein breites Angebot leistungsfähiger Anwendungen zurückgreifen. Jene müssen sich also weniger mit der Technologie beschäftigen, als mit den eigenen Anforderungen. Für ein CRM aus der Cloud sind keine Investitionen und keine Hardware-Installationen im eigenen Rechenzentrum notwendig, auch die Wartung des Systems kann der Cloud-Anbieter übernehmen.

Für mittelständische Unternehmen, die eine Migration in die Cloud von einem bestehenden CRM-System aus planen, also nach dem Brownfield-Ansatz vorgehen, fällt die Antwort etwas differenzierter aus. Hier stehen Flexibilität und Integrationsfähigkeit zusätzlich zu den eigenen Anforderungen im Vordergrund. Grundsätzlich ist die Cloud-CRM in der Lage, sich in eine vorhandene Infrastruktur zu integrieren – über offene Schnittstellen (APIs) und flexible Datenstrukturen. Dann können Unternehmen es einsetzen, um neue Aufgaben und Geschäftsmodelle zu realisieren, während die firmeneigene Legacy-Anwendung weitere Kernaufgaben erledigt.

Im Idealfall ist das Cloud-System auch modular, so dass es sukzessive die Übernahme einzelner Funktionen aus dem bisherigen System ermöglicht. Dann können Unternehmen ihr Altsystem schrittweise und nach Bedarf ablösen und für innovative Funktionen in die Cloud migrieren.

Am Ende entscheidet auch der Preis über die Wahl. Wer auf die flexiblen, verbrauchsabhängigen Kosten einer Cloud-Lösung setzt, belastet seinen IT-Etat nicht über Gebühr. Neben der Skalierbarkeit nach oben, die Lastspitzen leicht abfedert, ist die Skalierbarkeit nach unten auch aus finanzieller Sicht wichtig. Wenn, wie während der Pandemie, beispielsweise viele Ladengeschäfte nur eingeschränkt oder im schlimmsten Falle gar nicht geöffnet haben, wäre es schlicht zu teuer, eine große IT-Infrastruktur am Laufen zu halten.

Gute Datenarbeit ist die Voraussetzung für ein funktionierendes CRM-System

Unabhängig von der Frage nach dem richtigen CRM-System müssen Unternehmen selbst ein paar Vorarbeiten leisten, damit das System produktiv arbeiten kann. Dazu gehört es, die Daten und Prozesse im Kundenmanagement auf Vordermann zu bringen.

Kunden-, aber auch Stamm- und Transaktionsdaten, so sie für das Erfüllen von Kundenwünschen wichtig sind, müssen auf dem aktuellen Stand und konsistent sein, also immer dieselben, stimmigen Angaben enthalten. Kein CRM-System bietet mit inkonsistenten, unvollständigen oder fehlerhaften Daten ein gutes Kundenmanagement.

Zu den Aufgaben im Zuge der Einführung gehört auch die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter. Sie müssen keine Data Scientists für die Arbeit mit dem CRM-System werden. Aber sie sollten für den Umgang mit den neuen Möglichkeiten geschult werden und in der Lage sein, die richtigen Fragen an die Daten zu stellen, um wertvolle Erkenntnisse daraus ableiten zu können: Wie hängen Kundenverhalten und Wetter zusammen? Welche Produkte werden gerne zusammen gekauft? Wo gibt es Nachfragen, aber keine Angebote?

Und, letzter Punkt: Die besondere Situation in der Pandemie verlangt von Unternehmen eine dauerhafte Präsenz bei ihren Kunden, die nicht, wie bisher, an die physische Anwesenheit in Laden oder Büro gekoppelt ist, sondern oft nur über virtuelle Kontakte entsteht. Solche virtuellen Kontakte brauchen moderne Kommunikationstools – Chatprogramme und Tools für Videomeetings zum Beispiel. Diese Tools sollten direkt mit dem CRM-System integrierbar sein, um die größte Wertschöpfung daraus zu ziehen. So hinterlassen die Kundenkontakte wertvolle Datenspuren im System, und die Unternehmen sind so omnipräsent, als wäre Corona gar nicht (mehr) da.

