Autor: ERP-News

Im digitalen Zeitalter erwarten Kunden exzellente Services. Kleine und mittlere Unternehmen konkurrieren nicht nur untereinander um die Gunst der Kunden, sondern mit globalen Playern wie Amazon und Co. Diese setzen Servicestandards auf Höchstniveau: Echtzeit-Kommunikation, kurze Reaktionszeiten, komplette Transparenz über Bestell-Status, zusätzliche Serviceleistungen, individuelle Beratung. Sowohl im B2B- als auch im B2C-Geschäft geht es längst nicht mehr nur um den Verkauf eines Produkts, sondern es geht um kundenzentrierte, vorausschauende und individuelle Dienstleistungen. Die Lösung bietet eine Kombination aus CRM- und ERP-Software.

CRM meets ERP: Sagen Sie diesen Pain Points den Kampf an!

Als erfahrene Digital-Experten beraten wir kleine und mittlere Unternehmen, wie sie mithilfe digitaler Systeme und Tools genau solche Services anbieten können. Als Spezialist für CRM– und ERP-Systeme haben wir bereits zahlreiche Unternehmen beim Aufbau erfolgreicher, kundenzentrierter Abläufe begleitet. Wir haben daher einige der häufigsten Pain Points im Marketing, Vertrieb und Customer-Relationship-Management (CRM) zusammengetragen und zeigen, wie moderne Cloud-ERP-Systeme diese Probleme zugunsten von verbesserter Customer Experience und kundenzentriertem Vertrieb beheben.

1. Doppelt hält besser? Nicht bei der Datenpflege

Das Problem: Adress- und andere Stammdaten ins ERP-System, Kunden- und Verkaufsaktionen ins CRM. Diese Datentrennung in zwei Systemen ist heutzutage noch in vielen Unternehmen Realität. Wenn Kundenstammdaten, Preislisten, Angebote, Zahlungs- und Liefermodalitäten und Co. in mehreren Systemen aktuell gehalten werden müssen, kann der Aufwand enorm sein. Gerade im vertrieblichen Außendienst kann das zu Doppelarbeit führen. Nutzt der Vertrieb bei der Auftragsabwicklung ein CRM-System, welches keine Anbindung an ein ERP-System hat, muss der Mitarbeiter nach Vertragsabschluss alle Informationen an Fertigung, Buchhaltung, Logistik, Controlling etc. weitergeben. Neben massiver Ineffizienz sind die Gefahr von Eingabefehlern und veralteten oder abweichenden Daten weitere Risikofaktoren für Unternehmen. Und diese sind vermeidbar.

Die Lösung: Besser ist es daher, wenn sämtliche Daten von Anfang an in einer zentralen Datenbank zusammenlaufen. Gerade moderne Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz fungieren als Single Point of Truth. Denn sie sind so konzipiert, dass sie unterschiedliche Datenquellen und -formate aus allen Unternehmensbereichen integrieren und sinnvoll aufbereiten. Das hat Vorteile für Marketing und Vertrieb: Wenn das CRM-System mit dem ERP-System verbunden ist, werden Kundenaufträge direkt an die weiteren Abteilungen übergeben und die Leistungserbringung findet schneller statt. So sind alle Teilprozesse miteinander verzahnt, in Echtzeit synchronisiert und Informationssilos Teil der Vergangenheit!

2. Unzeitgemäßer Customer Service: „Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an!“

Das Problem: Jeder Kontaktpunkt zählt! In Zeiten der Digitalisierung werden die Ansprüche an den Kundenservice und die Kundenkommunikation immer höher. Anfragen gehen ein, wann der Kunde dies wünscht und nicht innerhalb vorgeschriebener Geschäftszeiten. Jeder Bestellschritt muss daher einsehbar, jede Produkt-Rückfrage schnell beantwortet sein. Und läuft etwas schief, werden Negativerfahrungen schnell einmal bei Google Business oder auf der Unternehmensseite bei Facebook hinterlassen.

Die Lösung: Schneller und individueller Kundenservice lässt sich mit dem richtigen ERP-System ganz einfach umsetzen. Gerade mit Cloud-ERP-Systemen wie lexbizz, die bereits über ein integriertes CRM-Modul verfügen, stehen sämtliche Kundeninformationen in allen relevanten Programmbereichen zur Verfügung. Jede Interaktion mit dem Kunden lässt sich zudem überblicken, jeder Mitarbeiter hat direkten Zugriff auf alle Angebote, Rechnungen und Supportfälle.

Kombiniert man diesen 360-Grad-Blick zusätzlich mit einer Hubspot-Integration, wird der Service noch individueller und schneller. Denn das leistungsstarke CRM-System Hubspot ermöglicht die Erstellung automatisierter Workflows, die auf Kundenanfragen – seien es E-Mails, Bestellformulare oder Supporttickets – mit vorgefertigten, personalisierten und automatischen Nachrichten reagieren. So erhalten Kunden auch ohne großen personellen Aufwand eine Rundumbetreuung – zu jeder Tages- und Nachtzeit!

3. Ineffiziente Kundenbetreuung: „Das habe ich doch schon Ihrem Kollegen gesagt“

Das Problem: Kennen Sie das? Wenn kundenseitig Sätze fallen wie „Das habe ich doch schon Ihrem Kollegen gesagt“, dann ist die positive Wahrnehmung des Unternehmens schon in Schieflage. Unabgestimmte Kundenkontakte kosten Zeit und Nerven – Ihre und die des Kunden. Das gilt besonders, wenn Marketing und Vertrieb nicht reibungslos zusammenarbeiten. Häufig ist dies der Fall, wenn Kundeninformationen in Dokumenten, beispielsweise in Excel, in die unterschiedlichen Abteilungen wandern oder zahlreiche Softwarelösungen im Einsatz sind, die ohne Synchronisation nebeneinander herlaufen.

