Auf dem Markt gibt es eine große Anzahl an verfügbaren Systemlösungen für eine Vielzahl von Prozessen. Was auch immer Ihr Unternehmen ist, es gibt wahrscheinlich bereits ein System, das die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche erfüllt. Eine Lösung, die von Unternehmen aller Größenordnungen gerne gekauft wird, ist ERP-Software. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Aber was genau bedeutet dieser Begriff, und wie funktioniert ein ERP-System? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ERP ist und wie es funktioniert, welche grundlegenden Funktionen das System hat, wie es installiert und implementiert wird, mit Einblicken von Branchenvordenkern.
Wie funktioniert ein ERP System?
Was ist ein ERP-System? Zwei der wichtigsten Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg sind Effizienz und Rentabilität. Sie wollen die notwendigen und gewinnbringenden Prozesse Ihres Unternehmens so effizient wie möglich durchführen.
Dabei müssen Sie Ihr Endergebnis maximieren und gleichzeitig die Gemeinkosten auf ein Minimum beschränken.
Um dieses Maß an Effizienz und Rentabilität zu erreichen, muss ein Unternehmen seine Strategie für die Verwaltung von Geschäftsabläufen skalieren und eine ausgefeiltere, automatisierte Sichtbarkeit und Messung der Abläufe einbeziehen.
Diese Denkweise führt zu einer besseren allgemeinen Entscheidungsfindung.
Ein ERP-System bietet eine Software zur Verwaltung von Geschäftsabläufen, die es einem Unternehmen ermöglicht, diese Ebene der Managementproduktivität zu erreichen.
Was bedeutet ERP?
In der Wirtschaft steht ERP für Enterprise Resource Planning.
Es ist ein gemeinsamer Datenbankansatz zur Verwaltung der vielen beweglichen Teile eines Unternehmens. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, eine breitere Perspektive zu erreichen.
ERP ermöglicht es Ihnen, ein umfassenderes Bild davon zu erhalten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und die Möglichkeit, alle individuellen Berichte, die von den verschiedenen Geschäftsprozessen erstellt werden, in derselben Software zu verwalten.
Diese Prozesse umfassen Dinge wie:
- Vertrieb
- Personalwesen
- Lager/Inventar
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
- Einkauf/Finanzen
- E-Commerce
- Und mehr…
Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …
Was macht ein ERP?
Der Zweck eines ERP-Systems ist es, die Effizienz (und damit die Rentabilität) zu steigern, indem es den Einsatz von Unternehmensressourcen verbessert, egal ob diese Ressourcen Zeit, Geld, Personal oder etwas anderes sind. Wenn Sie den Einsatz von Ressourcen reduzieren können, ohne die Qualität/Leistung zu beeinträchtigen, dann können Sie Ihr Unternehmen effizienter und angemessener entwickeln. ERP-Software kombiniert eine Reihe von verschiedenen Berichten und Metriken über verschiedene Abteilungen hinweg in derselben Umgebung. Das macht es einfacher, einen vollständigen Überblick über die Vorgänge und die Verwendung der Ressourcen zu erhalten.
Aus diesem Blickwinkel des Unternehmens lassen sich wichtige Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Prozesse verbessert oder Ressourcen besser eingesetzt werden können, um ein höheres Wachstum zu erzielen. Ohne ein ERP-System und die richtige Planung, wie die Ressourcen ausgegeben werden sollten, um das Wachstum und das Endergebnis zu maximieren, ist es viel einfacher, Ressourcen in Taktiken zu investieren, die nicht erfolgreich sind.
Umgekehrt ermöglicht eine hervorragende ERP-Softwareplattform einem Unternehmen, Ressourcen von leistungsschwachen Taktiken weg und in solche zu investieren, die gute Erträge erwirtschaften. Ein ERP-System macht es auch schneller, die gewünschten Informationen oder Berichte zu finden, weil alles am selben Ort ist. Sie müssen sich nicht mehr durch Tabellenkalkulationen wühlen oder verschiedene Geschäftsanwendungen durchsuchen, um die benötigten Daten zu finden; sie sind alle verfügbar und direkt über die ERP-Schnittstelle zugänglich.
Was sind die Vorteile eines ERP-Systems?
Die offensichtliche Antwort auf diese Frage ist, dass ein ERP-System die Effizienz und Rentabilität steigert, wie bereits erwähnt.
Wenn man etwas tiefer in die Materie einsteigt, wie ERP-Software diese übergreifenden Ziele erreicht, entdeckt man eine Reihe weiterer Vorteile dieser Ressourcenmanagement-Plattform.