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ERP im Lebensmittelgroßhandel: „Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

12Jun

By ERP-News

ERP im Lebensmittelgroßhandel: „Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

Die Foodbranche ist im Wandel und gerade der Lebensmittelgroßhandel steht vor der Herausforderung, sein Geschäft IT-seitig auf die Anforderungen der digitalen Welt vorzubereiten. Dabei hat die Branche hohe Anforderungen an Dokumentation, transparente Nachweispflichten, Optimierung des Materialeinsatzes, Rückkopplung von Wiegedaten und vieles mehr. Welche ERP-Lösung ist in der Lage, all dies abzubilden und ist trotzdem flexibel genug, auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten? Darüber habe ich mit Norbert Lutz, Geschäftsführer von Lutz Consulting gesprochen. Er hat bereits zahlreiche Lebensmittelgroßhändler bei der Einführung eines passenden ERP-Systems betreut und kennt die Anforderungen und Fallstricke.

ERP im Lebensmittelgroßhandel: „Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

Themenwoche Spezial: Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen mit Gastredakteur Carsten Schröder

Carsten Schröder: Gibt man bei Google „ERP Lebensmittelhandel“ ein, dann werben unzählige ERP-Anbieter mit der perfekt maßgeschneiderten Food-Lösung und unzähligen Funktionen. Ihr habt Expertise in der Betreuung von Großhändlern im Lebensmittelbereich. Was ist besser: eine spezifische Out-of-the-Box-Branchenlösung oder eine flexibles ERP-System mit Standards, die sich an die branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lassen?

Norbert Lutz: Da hast du Recht! So vielfältig der Lebensmittelgroßhandel, so groß ist auch die Spannweite der möglichen Funktionen, die ein ERP-System umfassen kann. Von Preislisten, Tourenplanung und Verpackungseinheitenabrechnung über Partie- und Chargenabrechnung bis hin zur Zerlegekalkulation und mehr ist das Angebot nahezu überwältigend. Wer soll da den Überblick bewahren?

Der Clou liegt in schlanken Prozessen! Denn der Großhandel zeichnet sich eigentlich durch drei zentrale Kernprozesse aus: Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Und genau diese Kernprozesse lassen sich mit schlanken ERP-Systemen bereits im Standard sehr gut abbilden, ohne, dass ihre Anwender von den vielen, überdimensionierten Funktionen und Workflows überfordert werden.

„Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

Wir empfehlen daher: Großhändler sollten sich lieber auf schlanke Standardprozesse fokussieren, die sich an branchenspezifische Anforderungen anpassen lassen, anstatt ein komplexes Systemkoloss einzuführen, das ihre Mitarbeiter durch zu viel Branchenspezifika erschlägt.

Carsten Schröder: Dennoch muss ja gerade der Lebensmittelhandel besonders hohe Qualitätsstandards, Gütesiegel und Anforderung an Rückverfolgbarkeit einhalten. Transparenz ist das A und O. Welche ERP-Funktionalitäten sind für den Lebensmittelgroßhandel essenziell?

Die meisten ERP-Systeme bieten Standardfunktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Stammdaten- und Lagerbestandsverwaltung. Für die Lebensmittelbranche sind darüber hinaus einige weitere Funktionen Pflicht.

Egal, ob ein Großhändler mit Frischware oder Naturkost handelt, einen Gastro-Service bietet oder Lebensmittel importiert – die Verwaltung des Mindesthaltbarkeitsdatums ist für sie alle unerlässlich. Nach dem Prinzip „First expired – First out“ ordnet das ERP-System die Waren nach Verfallsdatum. So können die Mitarbeiter im Lager die Ware nach ihrem Ablaufdatum für den Versand vorbereiten, um Warenverfall und Überschuss zu vermeiden.

Zusätzlich ist es in der Lebensmittelbranche wichtig, verschiedene Chargen zu führen und eine übersichtliche Auflistung der enthaltenen Zutaten zu ermöglichen. Gerade die Bio-Lebensmittelindustrie basiert auf strikten Regelungen, besonders bei Geschmacksverstärkern oder künstlichen Farb- und Aromastoffen. Jeder Großhändler muss nachweisen können, dass er diese Vorgaben erfüllt. Diese Form der Transparenz und Nachvollziehbarkeit sollten ERP-Systeme bieten.