Die Lösung: Ein gutes CRM–Modul innerhalb eines Cloud-ERP-Systems wie lexbizz nutzt vor allem Marketing und Vertrieb, um im Kundenservice optimiert zusammenarbeiten. Datenmengen werden dabei in einem zentralen System gesammelt, für die jeweiligen Abteilungen strukturiert und auf eine einheitliche Basis gebracht. Dank der Cloud-Architektur kann zudem von überall auf Informationen zugegriffen werden, die stets aktuell sind. So weiß das Vertriebsteam immer, was das Team im Marketing bereits erledigt hat und welche Vereinbarungen getroffen wurden. Die Folge: Eine positive Customer Experience, weniger Ineffizienz auf Seiten der Mitarbeiter und wertvolle Daten, die für neue Umsatzpotenziale eingesetzt werden können.

4. Außendienst im Blindflug: Fehlende Informationen vor Ort könnten den Deal kosten

Das Problem: Der Vertrieb im Außendienst ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Unternehmen und Kunden. Er pflegt Kundenbeziehungen, löst Probleme und verkauft Produkte. Doch viele Unternehmen statten ihre Vertriebsmitarbeiter nicht mit den wichtigen Informationen aus: Ist ein Produkt im Lager vorrätig? Wie lange dauern Nachbestellung und Lieferung? Welche Rabatte wurden dem Kunden in der Vergangenheit gewährt oder versprochen? Und hat dieser die Rechnung der letzten Aufträge bereits bezahlt? Wenn Vertriebsmitarbeiter nicht über die verkaufsrelevanten Hintergründe im Bilde sind, verspielen Unternehmen wertvolle Verkaufschancen.

Die Lösung: Mit einer Cloud-ERP hat der Vertrieb die Möglichkeit, via Smartphone oder Tablett ins System einzuloggen und minutenaktuelle Unternehmens- und Produktinformationen im Kundenkontakt miteinfließen zu lassen. So kann er auf genaue Produktwünsche der Kunden eingehen, denn er hat alle Lagerbestände, Sortimente, Lieferzeiten und mehr parat, um alle Möglichkeiten und Abhängigkeiten mit den Kunden sofort zu besprechen, wie zum Beispiel Liefertermine, Preise oder bisherige Rabatte. Außerdem kann er direkt vor Ort Angebote verfassen und auslösen – die Durchlaufzeiten verkürzen sich enorm. Und die Kunden sind rundum und professionell betreut.

5. Was ich nicht weiß…! Verkaufschancen, Cross- und Upselling-Potenziale werden nicht genutzt

Das Problem: Bestandskunden zufrieden stellen ist ein wichtiger Teil des Customer-Relationship-Managements. Doch um die Kundenbindung zu erhöhen, neue Services zu bieten und neue Umsatzpotenziale zu erschließen, braucht es mehr als den Überblick über den aktuellen Vertragsstatus. Wie aber lassen sich solche Umsatzpotenziale aufdecken?

Die Lösung: Für Unternehmen, die Kontakte mit Kunden pflegen, helfen Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz. Jeder Kontakt wird im System gespeichert und kann neue Informationen liefern, um Vertriebsaktivitäten besser zu planen und zu steuern. Echtzeit-Reportings und Analysen helfen dabei, das Hintergrundwissen zu den Kunden zu stärken, Marketingkampagnen zielgenauer aufzusetzen und attraktive Angebote auf Basis der Kundenhistorien zu erstellen. Auch lassen sich neue Services entwickeln, etwa wenn ein Kunde eine Maschine gekauft hat, bei der nach drei Jahren erste Verschleißerscheinungen auftreten. Nach Ablauf der drei Jahre kann der Vertrieb dem Kunden rechtzeitig einen Wartungstermin anbieten. Das richtige Timing ist dabei wichtig für vorausschauende Angebote und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit. Dank des 360-Grad-Blicks auf den Kunden und Services lassen Unternehmen diese Chancen nicht mehr verstreichen.

Unser Fazit: ERP aus der Cloud und CRM ermöglichen eine zeitgemäße Customer Experience

Der Schlüssel für eine kundenzentrierte Organisation im Marketing und Vertrieb liegt in der Unternehmens-IT. Leistungsstarke ERP-Systeme mit vollintegriertem CRM helfen dabei, Abläufe zu optimieren und neue Umsatzpotenziale zu erschließen. Sie verzahnen zudem Prozesse, verhindern Datensilos, verbessern die Zusammenarbeit, automatisieren Abläufe und ermöglichen durch ihre Datenanalysen smarte Vorhersagen und die Offenlegung von Verkaufspotenzialen. So können auch kleine und mittlere Unternehmen in ihrer Nische exzellente Kauf- und Serviceerlebnisse schaffen, mit denen sie zur echten Konkurrenz gegen ihre großen Wettbewerber werden.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Der Anteil des Onlinehandels am Einzelhandelsumsatz steigt seit Jahren kontinuierlich. Und auch im B2B-Segment steigt der Druck, Produkte und Lösungen digital zu vertreiben. Viele Unternehmen streben nach neuen, digitalen Geschäftsmodellen und kommen zu uns, um sich beim Aufbau eines erfolgreichen E-Commerce-Business beraten und begleiten zu lassen. Dies geht meist mit einem konsequenten Umbau der bisherigen Strukturen und Prozesse im Unternehmen einher. Denn Erfolg im Onlinehandel bedeutet vor allem eines: Maximale Kundenzentrierung!

E-Commerce und Cloud-ERP: Erfolgreich wachsen im Onlinehandel

Wir kennen es alle aus unserem eigenen Alltagskonsum: Customer Experiences wie bei Amazon, On-demand-Einkäufe auf vielfältigen Kanälen, Echtzeittracking der Lieferung, flexible Retouren. Wenn Unternehmen es schaffen, all ihre Verkaufskanäle und -aktivitäten datenbasiert auf den Kunden auszurichten, stehen sie vor enormen Geschäftspotenzialen. Vorausgesetzt, die systemische Infrastruktur spielt mit.

Gerade E-Commerce und ERP bilden für komplexe Geschäftsszenarien ein unschlagbares Duo, das Unternehmen Produktivitätssteigerung und neue Geschäftsmodelle ermöglicht. Mit einer ERP-Lösung, die alle Möglichkeiten des E-Commerce und Multichannel durch integrierte Anwendungen in sich vereint, erschließen Unternehmen neue Geschäftspotenziale. Auch und besonders, wenn sie international expandieren wollen.