Ein ERP-System kann:
- Ihre Gemeinkosten reduzieren, indem es eine Reihe von Geschäftswerkzeugen und Anwendungen in einem System zusammenfasst
- Einzelne Abläufe/Abteilungen (Lager, Buchhaltung, Personalwesen usw.) schneller arbeiten lassen
- bestimmte Prozesse automatisieren, die sonst Arbeitskräfte erfordern würden
- Verbessern Sie die Analyse von Geschäftsdaten für bessere, genauere und umsetzbare Erkenntnisse
- Positive Beeinflussung der Kundenbeziehungen durch eine insgesamt schnellere und effizientere Arbeitsweise
- Sie können sich auf die Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren, die am besten zu Ihren aktuellen Zielen und Bedürfnissen passen.
Abgesehen von diesen Vorteilen ist auch die Benutzerfreundlichkeit zu erwähnen, die ein EPR-System bieten kann.
Wenn Sie grundlegende Geschäftsprozesse immer noch über Excel-Tabellen oder auf Papier abwickeln, kann die moderne Schnittstelle eines ERP-Systems eine Menge Kopfschmerzen lindern und den Prozess erheblich beschleunigen.
ERP-Systeme lassen sich in Ihre vorhandenen Geräte und Geschäftswerkzeuge integrieren, so dass keine erheblichen Vorlaufkosten für die Aufrüstung alter Geräte anfallen.
Die meiste ERP-Software kann auf jeden internetfähigen Computer, Tablet oder sogar auf ein Smartphone geladen werden. Auch dies hilft, Geschäftskosten zu sparen, da Sie nicht in ein komplett neues System oder einen neuen Computer investieren müssen; die Software funktioniert mit Ihren vorhandenen Geräten.
Und schließlich können Sie Ihr ERP-System über ein mobiles Gerät betreiben und so Ihr Unternehmen auch dann im Auge behalten, wenn Sie nicht vor Ort sind. Für einige Arten von Unternehmen ist diese Leistung eine Notwendigkeit. Ansonsten ist es lediglich ein praktisches Werkzeug für den Geschäftsinhaber, der die Dinge immer im Blick haben möchte.
Was sind die verschiedenen Funktionen von ERP-Software?
ERP-Software kann sich je nach Paket, das Sie kaufen, und dem Anbieter unterscheiden. Dennoch gibt es einige Schlüsselfunktionen, auf die Sie bei der Recherche nach ERP-Anbietern achten sollten. Ihre ERP-Software sollte mindestens die folgenden Module bieten:
Buchhaltung
Verwalten Sie alle Ihre Finanzberichte in der gleichen Oberfläche, wie z.B. Bestellungen, Ausgaben, Verkaufsberichte, Gehaltsabrechnungen, etc. Das macht es einfacher, Ihren Cashflow und Ihre Einnahmen zu überwachen und festzustellen, wie das Geld besser ausgegeben werden kann oder wie Sie Ihre Burn-Rate reduzieren können.
Finanzbuchhaltung (FIBU) oder Rechnungswesen (REWE) ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre und dient der systematischen Erfassung, Überwachung und informatorischen Verdichtung der durch den betrieblichen Leistungsprozess entstehenden Geld- und Leistungsströme.
Inventar und Lagerhaltung
Wenn Ihr Unternehmen Inventar- oder Lagerprozesse hat, muss Ihre ERP-Software in der Lage sein, diese Vorgänge zu integrieren, um Waren besser verfolgen und verwalten zu können. So ist es einfacher zu sehen, wie viel Bestand vorhanden ist, welcher Bestand zur Auslieferung geht, welcher Bestand von welchen Lieferanten kommt und mehr. Die sorgfältige Überwachung und Nachverfolgung dieser Prozesse hilft, ein Unternehmen davor zu schützen, dass der Bestand zur Neige geht, eine Lieferung falsch verwaltet wird und andere potenzielle Probleme auftreten.
Unternehmenssoftware für Lager und Logistik gibt Selbstständigen, KMUs und großen Unternehmen einen genauen Überblick über ihr Lager. Das heißt durch Lagerverwaltungssoftware ist genau bekannt was sich zu jedem Zeitpunkt wo im Unternehmen befindet.
eCommerce und Web
Es ist wichtig für ein Unternehmen, die eCommerce-Seite seines Geschäfts getrennt vom physischen Einzelhandelsverkauf zu sehen. Schließlich sind die Taktiken, die Sie zur Förderung des Online-Verkaufs einsetzen, andere als die, die Sie für Ihre physischen Geschäfte verwenden. Ein exzellentes ERP-System erweitert Ihr bestehendes Web-Angebot um bessere Kaufoptionen, aus denen die Kunden wählen können.