„Die Gewichtsaufschlüsselung ist im Lebensmittelhandel essenziell“

Und zuletzt ist im Lebensmittelhandel die Gewichtsaufschlüsselung essenziell. Eine Salami, eine Aubergine oder Birne wiegt nicht immer gleich viel. Diese Variabilität im Gewicht ist in den EAN-Codes enthalten und muss vom ERP-System entsprechend interpretiert werden.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Carsten Schröder: Deine Softwareagentur Lutz Consulting ist langjähriger Lexware Partner und begleitet die Cloud-ERP lexbizz bereits seit ihren Entwicklungsanfängen. Seit kurzem setzt ihr lexbizz sogar bei euch selbst ein. Warum empfehlt ihr gerade Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz auch für den Lebensmittelgroßhandel?

Norbert Lutz: Zunächst sind wir insgesamt Verfechter von Cloud-Lösungen für den Mittelstand. Bei KMU sind Cloud-ERP-Systeme auf dem Vormarsch, denn sie sind flexibler und anpassbarer als ihre On-premise-Vorgänger oder Konkurrenz. Da man lediglich ein Internetfähiges Device benötigt, um sich ins System einzuwählen, können Unternehmen von überall aus auf die Daten zugreifen. Wie essenziell dieser Umstand für den Geschäftserhalt ist, sehen wir ja ganz aktuell während Corona.

„Cloud-ERP ist flexibel und anpassbar“

Nehmen wir die Cloud-ERP lexbizz als Beispiel, mit der wir bereits sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Die Cloud-Lösung ist insgesamt kostengünstig, da keine Hardware angeschafft und gewartet werden muss. Sie verfügt über schlanke, leicht implementierbare Standardprozesse, die wie eine Art „Schnell-Digitalisierung“ wirken und immense Produktivitätssteigerung mit sich bringen. Und da sie alle Unternehmensbereiche digital miteinander vernetzt und in Echtzeit miteinander synchronisiert, greifen alle Abläufe perfekt ineinander. Das spart Zeit, Kosten und Nerven der Mitarbeiter.

Viele unserer Kunden aus der Lebensmittelbranche profitieren genau von diesen Vorteilen. Einer unserer Kunden, der Fleischwaren an vielfältige Abnehmer verkauft, hat etwa den Corona-bedingten Lockdown genutzt, um sein gesamtes Unternehmen in lexbizz zu überführen. Angefangen von der Auftragsverwaltung über das Bestandsmanagement bis hin zur Warenwirtschaft, die Buchhaltung und den Vertrieb. Dank der einfachen Benutzerführung, der einheitlichen Standardprozesse und hilfreichen Automatisierungen konnte er fünf Mitarbeiter in kürzester Zeit onboarden.

Außerdem profitiert er davon, dass die Cloud-ERP lexbizz nicht nur seine branchenspezifischen Ansprüchen genügt, sondern auch grundsätzlich wichtige Features bietet, die ein erfolgreiches Unternehmen auf Wachstumskurs benötigt: Nämlich Flexibilität in der Auftragserstellung und -abwicklung sowie Kundenzentrierung durch Kaufhistorien und smarte Datenauswertungen, mittels derer das Unternehmen seinen Kunden individuelle Angebote und Rabatte ermöglichen und die Kundenbindung erhöhen kann. Der Kunde profitiert auch von digitalen Vertriebsmodulen, mit denen die Vertriebsmitarbeiter beim Abnehmer vor Ort exzellente Services wie Sofort-Auskünfte, Bestellabwicklungen und vieles mehr bieten können.

Cloud-ERP für den Lebensmittelgroßhandel

Carsten Schröder: lexbizz positioniert sich ja als Standard-Plattform für den Mittelstand. Die besondere Branchenexpertise, die der Lebensmittelgroßhandel benötigt, bietet ihr als Implementierungspartner. Welche Erfahrungen habt ihr hinsichtlich der Anpassung der Standardlösung lexbizz gemacht?

Norbert Lutz: Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass die Cloud-ERP lexbizz sehr gut für den Großhandel geeignet ist. Neben den klassischen Standardfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement und Finanzbuchhaltung sind zusätzlich bereits viele Funktionen enthalten, die ein Lebensmittelgroßhandel benötigt. Damit erfüllt lexbizz die eingangs erwähnten, schlanken Prozesse und bietet gleichzeitig spezielle Branchenfunktionalitäten, die wichtig sind.