Als Agentur für integrierte, digitale Lösungen rund um E-Commerce, Handel, Dienstleistung und Produktion unterstützen wir mittelständische Unternehmen deutschlandweit bei der Umsetzung ihrer Projekte. Neben der Projektbetreuung und Strategieberatung führen wir zudem auch ERP-Implementierungen durch. An einem konkreten Kunden-Case lassen sich die Vorteile einer Cloud-ERP mit integrierter E-Commerce-Lösung besonders gut verdeutlichen.

Cloud-ERP als Wachstumsmotor: Internationale Skalierung aus einem System heraus

Anfang 2021 haben wir den Großhändler PPI erfolgreich bei der Einführung der Cloud-ERP lexbizz unterstützt. Das rasant wachsende Unternehmen vertreibt unterschiedliche Produkte weltweit – von Hundefutter über Whiskey bis hin zu Mode. Das Unternehmen ist sowohl im B2C- als auch B2B- und D2C-Geschäft tätig. Mit eigener Produktion, Abfüllanlage, Zolllager und einem Logistikzentrum sind die Unternehmensprozesse komplex. Auch kommen immer mehr neue Standorte dazu, etwa in Irland, den USA oder Australien.

Angesichts dieses Wachstumskurses stieß das Unternehmen zusehends an Grenzen: Viele Geschäftsprozesse wurden noch auf Basis von Word und Excel gemanagt, zusätzlich existierten unterschiedliche Einzellösungen. Echtzeit-Überblick über alle Warenbestände, Bestellungen und Verkaufskanäle? Fehlanzeige! Es wurde Zeit für eine Unternehmens-IT, die alle Geschäftsprozesse abbildet, miteinander verknüpft und flexibel skaliert. Denn PPI will weiterwachsen!

Komplexe Verkaufsszenarien aus einem System heraus steuern

Mit der Cloud-ERP lexbizz fanden wir daher genau die passende Lösung für PPI. Als Cloud-ERP-Plattform umfasst die Lösung alle relevanten Unternehmensprozesse in der Cloud.  Dank der offenen Schnittstellenarchitektur bietet lexbizz gleichzeitig die Möglichkeit, neue Verkaufskanäle und Services via Rest API ins System zu integrieren.

Zu Beginn des ERP-Projekts standen wir vor der Herausforderung, vier einzeln betreute Onlineshops, zwei Marktplätze, ein externes Tool für die Belegerfassung und Rechtevergabe sowie eine Vielzahl von Excel-Lösungen für das Artikelmanagement und verschiedene Buchhaltungs-Lösungen für die steuerliche Darstellung in verschiedenen europäischen Ländern in einem einzigen System zu konsolidieren. Ein umfangreiches Projekt, das Pandemie-bedingt vollständig remote ablief.

Durch das Engagement aller Beteiligten bei PPI, klare Projektabläufe und die flexibel anpassbaren Strukturen der Cloud-ERP lexbizz sind fünf von insgesamt 14 Firmen der Unternehmensgruppe in wenigen Monaten live gegangen. Weitere folgen sukzessive. lexbizz ermöglicht nun die Steuerung aller Online-Shops und Marktplätze aus einem zentralen System heraus. Möglich wird dies durch die offene API-Struktur: Über eine eigens programmierte Schnittstelle binden wir alle Verkaufskanäle und  externe Prozesse an. Auch einen Fulfillment-Dienstleister konnten wir zudem über die selbst programmierte Lösung anbinden.

Hilfreiche Automatisierung: Arbeitserleichterung und Überblick im Unternehmensalltag

Für wichtige Prozesserleichterungen sorgen die Automatisierungen im System: Der Großteil der internen Auftragsabwicklung erfolgt über die internen Automatisierungsprozesse innerhalb der Cloud-ERP. So behalten die Mitarbeiter stets den Überblick über die Auftragslage. Durch die automatische Nachschubsteuerung laufen die Lager zudem niemals leer und die Zahlungen für Aufträge, die in den Online-Shops und den Marktplätzen generiert werden, werden automatisch angelegt und ausgebucht.

Ein solch komplexes E-Commerce-Business wäre ohne ein ERP-System, das alle Lagerbestände sowie die Bestelleingänge über alle Kanäle hinweg in Echtzeit synchronisiert und die Zahlungen mit den richtigen Steuersätzen automatisiert in der Buchhaltung integriert, niemals denkbar. Als zentrale Unternehmensplattform haben die Mitarbeiter von PPI ihre zahlreichen Verkaufskanäle, ihr vielfältiges Sortiment und internationale Herstellungs- und Absatzmärkte im Griff!

Fazit: Mit E-Commerce und Cloud-ERP überzeugen

Es sind Erfolgsgeschichten wie diese, die uns zum überzeugten Verfechter integrierter ERP-Lösungen für den E-Commerce machen. Mit einer flexibel mitwachsenden Cloud-Plattform können sich Unternehmen vollends auf ihren Unternehmenswachstum fokussieren – dank des ERP-Systems im Rücken sind sie für alle Herausforderungen und Chancen gewappnet.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Im letzten Jahr hat die Corona-Krise das Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse ganz oben auf die Agenda vieler Unternehmen katapultiert. Die Pflicht zu Homeoffice und der Diversifizierungsschub im Verkauf treiben zahlreiche Betriebe in die Cloud. Um die digitale Transformation im Unternehmen zu starten, erkennt besonders der kleinere Mittelstand verstärkt die Vorteile moderner Cloud-ERP-Systeme.

ERP-Projekte hatten lange den Ruf, langwierig, ausufernd und teuer zu sein. Fortschrittliche Cloud-ERP-Lösungen räumen dank ihrer vergleichsweise einfachen Implementierung mit diesen Mythen auf. Als unabhängiges Software- und Beratungshaus begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und der strategischen Neuausrichtung ihres Business. Dabei sehen wir immer mehr, wie moderne ERP-Systeme aus der Cloud eine Art „Kickstart für die Digitalisierung“ ermöglichen. Denn mit ihren oftmals monolithischen On-premise-Vorgängern haben diese schlanken, flexiblen und skalierbaren Cloud-Lösungen nichts mehr gemein.