Bei eCommerce handelt es sich um geschäftliche Transaktionen, die vollständig online stattfinden. Unternehmen können eCommerce Plattformen oder Systeme verwenden, um auch einen eigenen Online-Shop im Internet aufzubauen, und dadurch von zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Humanressourcen
So sehr sich ein Unternehmen darum bemüht, Kunden zufrieden zu stellen und zu binden, so wichtig ist es, dass auch Ihre Mitarbeiter zufrieden bleiben.
Das HR-Modul Ihres ERP-Systems enthält alle Prozesse der Mitarbeiterverwaltung, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Rekrutierung, Leistungsbewertungen, Anwesenheit, Terminplanung und mehr. Es ist ein Modul für die gesamte Mitarbeiterverwaltung und -kommunikation aus einer Hand.
Das Human Resource Management kümmert sich im Unternehmen um die Mitarbeiter, deren Wissen, Fähigkeiten und Motivation. Es fokussiert sich dabei auf alle Aktivitäten im Unternehmen, die mit dem Personal im Zusammenhang stehen. Die Kernaufgaben sind vor allem Personalplanung, Personalführung oder Personalentwicklung und Personalkommunikation. Eine Human Resource Software unterstützt bei diesen Aufgaben und hilft bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung von personenbezogenen Daten.
CRM und Marketing
Die Beziehungen zwischen Ihrer Marke und Ihren Kunden sind letztendlich ausschlaggebend für das Wiederholungsgeschäft. Es ist wichtig zu wissen, wie effektiv Ihre Marketingtaktiken sind, um Kunden zu binden und wieder zu binden, egal ob es sich um E-Mail-Marketingkampagnen, Angebote in den sozialen Medien, Umfragen, Nachfassanrufe und andere handelt.
Das CRM-Modul wird besser ausdrücken, was funktioniert und was nicht und wie sich das Marketing in zusätzlichen Umsatz umsetzt.
Customer-Relationship-Management (CRM) (Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) steht für eine konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf den Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Der Begriff wird mit entsprechenden CRM-Systemen gleichgesetzt, die Kundenbeziehungsprozesse EDV-technisch unterstützen und optimieren.
Projektverwaltung
Die letzte „should-have“-Funktion Ihrer ERP-Software ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen eine produktive Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht, um Projekte intern zu planen und durchzuführen.
Dies trägt dazu bei, den Zusammenhalt im Unternehmen zu gewährleisten, indem alle beteiligten Stakeholder und Mitarbeiter auf derselben Seite stehen und über die aktuellen Geschäftsziele informiert sind.
Im Allgemeinen unterstützt Projekt-Management-Software (PMS) Unternehmen bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Die zentralen Funktionen einer Projektmanagement Software umfassen Projektplanung, Ressourcenmanagement, Controlling und Zeiterfassung. Gerade bei einer hohen Projektkomplexität und einer steigenden Zahl an Beteiligten ist PM-Software eine wertvolle Unterstützung.
Vorteile von Cloud- vs. On-Premise-ERP
In den letzten Jahren hat das Cloud Computing die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen und Menschen Daten speichern und Anwendungen und Software ausführen.
Ein ERP-System ist ein solches Tool, das vor Ort oder in der Cloud betrieben werden kann.
On-Premise bedeutet in diesem Fall, dass die Software von Ihrem Computersystem aus organisiert und ausgeführt wird, während ein Cloud-basiertes ERP-System Ihre verschiedenen Berichte in der Cloud speichert und sogar die Cloud-Verarbeitung nutzen kann, um die verschiedenen Anwendungen und Funktionen Ihres Systems auszuführen.
Das bedeutet, dass Sie keine hochentwickelte, teure Computerausrüstung benötigen, um die Software auszuführen.
Cloud-ERP-Systeme werden immer beliebter, weil sie viele Vorteile gegenüber einem On-Premise-System bieten. Allerdings gibt es auch Nachteile einer Cloud-basierten Lösung. Schauen wir uns zunächst die Vorteile an:
Leistung
Wie bereits angedeutet, kann ein Inhouse-ERP ein ziemlich anspruchsvolles Computersystem und andere Geräte erfordern, um effizient zu laufen. Wenn Sie nicht über die beste Computerausrüstung verfügen, wird die Leistung Ihres ERP-Systems leiden, wenn Sie sich für die On-Premise-Lösung entscheiden. Eine Cloud-Lösung garantiert Leistung, solange Sie eine stabile Internetverbindung haben.