Unsere Lebensmittelkunden profitieren im Standard bereits von:

Verschiedenen Artikeleinheiten für Einkauf und Verkauf
Handelseinheiten, d.h. nicht jedes Stück eines Artikels hat das gleiche Gewicht, sondern diese sind variabel
Möglichkeiten, die Unter- und Überlieferungsschwellen aufgrund der Handelseinheiten einzustellen
Chargennummernverwaltung mit Ablauf (MHD)
Barcodeerkennung von EAN13 und GS1
Hinterlegung der verschiedenen Einheiten-Barcodes im Artikel

Dank der flexiblen Cloud-Architektur kann ich als Implementierungspartner sehr leicht Anpassungen vornehmen. Das reicht von individuell benötigen Feldern und Eigenschaften bis hin zu Auswertungen, Dashboards und Berichten.

„Implementierungspartner können Anpassungen vornehmen“

Doch auch komplexere Anforderungen konnten wir mit lexbizz realisieren. Wir haben für einen Lebensmittelgroßhandels-Kunden über die offene API auch eine eigene App erstellt zur Erleichterung des Kommissionierungsprozesses bei unterschiedlichen Warengewichten direkt über den Bestellzettel. Auch diese Anbindung an lexbizz war sehr gut möglich.

Carsten Schröder: Genau diese technologische Offenheit und Anpassbarkeit zeichnet die ERP-Plattform lexbizz aus, denn in unserer schnelllebigen Welt ermöglicht sie es Unternehmen, auf unvorhersehbare Entwicklungen schnell reagieren zu können. Was sind denn aus deiner Sicht wichtige Herausforderungen, die der Lebensmittelgroßhandel auf dem Schirm haben sollte? Und was bedeuten diese für die Unternehmens-IT?

Norbert Lutz: Es mag banal klingen, aber ganz grundsätzlich sehen wir bei unseren Kunden aus der Lebensmittelbranche die Digitalisierung und die Offenheit für die Cloud als zentrale Herausforderungen. Wir haben Kunden, die noch überwiegend mit Word und Excel arbeiten, die ihr Lager mit Papier managen oder auf unzählige isolierte Einzelsoftwarelösungen setzen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung und hier gerade der Cloud-Technologie zu erkennen und ihre Unternehmens-IT zu verändern, ist eine große Herausforderung. Doch als Digitalberater setzen wir genau hier an und begleiten diese Kunden in Richtung Cloud. Die Corona-Krise hat hier durchaus als Katalysator gewirkt, denn standortunabhängiges Arbeiten wurde über Nacht zur Pflicht. Und das geht nun mal einfacher mit Cloud-basierter Unternehmens-IT.

„Neue Kundenbindungsmaßnahmen werden wichtiger“

Direkt damit zusammenhängend merken wir, dass viele Unternehmen im Großhandel sich gerade zum Sprung bereit machen und offen sind für neue Geschäftsmodelle und Services wie etwa Onlinebestellkataloge und B2B-Portale, mit Diversifikation des Verkaufs vor Ort, im Lager oder mit Pop-up-Verkaufswagen an einkaufsstarken Standorten. Auch die Möglichkeiten, über einen mobil perfekt ausgestatteten Vertrieb – vom Auslieferfahrer bis hin zum Vertreter – neue Kundenbindungsmaßnahmen und Services zu bieten, setzen sich durch.

Für diese innovativen Gehversuche benötigen Unternehmen – nicht nur im Lebensmittelgroßhandel, sondern insgesamt – eine Unternehmens-Software, die flexibel mitwächst, ganz einfach neue Services freischaltet und eintretendes Wachstum kosteneffizient managt. Gerade in modernen, Cloud-basierten ERP-Systemen sehen wir diese Anforderungen sehr gut umgesetzt.

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Fünf Tipps für das Remote Working der Zukunft von Zoho

12Jun

By ERP-News

Fünf Tipps für das Remote Working der Zukunft von Zoho

Das Homeoffice hat sich in der Pandemie als Segen erwiesen und wird auch danach ein wichtiges Element der Arbeitsorganisation bleiben. Zoho, ein globales Technologieunternehmen, das die branchenweit umfassendste Suite an Business-Software-Applikationen anbietet, nennt fünf Voraussetzungen, um Remote Working erfolgreich, sicher und effizient in Unternehmen zu implementieren.