Vorteile von Cloud-ERP: Schnelle Implementierung sorgt für große Wirkung im Unternehmensalltag

Gerade für KMU mit wenig finanziellen Ressourcen und eher geringem IT-Knowhow bieten Cloud-ERP-Systeme einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung. Aufgrund der Cloud-Architektur existieren keinerlei besondere Hardware-Anforderungen. Da keine Server angeschafft werden müssen, entfallen immense Kosten, die oftmals bis in den fünfstelligen Bereich steigen konnten. Dank ihrer breiten Kompatibilität sind sie für alle Endgeräte geeignet und funktionieren sowohl auf PCs, Laptops und Mac-Books sowie als mobile Apps auch auf allen Smartphones. Ein internetfähiges Device genügt, um sich ins Cloud-System einzuloggen und jederzeit standort-unabhängig Zugriff auf Unternehmensdaten in Echtzeit zu haben. Gerade jetzt, da Mitarbeiter flächendeckend im Homeoffice arbeiten, ist diese technische Barrierefreiheit essenziell für den Geschäftserhalt.

Cloud-ERP-Systeme bieten außerdem den Vorteil, dass sie bestehende, oftmals über Jahre gewachsene Unternehmensabläufe mit hoher Fehleranfälligkeit und Ineffizienz standardisieren und harmonisieren. In unseren Einführungsprojekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Geschäftsprozesse sehr schnell eingerichtet und im Unternehmensalltag wirksam sind. Bereits nach einer Basisimplementierung können neue Funktionalitäten und Module integriert werden. Schrittweise können Mitarbeiter zudem am Implementierungsprozess mitwirken und abgeschlossene Meilensteine in ihre eigene Verantwortung übernehmen. Dank eines Testsystems können sie sich außerdem an den Umgang mit dem System gewöhnen, sodass der Live-Betrieb schnell und effizient funktioniert. Und oftmals überzeugen Cloud-ERP-Lösungen durch ihre moderne Benutzerführung, die das Arbeiten intuitiv und einfach macht und die Eingewöhnungszeit geringhält.

Praxisbeispiele: Mehr Effizienz dank Best-Practice-Workflows und Prozessautomatisierung

Eine große Chance für mittelständische Unternehmen bieten ERP-Systeme wie die Cloud-ERP lexbizz aus dem Hause Lexware. Technologisch basiert lexbizz auf der modernen Cloud-ERP Acumatica, der global am schnellsten wachsenden Cloud-ERP aus den USA. Ihre Prozesse sind bereits tausendfach bei kleinen und mittelständischen Unternehmen weltweit im Einsatz. So verbessert lexbizz mit seinen Standard- und Best-Practice-Workflows die Datenverfügbarkeit und Kommunikation im Unternehmen und reduziert Arbeitsschritte und Bearbeitungszeiten. Anhand konkreter Praxisbeispiele unserer Kunden möchte ich diese Produktivitätssteigerung verdeutlichen.

lexbizz Use Case 1: Neukundengewinnung mit Customer-Relationship-Management

Nehmen wir das Beispiel der strategischen Neukunden-Gewinnung. Einer unserer Kunden aus der IT-Branche nutzt hierfür das CRM-Modul von lexbizz. Adresslisten von potenziellen Interessenten werden so schnell ins System importiert, das Call Center hat Zugriff auf die Daten und übernimmt telefonisch eine Vorqualifikation. Die Informationen aus den Gesprächen werden dann in den Kontakten im CRM hinterlegt. Aufgaben und Aktivitäten können an die jeweils zuständigen Kollegen des Vertriebsteam vergeben werden. Es entstehen keine zudem Informationslücken und Verzögerungen. Dank übersichtlicher Dashboards, die alle Aktivitäten anzeigen, hat die Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über die Auftragslage. So kann sie auf Basis von Echtzeitdaten und intelligenten Prognosen die Teamressourcen planen und steuern. Über zahlreiche Unternehmensbereiche hinweg funktioniert die Zusammenarbeit dank der Cloud-ERP reibungslos und effizient, sodass Zeit und Kosten gespart werden und sich das Geschäft kontinuierlich ausbauen lässt.

lexbizz Use Case 2: Standard-Workflows sorgen im Projektcontrolling für Effizienz

Ein weiterer Kunde, der ein Landwirtschaftsunternehmen führt, nutzt das Projektcontrolling von lexbizz im Zuge seiner Projekte im Anlagenbau. Für maximale Effizienz sorgt ein einzelner Workflow, der alle Abläufe vom Angebot bis zur Projektabrechnung standardisiert – und das für verschiedenartige Projekttypen. Projekteigenschaften, definierte Zahlungsmodalitäten, projektbasierte Dateiablage sowie die Integration der Warenwirtschaft und unterschiedlicher Projekttransaktionen verschaffen dem Kunden jederzeit einen Überblick über den Stand der einzelnen Projekte – sowohl prozessual als auch finanziell. Dass alle Aktivitäten und Aufgaben je Projekt zentral gesammelt sind, ist ein weiteres i-Tüpfelchen.

Durchstarten mit Cloud-ERP: Start-up implementiert lexbizz in 6 Wochen

Besonders deutlich lassen sich die Vorteile der in lexbizz enthaltenen Standardprozesse bei der Einführung des ERP-Systems beim Start-up IoTmaxx GmbH erkennen. Der Anbieter für Internet of Things-Technologie startete im Mai 2020 mit seinem Geschäftsbetrieb. Für den Geschäftsführer Christian Lelonek stand von Anfang an fest, dass er nur mit einer leistungsfähigen All-in-One-Plattform arbeiten wolle. Die Entscheidung fiel auf lexbizz.

Einer der Vorzüge des Startups kam bei der Einführung des ERP-Systems klar zum Tragen. Es gab noch keine eingefahrenen Prozesse, keine „Das haben wir schon immer so gemacht“-Vorgangsweisen. Aufgrund dieser Tatsache konnten und sollten die standardisierten Prozesse aus lexbizz übernommen werden.