Kosten
Wenn Sie Ihre Ausrüstung aufrüsten müssen, um ein On-Premise-ERP-System zu verwalten, dann stehen Sie vor potenziell hohen Vorlaufkosten. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang dieses Upgrades müssen Sie möglicherweise sogar neue Mitarbeiter einstellen, um das System zu installieren und zu verwalten.
Bei einer Cloud-ERP-Software fallen, abgesehen vom Kauf des Dienstes, nur geringe bis gar keine Vorabkosten an. Dies kann ein kleiner Vorabpreis sein, der mit einer monatlichen Gebühr verbunden ist.
Zugriff
Einer der Zwecke von ERP-Software ist es, Ihnen einen schnellen und einfacheren Zugriff auf Informationen und Berichte zu ermöglichen. Ihr ERP-System hilft dabei, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, was Ihnen Zeit spart, da Sie nicht jede Quelle einzeln aufsuchen müssen.
Dieser Zugriff auf Informationen ist mit einer Cloud-basierten Lösung sogar noch größer, da Sie überall, wo Sie Internet haben, auf die Daten zugreifen können. Das bedeutet, dass Sie Geschäftsvorgänge außerhalb des Büros viel einfacher verwalten und durchführen können.
Sicherheit
Sicherheit ist ein großes Anliegen für Unternehmen, die ihre Daten, insbesondere Kundeninformationen, schützen wollen. Viele Menschen machen sich Sorgen über die Sicherheit von Cloud-basierten Lösungen, da die Daten und Informationen von überall aus zugänglich sind.
Allerdings ist die Cloud-Sicherheit oft ausgefeilter als Ihre interne Sicherheit, weil sie unglaublich fortschrittliche Protokolle nutzen, um sicherzustellen, dass nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung auf das System zugreifen können.
Diese Art von Sicherheit ist bei einer On-Premise-Lösung schwieriger zu gewährleisten. Zum Beispiel könnte eine Datenverletzung auftreten, nur weil jemand einen Computer unbeaufsichtigt gelassen hat oder der Serverraum unverschlossen war; diese Probleme können bei Cloud-ERP-Systemen nicht auftreten.
Unterstützung
Wenn Sie keine eigene IT-Abteilung haben, kann es eine Herausforderung sein, Support für Ihr ERP-System zu bekommen. Wenn Ihr Server abstürzt oder das System ein Problem mit einem neuen Update hat, müssen Sie einen Techniker anrufen, der das System persönlich wartet.
Mit Cloud-ERP-Software ist der Support nicht nur rund um die Uhr verfügbar, sondern auch alle Probleme, Updates, Sicherheitsverbesserungen usw. werden vom Anbieter übernommen, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen weit weniger Verantwortung trägt. Und wenn doch einmal Probleme auftauchen, können sie viel schneller behoben werden. Das bedeutet minimale Systemausfallzeiten.
Im Großen und Ganzen ist der Betrieb Ihres ERP-Systems in der Cloud einfach besser, aber es gibt auch einige Nachteile, die manche Unternehmen dazu veranlassen könnten, stattdessen eine On-Premise-Lösung zu bevorzugen.
Planen von Updates und Systemausfallzeiten
Zwar müssen Sie sich nicht selbst um die Aktualisierung des Systems kümmern, da dies vom Dienstleister übernommen wird, aber das bedeutet auch, dass Sie nicht planen können, wann diese Updates stattfinden. Sie haben also keine Kontrolle darüber, wann Ihr System möglicherweise offline ist.
Wenn Sie einen dringenden Bedarf an Ihrem ERP-System haben und der Dienst aktualisiert wird, könnten Sie ohne den benötigten Bericht dastehen, bis das System wieder online ist. Dies ist eine seltene Situation, aber möglich.
Kosten
Während die Anfangskosten niedrig sein mögen, können sich die Kosten für die Flatrate-Gebühr Ihres Cloud-Service-Anbieters summieren. Es könnte ein Zeitpunkt kommen, an dem die Gesamtkosten dieser Gebühren mit den Kosten für das Upgrade und die Wartung eines Systems vor Ort konkurrieren.
Das ist sehr situationsabhängig und hängt stark von der Ausstattung ab, die Sie jetzt haben. Selbst wenn Sie zu Beginn nur geringe Vorlaufkosten haben, ist das keine Garantie dafür, dass Sie Ihr System in der Zukunft nicht weiter aufrüsten müssen, wenn die Technologie wächst.
Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.