Fünf Tipps für das Remote Working der Zukunft

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird eine Mischung aus Büroarbeit und Remote Working sein. Homeoffice wird also seinen festen Platz haben, die Erfahrungen damit während der letzten Monate haben aber auch Schwachstellen bei der technischen Infrastruktur, der Arbeitsorganisation und der Vorbereitung der Mitarbeiter offengelegt. Für Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, sich richtig aufzustellen und aus den meist spontanen Homeoffice-Installationen eine dauerhaft sinnvolle Lösung zu machen. Bei dieser systematischen Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es eine Reihe von Aufgaben zu lösen. Zoho nennt die wichtigsten Handlungsfelder:

1. Technische Ressourcen für Remote Working bereitstellen

Nur mit der richtigen Ausstattung kann das Homeoffice effizient betrieben werden. Viele Firmen und Mitarbeiter haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Anwendungen, wie zum Beispiel Videokonferenz-Apps, abgestürzt sind. Um das zu verhindern, müssen auf der Client-Seite die Mitarbeiter mit leistungsstarken Computern und hochauflösenden Webcams ausgestattet werden. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive vernetzte Zusammenarbeit. Als Flaschenhals haben sich sowohl für die Endgeräte-, als auch für die Server-Seite die Netzwerkverbindungen erwiesen. Viele Unternehmen haben die Anforderungen an die für Remote Working notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt und müssen Bandbreiten und VPN-Verbindungen nachrüsten. Gleiches gilt für die Server-Kapazitäten.

2. Tücken der Komplexität vermeiden

Für Remote Working steht ein reichhaltiges Angebot an Software-Lösungen und -Tools zur Verfügung. Entsprechend groß ist die Verlockung, sich in diesem Pool zu bedienen. Daraus kann sich jedoch rasch ein unübersichtliches Portfolio unterschiedlichster SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) diverser Anbieter für verschiedene Aufgaben, Workflows und Abteilungen entwickeln. Das führt nicht selten zu Schwierigkeiten beim Management und der Interoperabilität der Applikationen. Dazu kommen potenzielle Probleme bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg. Das Speichern von Informationen in unterschiedlichsten Apps erschwert darüber hinaus die Datenanalyse, und dadurch die Entscheidungsfindung auf Management-Ebene.

3. Verständnis für neue Technologien entwickeln

Neue Anwendungsformate wie SaaS- oder Cloud-Lösungen können nur dann sinnvoll ausgewählt und genutzt werden, wenn sie auch verstanden werden. Das gilt insbesondere für die Verantwortlichen und Entscheider. Sie müssen sich mit den spezifischen Unterschieden und den jeweiligen Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Software-as-a-Service, Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen.

4. Schulungen für Mitarbeiter im Remote Working anbieten

Je rascher diese neuen Technologien angewendet werden, desto schneller können sich ihre Vorteile für die Arbeit im Home- und Remote-Office entfalten. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter für Remote Working in Trainings zu schulen, sodass sie neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher einsetzen können. Zur laufenden Unterstützung sollten Online-Ratgeber und Support Hotlines deshalb für selbständiges Lernen und Fragen bereitstehen.

5. Die Sicherheit im Remote Working erhöhen

Diese Trainingsmaßnahmen haben auch positive Auswirkungen auf die Sicherheit. Versierte Anwender sind besser gegen Cyberangriffe geschützt. Für Cyberkriminelle haben deswegen sich mit der raschen Verbreitung von Remote Working neue Angriffsfelder erschlossen. Neben menschlichen Fehlern sind es vor allem ungesicherte Verbindungen und Geräte, die Attacken und Zugriffe auf wertvolle Unternehmensdaten begünstigen. Sicherheitskritisch ist außerdem auch die Auswahl des Service Providers. Security- und Compliance-Vorgaben verbieten häufig, dass Kundendaten für personalisierte Werbung extern gespeichert und genutzt werden. Wichtige, unternehmenskritische Informationen sollten daher in einem eigenen Rechenzentrum vorgehalten werden.

„Wir erleben gerade live das denkbar größte Homeoffice-Experiment“, erklärt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Software-as-a-Service und Cloud-basierte Kommunikations-Tools haben das möglich gemacht. Sie sind auch der Schlüssel für den zukünftigen Mix aus Büro- und Heimarbeit.“

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