„Wir profitieren durch die Standardprozesse von den Erfahrungen Tausender Betriebe vor uns. Dies ist ein enormer Gewinn für ein Unternehmen, welches neu am Markt ist. Außerdem haben wir auf diese Weise keine Zeit mit der Definition von Abläufen verloren, sondern konnten direkt starten“, beschreibt Geschäftsführer Christian Lelonek die Vorteile für sein Unternehmen.

Im Vergleich zu großen Konzernen, bei denen der Umstieg auf ein neues System teilweise über Jahre vollzogen werden muss, konnte IoTmaxx innerhalb von wenigen Wochen mit der Cloud-ERP arbeiten. Möglich gemacht wurde dies, zusätzlichen zu den vordefinierten Strukturen des Systems, durch gute Abstimmung zwischen dem Kunden und uns als Implementierungspartner: Hand in Hand wurde an der schnellen Implementierung gearbeitet und Schulungen an einem Testsystem durchgeführt.

Unser Fazit als langjähriger Digitalisierungsbegleiter für mittelständische Unternehmen: Cloud-ERP-Systeme sind für Betriebe eine geeignete Möglichkeit, effizient zu arbeiten und sich auf den Ausbau des Geschäfts zu fokussieren. Einfach implementiert, vergleichsweise kostengünstig und einfach skalierbar sind sie Kickstart-Hilfe und Wachstumsmotor zugleich.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Im Rahmen unserer Kampagne zu Datenqualität hat unser Gast-Redakteur Andreas Brüggenthies von human IT, Experte für datengetriebene Projekte, mit verschiedenen Experten gesprochen. Dario Waechter, Head of Data & Analytics bei atlantis dx betont die Wichtigkeit eines vertrauensvollen Einstiegs. Mit einem Proof of Concept steigen Sie optimal in datengetriebene Projekte ein.

Welchen Einfluss hat Datenqualität heute auf den Unternehmenserfolg?

Die Datenqualität wirkt sich ganz erheblich auf den Unternehmenserfolg aus. In Zeiten von Big Data geht ohne Daten im wahrsten Sinne des Wortes nichts mehr. Darum müssen Unternehmen zwangsläufig eine gewisse Datenkultur etablieren – sofern noch nicht geschehen. Dabei bilden qualitativ hochwertige Daten nicht nur die Voraussetzung für effiziente End-to-End-Prozesse. Sie sind auch für die Entscheidungsfindung unabdingbar. Denn viele Beschlüsse beruhen nicht mehr auf persönlichen Einschätzungen und der Abwägung von Argumenten, sondern auf datenbasierten Auswertungen. Und Unternehmen können nur dann belastbare Entscheidungen treffen, wenn sie sich auf die Richtigkeit, Konsistenz und Aktualität ihrer Daten verlassen können – und zwar systemübergreifend. Aus diesem Grund ist ein professionelles Datenmanagement Pflicht. Dabei geht es darum, Probleme im Hinblick auf die Datenqualität nicht nur zu erkennen und zu beheben, sondern auch die Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen. Daten müssen im richtigen Kanal im richtigen Format zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Qualität bereitstehen.

Wie steigen Sie in datengetriebene Projekte ein und schaffen einen vertrauensvollen Start?

Da die Ausgangssituation immer verschieden ist, achten wir auf die individuellen Voraussetzungen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Wenn es ans konkrete Doing geht, hat sich ein Vorgehen bewährt: Klein starten und schnelle Quick Wins erzielen. Hierfür setzen wir uns mit unserem Kunden zusammen und definieren zunächst das ganz große globale Ziel. Für einen guten Einstieg bietet es sich an, einen überschaubaren Use Case auszuwählen und einen Proof of Concept zu erarbeiten und umzusetzen, also den jeweiligen Prozess komplett durchzuspielen. Ein Beispiel könnte sein, einen BI-Prozess zu modellieren – mit dem Ziel, einen bestimmten Report zu erstellen. Im Proof of Concept würden wir definieren, was es für die Erstellung des Reports braucht, also welche Daten aus welchen Quellen in welchem Format vorliegen müssen und wie sie aufzubereiten sind. Das Ergebnis wäre ein auf dieser Basis automatisch generierter Report. Dieses Vorgehen lässt sich im Projektverlauf auf weitere, auch komplexere Prozesse übertragen.

Schnell ein Ergebnis zu präsentieren, ist wichtig, um die Mitarbeiter, die nicht am Projekt beteiligt sind, von Anfang an ins Boot zu holen. Doch auch das Management will überzeugt sein. Um Geschäftsabläufe von hinten neu aufzusetzen – beginnend mit einem Check und der Verbesserung der Datenqualität – und Datenflüsse neu zu definieren, braucht es zwingend den Rückhalt des Managements. Und das sichert man sich am einfachsten mit schnellen, überzeugenden Ersterfolgen.

Wie kommunizieren Sie plakativ mit Ihren Kunden über Daten und Ziele?

Hier ist Transparenz sehr wichtig – eben, weil die Ergebnisse unserer Arbeit oftmals auf den ersten Blick nicht erkennbar sind. Prozesse neu aufzusetzen und dafür die nötigen Daten konsistent und aktuell bereitzustellen, ist die eigentliche Königsdisziplin. Darum suchen wir stets den Dialog mit unserem Kunden, wir beraten ihn proaktiv und beziehen von Beginn an alle relevanten Stakeholder ein. Denn Probleme mit der Datenqualität gibt es immer und überall. Das zielführend anzusprechen, ist nicht ganz leicht, weil sich die verantwortlichen Mitarbeiter im Zweifel persönlich angegriffen fühlen. Darum braucht es einiges an Fingerspitzengefühl. Ist das Bewusstsein für den Wert einer hohen Datenqualität erst einmal geschaffen, finden sich in den allermeisten Fällen praktikable Lösungen. Schließlich gibt es etliche Systeme, etwa die CRM-Lösungen bestimmter Anbieter, die Unternehmen dabei unterstützen, Daten sauber zu erfassen und zu organisieren.

Wie kommen Sie zu einer vollständigen, validen Einschätzung der Ausgangsdaten für das Projekt?

Neben dem ersten Proof of Concept sind auch gemeinsame Workshops unverzichtbar. Dabei lernen wir die Daten und Systeme unseres Kunden kennen und verschaffen uns einen Überblick über die jeweilige IT-Systemlandschaft. Übrigens ist es keine Seltenheit, dass die in Datenprojekte involvierten Mitarbeiter selbst nicht wissen, welche Systeme in welchen Abteilungen zum Einsatz kommen. Auch für sie ist es wichtig, zunächst die eigene Ausgangslage kennenzulernen. Im zweiten Schritt ist zu entscheiden, welche neuen Systeme einzuführen und wie sie in die vorhandene IT-Infrastruktur zu integrieren sind. Dabei ist ein Datenkatalog, in dem definiert ist, welche Daten in welchem Format in welchem System liegen (sollen), ein wertvolles Hilfsmittel. Die sich daraus ergebende Roadmap setzen wir dann Schritt für Schritt um.

Welche Funktionen wünschen Sie von Software zur Verbesserung von Datenqualität?

Hier möchte ich gern beim Beispiel CRM bleiben. Auch wenn es bereits Ansätze gibt, ist das Potenzial von künstlicher Intelligenz und Machine Learning bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Anstatt fehlerhafte Datensätze manuell zu bereinigen – und damit wieder menschliche Fehler zu riskieren –, wäre es sinnvoll, diese zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe zu automatisieren. Eine in das CRM-System integrierte KI-Komponente könnte nicht nur Tipp- und Rechtschreibfehler, sondern auch gewisse Muster beziehungsweise auffällige Anomalien in Datensätzen erkennen und dann – je nach Trainingsstand – entweder Verbesserungsvorschläge machen oder den entsprechenden Datensatz selbst bereinigen. Daneben ist es eine gute Idee, Auswertungen zu visualisieren, um in zig Tausenden Datensätzen verborgene Ungereimtheiten optisch zu erkennen.

Hierfür nutzen wir jene Tools, die wir ebenso unseren Kunden empfehlen: Wir verwenden Tableau, um Daten zu visualisieren. Talend kommt zum Einsatz, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und für die Bereitstellung aufzubereiten. Und SugarCRM ist das Tool, mit dem wir unser eigenes Kundenbeziehungsmanagement organisieren. Entsprechende KI-Komponente out-of-the-box würden wir sehr begrüßen.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Auf dem Markt gibt es eine große Anzahl an verfügbaren Systemlösungen für eine Vielzahl von Prozessen. Was auch immer Ihr Unternehmen ist, es gibt wahrscheinlich bereits ein System, das die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche erfüllt. Eine Lösung, die von Unternehmen aller Größenordnungen gerne gekauft wird, ist ERP-Software. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Aber was genau bedeutet dieser Begriff, und wie funktioniert ein ERP-System? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ERP ist und wie es funktioniert, welche grundlegenden Funktionen das System hat, wie es installiert und implementiert wird, mit Einblicken von Branchenvordenkern.

Wie funktioniert ein ERP System?

Was ist ein ERP-System? Zwei der wichtigsten Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg sind Effizienz und Rentabilität. Sie wollen die notwendigen und gewinnbringenden Prozesse Ihres Unternehmens so effizient wie möglich durchführen.

Dabei müssen Sie Ihr Endergebnis maximieren und gleichzeitig die Gemeinkosten auf ein Minimum beschränken.

Um dieses Maß an Effizienz und Rentabilität zu erreichen, muss ein Unternehmen seine Strategie für die Verwaltung von Geschäftsabläufen skalieren und eine ausgefeiltere, automatisierte Sichtbarkeit und Messung der Abläufe einbeziehen.

Diese Denkweise führt zu einer besseren allgemeinen Entscheidungsfindung.

Ein ERP-System bietet eine Software zur Verwaltung von Geschäftsabläufen, die es einem Unternehmen ermöglicht, diese Ebene der Managementproduktivität zu erreichen.

Was bedeutet ERP?

In der Wirtschaft steht ERP für Enterprise Resource Planning.

Es ist ein gemeinsamer Datenbankansatz zur Verwaltung der vielen beweglichen Teile eines Unternehmens. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, eine breitere Perspektive zu erreichen.

ERP ermöglicht es Ihnen, ein umfassenderes Bild davon zu erhalten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und die Möglichkeit, alle individuellen Berichte, die von den verschiedenen Geschäftsprozessen erstellt werden, in derselben Software zu verwalten.

Diese Prozesse umfassen Dinge wie:

• Vertrieb
• Personalwesen
• Lager/Inventar
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Einkauf/Finanzen
• E-Commerce
• Und mehr…

Was macht ein ERP?

Der Zweck eines ERP-Systems ist es, die Effizienz (und damit die Rentabilität) zu steigern, indem es den Einsatz von Unternehmensressourcen verbessert, egal ob diese Ressourcen Zeit, Geld, Personal oder etwas anderes sind. Wenn Sie den Einsatz von Ressourcen reduzieren können, ohne die Qualität/Leistung zu beeinträchtigen, dann können Sie Ihr Unternehmen effizienter und angemessener entwickeln. ERP-Software kombiniert eine Reihe von verschiedenen Berichten und Metriken über verschiedene Abteilungen hinweg in derselben Umgebung. Das macht es einfacher, einen vollständigen Überblick über die Vorgänge und die Verwendung der Ressourcen zu erhalten.

Aus diesem Blickwinkel des Unternehmens lassen sich wichtige Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Prozesse verbessert oder Ressourcen besser eingesetzt werden können, um ein höheres Wachstum zu erzielen. Ohne ein ERP-System und die richtige Planung, wie die Ressourcen ausgegeben werden sollten, um das Wachstum und das Endergebnis zu maximieren, ist es viel einfacher, Ressourcen in Taktiken zu investieren, die nicht erfolgreich sind.

Umgekehrt ermöglicht eine hervorragende ERP-Softwareplattform einem Unternehmen, Ressourcen von leistungsschwachen Taktiken weg und in solche zu investieren, die gute Erträge erwirtschaften. Ein ERP-System macht es auch schneller, die gewünschten Informationen oder Berichte zu finden, weil alles am selben Ort ist. Sie müssen sich nicht mehr durch Tabellenkalkulationen wühlen oder verschiedene Geschäftsanwendungen durchsuchen, um die benötigten Daten zu finden; sie sind alle verfügbar und direkt über die ERP-Schnittstelle zugänglich.

Was sind die Vorteile eines ERP-Systems?

Die offensichtliche Antwort auf diese Frage ist, dass ein ERP-System die Effizienz und Rentabilität steigert, wie bereits erwähnt.

Wenn man etwas tiefer in die Materie einsteigt, wie ERP-Software diese übergreifenden Ziele erreicht, entdeckt man eine Reihe weiterer Vorteile dieser Ressourcenmanagement-Plattform.

Ein ERP-System kann:

• Ihre Gemeinkosten reduzieren, indem es eine Reihe von Geschäftswerkzeugen und Anwendungen in einem System zusammenfasst
• Einzelne Abläufe/Abteilungen (Lager, Buchhaltung, Personalwesen usw.) schneller arbeiten lassen
• bestimmte Prozesse automatisieren, die sonst Arbeitskräfte erfordern würden
• Verbessern Sie die Analyse von Geschäftsdaten für bessere, genauere und umsetzbare Erkenntnisse
• Positive Beeinflussung der Kundenbeziehungen durch eine insgesamt schnellere und effizientere Arbeitsweise
• Sie können sich auf die Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren, die am besten zu Ihren aktuellen Zielen und Bedürfnissen passen.

Abgesehen von diesen Vorteilen ist auch die Benutzerfreundlichkeit zu erwähnen, die ein EPR-System bieten kann.

Wenn Sie grundlegende Geschäftsprozesse immer noch über Excel-Tabellen oder auf Papier abwickeln, kann die moderne Schnittstelle eines ERP-Systems eine Menge Kopfschmerzen lindern und den Prozess erheblich beschleunigen.

ERP-Systeme lassen sich in Ihre vorhandenen Geräte und Geschäftswerkzeuge integrieren, so dass keine erheblichen Vorlaufkosten für die Aufrüstung alter Geräte anfallen.

Die meiste ERP-Software kann auf jeden internetfähigen Computer, Tablet oder sogar auf ein Smartphone geladen werden. Auch dies hilft, Geschäftskosten zu sparen, da Sie nicht in ein komplett neues System oder einen neuen Computer investieren müssen; die Software funktioniert mit Ihren vorhandenen Geräten.

Und schließlich können Sie Ihr ERP-System über ein mobiles Gerät betreiben und so Ihr Unternehmen auch dann im Auge behalten, wenn Sie nicht vor Ort sind. Für einige Arten von Unternehmen ist diese Leistung eine Notwendigkeit. Ansonsten ist es lediglich ein praktisches Werkzeug für den Geschäftsinhaber, der die Dinge immer im Blick haben möchte.

Was sind die verschiedenen Funktionen von ERP-Software?

ERP-Software kann sich je nach Paket, das Sie kaufen, und dem Anbieter unterscheiden. Dennoch gibt es einige Schlüsselfunktionen, auf die Sie bei der Recherche nach ERP-Anbietern achten sollten. Ihre ERP-Software sollte mindestens die folgenden Module bieten:

Buchhaltung

Verwalten Sie alle Ihre Finanzberichte in der gleichen Oberfläche, wie z.B. Bestellungen, Ausgaben, Verkaufsberichte, Gehaltsabrechnungen, etc. Das macht es einfacher, Ihren Cashflow und Ihre Einnahmen zu überwachen und festzustellen, wie das Geld besser ausgegeben werden kann oder wie Sie Ihre Burn-Rate reduzieren können.

Inventar und Lagerhaltung

Wenn Ihr Unternehmen Inventar- oder Lagerprozesse hat, muss Ihre ERP-Software in der Lage sein, diese Vorgänge zu integrieren, um Waren besser verfolgen und verwalten zu können. So ist es einfacher zu sehen, wie viel Bestand vorhanden ist, welcher Bestand zur Auslieferung geht, welcher Bestand von welchen Lieferanten kommt und mehr. Die sorgfältige Überwachung und Nachverfolgung dieser Prozesse hilft, ein Unternehmen davor zu schützen, dass der Bestand zur Neige geht, eine Lieferung falsch verwaltet wird und andere potenzielle Probleme auftreten.

eCommerce und Web

Es ist wichtig für ein Unternehmen, die eCommerce-Seite seines Geschäfts getrennt vom physischen Einzelhandelsverkauf zu sehen. Schließlich sind die Taktiken, die Sie zur Förderung des Online-Verkaufs einsetzen, andere als die, die Sie für Ihre physischen Geschäfte verwenden. Ein exzellentes ERP-System erweitert Ihr bestehendes Web-Angebot um bessere Kaufoptionen, aus denen die Kunden wählen können.

Humanressourcen

So sehr sich ein Unternehmen darum bemüht, Kunden zufrieden zu stellen und zu binden, so wichtig ist es, dass auch Ihre Mitarbeiter zufrieden bleiben.

Das HR-Modul Ihres ERP-Systems enthält alle Prozesse der Mitarbeiterverwaltung, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Rekrutierung, Leistungsbewertungen, Anwesenheit, Terminplanung und mehr. Es ist ein Modul für die gesamte Mitarbeiterverwaltung und -kommunikation aus einer Hand.

CRM und Marketing

Die Beziehungen zwischen Ihrer Marke und Ihren Kunden sind letztendlich ausschlaggebend für das Wiederholungsgeschäft. Es ist wichtig zu wissen, wie effektiv Ihre Marketingtaktiken sind, um Kunden zu binden und wieder zu binden, egal ob es sich um E-Mail-Marketingkampagnen, Angebote in den sozialen Medien, Umfragen, Nachfassanrufe und andere handelt.

Das CRM-Modul wird besser ausdrücken, was funktioniert und was nicht und wie sich das Marketing in zusätzlichen Umsatz umsetzt.

Projektverwaltung

Die letzte „should-have“-Funktion Ihrer ERP-Software ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen eine produktive Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht, um Projekte intern zu planen und durchzuführen.

Dies trägt dazu bei, den Zusammenhalt im Unternehmen zu gewährleisten, indem alle beteiligten Stakeholder und Mitarbeiter auf derselben Seite stehen und über die aktuellen Geschäftsziele informiert sind.

Vorteile von Cloud- vs. On-Premise-ERP

In den letzten Jahren hat das Cloud Computing die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen und Menschen Daten speichern und Anwendungen und Software ausführen.

Ein ERP-System ist ein solches Tool, das vor Ort oder in der Cloud betrieben werden kann.

On-Premise bedeutet in diesem Fall, dass die Software von Ihrem Computersystem aus organisiert und ausgeführt wird, während ein Cloud-basiertes ERP-System Ihre verschiedenen Berichte in der Cloud speichert und sogar die Cloud-Verarbeitung nutzen kann, um die verschiedenen Anwendungen und Funktionen Ihres Systems auszuführen.

Das bedeutet, dass Sie keine hochentwickelte, teure Computerausrüstung benötigen, um die Software auszuführen.

Cloud-ERP-Systeme werden immer beliebter, weil sie viele Vorteile gegenüber einem On-Premise-System bieten. Allerdings gibt es auch Nachteile einer Cloud-basierten Lösung. Schauen wir uns zunächst die Vorteile an:

Leistung

Wie bereits angedeutet, kann ein Inhouse-ERP ein ziemlich anspruchsvolles Computersystem und andere Geräte erfordern, um effizient zu laufen. Wenn Sie nicht über die beste Computerausrüstung verfügen, wird die Leistung Ihres ERP-Systems leiden, wenn Sie sich für die On-Premise-Lösung entscheiden. Eine Cloud-Lösung garantiert Leistung, solange Sie eine stabile Internetverbindung haben.

Kosten

Wenn Sie Ihre Ausrüstung aufrüsten müssen, um ein On-Premise-ERP-System zu verwalten, dann stehen Sie vor potenziell hohen Vorlaufkosten. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang dieses Upgrades müssen Sie möglicherweise sogar neue Mitarbeiter einstellen, um das System zu installieren und zu verwalten.

Bei einer Cloud-ERP-Software fallen, abgesehen vom Kauf des Dienstes, nur geringe bis gar keine Vorabkosten an. Dies kann ein kleiner Vorabpreis sein, der mit einer monatlichen Gebühr verbunden ist.

Zugriff

Einer der Zwecke von ERP-Software ist es, Ihnen einen schnellen und einfacheren Zugriff auf Informationen und Berichte zu ermöglichen. Ihr ERP-System hilft dabei, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, was Ihnen Zeit spart, da Sie nicht jede Quelle einzeln aufsuchen müssen.

Dieser Zugriff auf Informationen ist mit einer Cloud-basierten Lösung sogar noch größer, da Sie überall, wo Sie Internet haben, auf die Daten zugreifen können. Das bedeutet, dass Sie Geschäftsvorgänge außerhalb des Büros viel einfacher verwalten und durchführen können.

Sicherheit

Sicherheit ist ein großes Anliegen für Unternehmen, die ihre Daten, insbesondere Kundeninformationen, schützen wollen. Viele Menschen machen sich Sorgen über die Sicherheit von Cloud-basierten Lösungen, da die Daten und Informationen von überall aus zugänglich sind.

Allerdings ist die Cloud-Sicherheit oft ausgefeilter als Ihre interne Sicherheit, weil sie unglaublich fortschrittliche Protokolle nutzen, um sicherzustellen, dass nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung auf das System zugreifen können.

Diese Art von Sicherheit ist bei einer On-Premise-Lösung schwieriger zu gewährleisten. Zum Beispiel könnte eine Datenverletzung auftreten, nur weil jemand einen Computer unbeaufsichtigt gelassen hat oder der Serverraum unverschlossen war; diese Probleme können bei Cloud-ERP-Systemen nicht auftreten.

Unterstützung

Wenn Sie keine eigene IT-Abteilung haben, kann es eine Herausforderung sein, Support für Ihr ERP-System zu bekommen. Wenn Ihr Server abstürzt oder das System ein Problem mit einem neuen Update hat, müssen Sie einen Techniker anrufen, der das System persönlich wartet.

Mit Cloud-ERP-Software ist der Support nicht nur rund um die Uhr verfügbar, sondern auch alle Probleme, Updates, Sicherheitsverbesserungen usw. werden vom Anbieter übernommen, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen weit weniger Verantwortung trägt. Und wenn doch einmal Probleme auftauchen, können sie viel schneller behoben werden. Das bedeutet minimale Systemausfallzeiten.

Im Großen und Ganzen ist der Betrieb Ihres ERP-Systems in der Cloud einfach besser, aber es gibt auch einige Nachteile, die manche Unternehmen dazu veranlassen könnten, stattdessen eine On-Premise-Lösung zu bevorzugen.

Planen von Updates und Systemausfallzeiten

Zwar müssen Sie sich nicht selbst um die Aktualisierung des Systems kümmern, da dies vom Dienstleister übernommen wird, aber das bedeutet auch, dass Sie nicht planen können, wann diese Updates stattfinden. Sie haben also keine Kontrolle darüber, wann Ihr System möglicherweise offline ist.

Wenn Sie einen dringenden Bedarf an Ihrem ERP-System haben und der Dienst aktualisiert wird, könnten Sie ohne den benötigten Bericht dastehen, bis das System wieder online ist. Dies ist eine seltene Situation, aber möglich.

Kosten

Während die Anfangskosten niedrig sein mögen, können sich die Kosten für die Flatrate-Gebühr Ihres Cloud-Service-Anbieters summieren. Es könnte ein Zeitpunkt kommen, an dem die Gesamtkosten dieser Gebühren mit den Kosten für das Upgrade und die Wartung eines Systems vor Ort konkurrieren.

Das ist sehr situationsabhängig und hängt stark von der Ausstattung ab, die Sie jetzt haben. Selbst wenn Sie zu Beginn nur geringe Vorlaufkosten haben, ist das keine Garantie dafür, dass Sie Ihr System in der Zukunft nicht weiter aufrüsten müssen, wenn die Technologie wächst.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …