Kategorie: Unternehmenssoftware

Bei der Digitalisierung und End-to-End-Automatisierung von Geschäftsprozessen geht Hyperautomation
über robotergestützte Prozessautomatisierung mit KI-gestützten Toolkits hinaus.

Die nächste Ära der Prozessautomatisierung ist die ‚Hyperautomation‘

Laut Mendix, Siemens-Tochter und weltweiter Marktführer im Bereich Low-Code für Unternehmen, ist „Hyperautomatisierung“ die nächste Ära der Prozessautomatisierung. Ein aktueller Report von Gartner definiert Hyperautomation als „Bereitstellung von End-to-End-Automatisierung, die über RPA hinausgeht, indem sie
komplementäre Technologien zur Erweiterung von Geschäftsprozessen kombiniert.“

Hyperautomation ermöglicht eine agile Anpassung an Marktbedürfnisse und befähigt Geschäfts- und IT-Verantwortliche, gemeinsam Anwendungen zu entwickeln, die intelligente Nutzererfahrungen liefern. Moderne Hyperautomationsansätze integrieren KI, Anwendungsentwicklung, die Cloud, intelligente Automatisierung und Workflows sowie Daten und eine immersive Multi-Experience-Nutzeroberfläche.

Hyperautomation als strategische Möglichkeit für Unternehmen

Als konzeptioneller Rahmen stellt Hyperautomation eine strategische Möglichkeit für Unternehmen dar. Sie kann sich wiederholende manuelle Prozesse eliminieren und eine moderne Workforce effektiver verwalten. Intelligente Automatisierung ist der Kern von Hyperautomation und unterscheidet sich von reiner Prozessautomatisierung über die
Einbeziehung von Services in Lösungen, die die Automatisierung nicht nur auf routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben ausdehnen, sondern auch auf das Erkennen von Mustern, das Aufzeigen von hilfreichen Insights und sogar die Entscheidungsfindung. Letztlich ermöglicht intelligente Automatisierung, dass die Prozesse selbst auf Basis von KI anpassbar sind. Sei es für einen fortschrittlicheren Ansatz für bisher statische Workflows oder für dynamisches Case
Management.

Ein robustes Hyperautomatisierungs-Toolkit kann man deswegen erfolgreich auf einer bewährten Low-Code-Plattform wie Mendix bauen. Sie kann letztendlich personalisierte Anwendungserlebnisse schaffen, die den Business-Wert für alle Zielgruppen steigern. Die All-in-One-Low-Code-Plattform von Mendix unterstützt Hyperautomatisierungsinitiativen großer Unternehmen, indem sie nicht nur alle Schlüsseltechnologien und Datenquellen nahtlos integriert, sondern sich
zusätzlich effektiv in übergeordnete Unternehmensarchitekturen und organisationsweite Software-Entwicklungsstrategien einfügt.

Nachfrage nach Low-Code-Lösungen

Angesichts des verschärften Wettbewerbs in allen Branchen und der Anpassung vieler Unternehmen an eine neue Realität als Reaktion auf die Pandemie, ist die Nachfrage nach Low-Code-Lösungen, die Hyperautomatisierungsstrategien unterstützen, beispiellos hoch, um digitale Transformation zu beschleunigen.

Gartner weist darauf hin, dass es „einen Mangel an Anleitungen gibt, die Unternehmen dabei helfen, Robotic Process Automation (RPA) mit anderen Tools zu kombinieren. Dies behindert die durchgängige Prozessautomatisierung und führt dazu, dass Unternehmen strategische Geschäftswerte verlieren.“

Laut Sheryl Koenigsberg, Head of Global Produkt Marketing bei Mendix, ist der Schritt über RPA hinaus und die Integration flexiblerer Lösungen, die Hyperautomatisierung unterstützen, genau der Grund, warum Low-Code Sinn macht. „Es ist zwingend notwendig, dass Unternehmen, die eine Hyperautomationsstrategie verfolgen, auch Low-Code-Entwicklung einschließen.“

„Das Schöne an der Entwicklung mit Low-Code ist, dass sowohl professionelle Entwickler als auch Experten aus den Fachbereichen auf eine breite Palette von Technologien zugreifen und diese einsetzen können, um Hyperautomation zu ermöglichen“, erklärt Koenigsberg. „Indem sie zusammenarbeiten, können Teams schnell intelligente Anwendungen liefern, die nachahmen, wie Menschen wirklich arbeiten, und letztlich eine echte End-to-End-Automatisierung erreichen, die mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und Geschäftswert im gesamten Unternehmen liefert.“

Gartners Empfehlungen für Hyperautomation

Hyperautomation wurde von Gartner als einer der Top 10 strategischen Trends für 2020 bezeichnet. Die Empfehlungen des Analystenhauses für die Weiterentwicklung von RPA gehen über kurzfristige Lösungen hinaus, die mit routinemäßigen Prozessautomatisierungsbemühungen verbunden sind. Gartner empfiehlt deshalb einen dreistufigen
Ansatz für Unternehmen, die ihre geschäftliche Transformation beschleunigen wollen. Dazu gehört eine an den Geschäftszielen ausgerichtete Roadmap und die Identifizierung wichtiger zu optimierender Geschäftsprozesse. Ferner die Auswahl ergänzender Technologien und die Entwicklung von Integrationsstrategien, die eine durchgängige Prozessautomatisierung ermöglichen.

Laut Gartner „kann die eigentliche Herausforderung – die Skalierung über anfänglich wenige Routineprozesse hinaus – nicht mit einem einzigen Tool oder mit siloartigen Strategien gelöst werden.“

Zusätzliche Ressourcen

Für Interessenten, die erfahren möchten, wie Unternehmen von Hyperautomation profitieren können, hat Mendix den Gartner-Report „Move Beyond RPA to Deliver Hyperautomation “ zum kostenlosen Download bereitgestellt. Der Bericht veranschaulicht, warum Low-Code ein wichtiger Bestandteil der End-to-End-Prozessautomatisierung ist. Er untersucht, wie der Entwicklungsprozess für alle Beteiligten zugänglich gemacht werden kann. Außerdem zeigt der
Report, wie eine Hyperautomatisierungsstrategie die Ausrichtung der Geschäftsziele fördern kann. Es wird erläutert, wie Low-Code die schnellsten Iterationen von technischen Lösungen für Automatisierungsbemühungen ermöglichen kann – schnell von einer Idee zu einer ausgereiften, skalierbaren und bereitgestellten Anwendung. Außerdem zeigt er wie die Benutzererfahrung für Prozesse, die Web- oder mobile Benutzeroberflächen erfordern, erstellt oder modernisiert werden kann.

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Veraltete Eingabemasken und komplizierte Systeme sind für viele Beschäftigten eine große Belastung. Während auf der Seite der Anwender:innen die Usability immer wichtiger wird, sollte Unternehmenssoftware in Punkto Anwenderfreundlichkeit und intuitiver Bedienung endlich nachziehen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen, steigert ihre Effizienz und Zufriedenheit und erhöht damit den Erfolg des Unternehmens.

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Software, die für die Nutzung durch den Endverbraucher konzipiert ist, macht ständig Fortschritte in Sachen Anwenderfreundlichkeit. Sich im Wettbewerb durch ein gutes User-Interface abzuheben, hat für Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Umsatzzahlen. Doch auch bei Business-Software sollten Unternehmen einen Fokus auf eine einheitliche, einfache und intuitive Verwaltungsoberfläche richten.

Veraltete und umständliche Eingabemasken

Zu oft müssen Mitarbeiter:innen noch veraltete Eingabemasken bedienen. Das gilt oft auch für das ERP (Enterprise Resource Planning)-System, den Nerv vieler Unternehmen. In dieser zentralen Verwaltungs- und Steuerungssoftware haben veraltete und umständliche Eingabemasken, Doppeleingaben und eine verwirrende Navigation nichts verloren. Eine umständliche Datenverwaltung kann zu großen geschäftlichen Nachteilen bis hin zu Gewinneinbrüchen führen. Oft können Beschäftigte Transaktionen wie das Drucken von Lieferscheinen oder Umlagerungen nur durchführen, wenn sie spezielle Befehle kennen. Zudem müssen sie sich oft Inhalte merken, um diese in eine neue Maske zu übertragen. Ein weiteres Problem ist, dass Abteilungen ihre Daten meist dezentral in verschiedenen Datenbanken speichern. Das behindert abteilungsübergreifende Vorgänge, etwa zwischen Produktion und Versand. Außerdem verhindert es, größere Zusammenhänge und mögliche Optimierungen zu erkennen. Bei solchen Abteilungslösungen liegt die zentrale Administration dieser wichtigen Geschäftsdaten oft bei einer Person. Scheidet diese aus dem Unternehmen aus, fehlen häufig Zugänge oder das Wissen über bestimmte Funktionalitäten.

Eine bessere Alternative ist es, ein cloud-basiertes ERP zu nutzen. Hier sind nicht nur die Datensicherheit sowie der ortsunabhängige Zugriff auf das System gewährleistet – ein unternehmensweites, einheitlich gepflegtes ERP bietet zudem große Vorteile für die Usability.

Was ist ERP?

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Übersichtliche, einheitliche und leicht zu bedienende Oberfläche

Das ERP verwaltet einen Großteil der geschäftsrelevanten Daten in einer Datenbank. Eine Oberfläche, die übersichtlich, einheitlich und leicht zu bedienen ist und dabei Standards folgt, ist mit ihrer guten Usability eine Voraussetzung für die effiziente Nutzung des ERP-Systems sowie für eine tiefgründige Analyse der Geschäftsdaten. Die Aggregation und Auswertung dieser Daten können dank der zentralen Datenbank völlig neue Einblicke bieten – hier steckt großes Potenzial für die Steigerung von Effizienz und Leistung der Belegschaft. Durch diesen Überblick können auch geschäftliche Entscheidungen schneller getroffen werden. Die Zugänglichkeit und Konsistenz einer solchen ERP-Lösung bringt zudem den Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen schneller eingearbeitet werden können.

Wochenlange Übergaben verkürzen sich und die neue Arbeitskraft kann schneller effektiv unterstützen. Fällt ein:e Mitarbeiter:in kurzfristig aus, können Kollegen:innen aus anderen Abteilungen schneller einspringen, denn sie kennen sich bereits grundlegend mit dem System aus. Im Falle einer vom ERP-Anbieter verwalteten Cloud-Lösung ist außerdem kein aufwendiger und teurer interner IT-Support für das ERP-System notwendig. Die Verwaltung dieses Systems lastet nun nicht mehr auf den Schultern einzelner Mitarbeiter:innen, sondern steht zentral über den ERP-Anbieter zur Verfügung.

Papierberge in jedem Arbeitsschritt

Das US-Unternehmen Copps Industries, ein Hersteller von Epoxidharzen, stand ebenfalls vor dem Problem einer veralteten Software für die Verwaltung seiner Geschäftsprozesse. Viele zusätzliche Schritte waren notwendig, um die Lücken der Software zu schließen. Das Unternehmen verzeichnete Wachstum. Das alte System war jedoch nicht skalierbar und hinterließ zudem bei jedem Arbeitsschritt einen Berg an Papieren.

Copps Industries entschied sich deshalb 2008 für ein On-Premise-ERP-System von Deacom und überführte dieses im Februar 2020 in ein cloudbasiertes System desselben Herstellers inklusive der Managed-Cloud-Services. Das war ein Glücksfall, denn so konnte das Verwaltungsteam während der Corona-Pandemie reibungslos ins Home Office wechseln. Die bei Copps eingesetzte ERP-Lösung verbindet alle geschäftskritischen Funktionen und Prozesse des Unternehmens in einem System und das mit einer standardisierten Verwaltungsoberfläche. Dazu gehört die automatisierte Erstellung wichtiger Dokumente, wie etwa Rechnungen, Versandbescheinigungen oder regulatorische Zertifikate, das Workflow-Management und das CRM-Sales-Management. Die Zugänge der Belegschaft können über die Sicherheitsfreigaben geregelt werden.

Kosten senken – Umsatz erhöhen

Mittlerweile nutzen 91 Prozent aller Angestellten das neue ERP-System. Der Umsatz von Copps hat sich seit der Einführung des cloud-basierten ERP-Systems verdreifacht. Außerdem senkten sich die Kosten für die externe IT um rund 20 Prozent. Dank der digitalen Verwaltung hat sich nicht zuletzt der Papierstapel beträchtlich reduziert – auch das trägt zentral zur Übersichtlichkeit der Arbeitsprozesse bei.

Eine gute Usability sollte also nicht nur in der Consumer-Software eine zentrale Rolle spielen. Auch innerhalb von Unternehmen sollte Software so konzipiert sein, dass sie leicht von Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Abteilungen genutzt werden kann. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Effizienz sowie die Zufriedenheit der Angestellten. Nicht zuletzt entstehen aus der Analyse der aggregierten Daten neue Einblicke, mit denen Unternehmens- und Entscheidungsprozesse optimiert werden können.

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Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu. proALPHA nennt fünf Szenarien, in denen ein ERP zur Nachhaltigkeit beiträgt:

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit: So fördert ein modernes ERP-System im Mittelstand die Sustainability

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen

Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.   

Ressourcenverbrauch minimieren

Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken. 

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen. 

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft

Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen. 

Intelligenter unterwegs

Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.  

Energieverbrauch senken

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen. 

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Die Covid-19-Pandemie zwingt uns ein besonderes Augenmerk auf betriebliches Gesundheitsmanagement zu werfen. Allerdings ist dieser Bereich auch nach der momentanen Krise so relevant wie nie zuvor, deshalb sollte sich jetzt jeder mit den Chancen der Digitalisierung in diesem Bereich auseinandersetzen

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement – oft als BGM abgekürzt – ist ein wichtiger Unternehmensbereich, dem gerade in den letzten Monaten viel Aufmerksamkeit zukommt. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, welche neuen Möglichkeiten durch digitale Maßnahmen für betriebliches Gesundheitsmanagement eröffnet werden. Dabei ist es in einer digitalisierten Welt umso wichtiger, auch digitale Lösungen zu suchen – vor allem wenn die meisten von uns im Home-Office arbeiten.

Was ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)? 

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet klassischer Weise die Verwaltung und Konzipierung von Strukturen bzw. Prozessen, die Arbeitsplätze oder Arbeitsvorgänge gesundheitsfördernd gestalten wollen. Denn durch weniger gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz und miteinhergehender Risikominimierung, steigt auch das Wohlbefinden der Belegschaft. Und zufriedenere Mitarbeiter haben mehr Motivation, was letztendlich dem Unternehmen zugutekommt. 

Moderne Technologien bringen neue Risiken 

Eine veränderte digitale Arbeitswelt, wie sie heute bereits üblich ist, kommt auch mit neuen Problemen einher. Die Digitalisierung erlaubt oft einen schnelleren Arbeitsrhythmus, der für mehr Stress sorgen kann. Außerdem sorgt die ständige Erreichbarkeit über Kommunikationssoftware sowie das allgegenwärtige Smartphone dafür, dass es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwieriger fällt eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Vermehrte Arbeit im Home-Office kann diesen Effekt sogar verstärken – trotz aller Vorteile der Heimarbeit.   

Neue Chancen durch Digitalisierung 

Damit diese negativen Einflüsse der Digitalisierung nicht Überhand nehmen, müssen Unternehmen aktiv gegensteuern. Das können Sie in der Regel schon durch kleine Maßnahmen erreichen: Klare Grenzen zwischen Privat- und Arbeitszeit sowie schonende Arbeitsteilung und effiziente Ressourcenverteilung sind effektive erste Schritte. Allerdings gibt es auch eine Reihe an weiteren digitalen Möglichkeiten, die es auch im Home-Office erlauben betriebliches Gesundheitsmanagement zu fördern. 

Digitales Gesundheitsmanagement 

Im privaten Bereich haben sich schon seit langem Fitness-Apps etabliert, oft gekoppelt mit Wearables wie Armbändern oder Uhren, die Schritte und Distanz messen können. Diese lassen sich zwar auch im Unternehmenskontext utilisieren – etwa in Form von internen Schritt-Wettbewerben oder Fitness-Challenges –, aber das ist nur möglich, wenn die Motivation dazu auch von der Belegschaft selbst ausgeht, da viel Eigeninitiative gefragt ist. 

Andere digitale Möglichkeiten stellen zum Beispiel Online-Kurse und Webinare zu Fitness- und Gesundheitsthemen im Unternehmenskontext dar. Je nach Branche eignen sich hier natürlich unterschiedliche Schwerpunkte, zu den häufigsten gehören wahrscheinlich Workshops zu körperlichen Faktoren, wie gesundem Arbeiten am Schreibtisch und augenschonender Bildschirmnutzung, oder psychischen Faktoren. Dazu gehören Beratungsangebote, die Mitarbeiter jederzeit in Anspruch nehmen können, wenn Sie berufliche oder private Probleme haben oder mit Burnout bzw. Stress kämpfen. 

Kommunikation bleibt wichtig 

Bei allen genannten Maßnahmen und Angeboten ist effektive Kommunikation mit der betroffenen Belegschaft äußerst wichtig. Zum einen müssen sie über die Angebote informiert werden, damit sie sie überhaupt nutzen können. Und zum anderen ist es hilfreich Feedback und Vorschläge einzuholen. So können Unternehmen die Maßnahmen optimieren und Mitarbeitermotivation erhöhen. 

Diese Beiträge zeigen auch, welche weiteren Herangehensweisen und Möglichkeiten es gibt, Gesundheit und Wohlbefinden in Unternehmen zu fördern. 

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Die praktische Umsetzung von Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements wird oft betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) genannt. Dieser Beitrag beschreibt welche verschiedenen Herangehensweisen und Methoden der Gesundheitsförderung üblich sind. Dabei spielt auch die Digitalisierung inzwischen eine wichtige Rolle, denn sie wirkt sich sowohl positiv als auch negativ auf die Gesundheit aus.

Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Gesundheit und Wohlbefinden von Mitarbeitern wirkt sich natürlich auf ihre Zufriedenheit aus. Und die beeinflusst, wie wahrscheinlich sie im Unternehmen bleiben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um wirklich langfristige positive Effekte zu erzielen. Dabei spielt Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen eine maßgebliche Rolle.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Agiles Arbeiten hat auch einen positiven Einfluss auf Mitarbeitergesundheit und -zufriedenheit. Und das ist auch nicht der einzige Vorteil: Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen agiles Arbeiten umsetzen und wie sie davon profitieren können. Da den richtigen Mittelweg zu finden, der negative Nebeneffekte ausschließt, kann schwierig sein. Aber hier lesen Sie, wie Sie am besten vorgehen:

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

Das momentan wichtigste Thema für betriebliches Gesundheitsmanagement ist erstmal weiterhin die Covid-19-Pandemie. Und da es nicht überall möglich ist, von Zuhause aus zu arbeiten ist die Reduzierung von Personenkontakten auch vor Ort wichtig. Welche Möglichkeiten Sie dazu haben, zeigt dieser Beitrag ausführlich.

Digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

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In vielen Unternehmen ist Software für Dokumentenmanagement bereits vorhanden. Aber oft fehlt diesen die passende Vertragsmanagement-Software. Um sicher zu gehen, eine fähige Lösung für digitales Vertragsmanagement zu finden, müssen Unternehmen Software implementieren, welche die wichtigsten Funktionen für Vertragsverwaltung umfasst:

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Damit das Vertragsmanagement – auch Contract Management – eines Unternehmens seinen Zweck richtig erfüllen kann, muss es dafür sorgen, dass gute Software eine gute Basis bildet, auf der die Vertragsverwaltung agieren kann. Um Auftraggebern und bedeutenden Kunden oder dem wichtigsten Vertragspartner auch konstant kompetenten Service bieten zu können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware ausschlaggebend. Denn nur durch sorgfältig gewählte und implementierte Software-Lösungen kann wichtiger Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus gewährleistet werden, der sonst über etliche Abteilungen, Dokumente oder E-Mails aufgespaltet ist.

Warum brauchen wir Vertragsmanagement-Software?

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement schafft Automatisierung im Vertragsprozess. Dadurch können Unternehmen oder Kunden Verträge komplett digital abschließen, ohne dass Papier oder andere manuelle Schritte dazu notwendig sind. So lassen sich auch vertragliche Verhandlungen einfacher durchführen. Das beschleunigt den Vertragszyklus, vereinfacht Vorgänge für Mitarbeiter und macht den gesamten Prozess bequemer für alle Beteiligten eines Unternehmens.

Der Wechsel zu Vertragsmanagement-Software für digitale Verträge eröffnet Unternehmen verschiedene Vorteile: Unternehmen sparen Zeit und Geld während sie gleichzeitig die Customer Experience für Kunden verbessert. Zudem erleichtert die einfache Erstellung und Organisation der digitalen Vertragsakte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schnellen Zugang zu technischen, terminlichen, personellen Informationen.

Digitale Vertragsprozesse sind bereits häufig im Einsatz, auch Dank der wachsenden Akzeptanz von elektronischen Signaturen. Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass auch stets der nötige Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus sämtlicher Verträge besteht.

Vertragsmanagement durch Software vereinheitlichen

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Dazu muss das System allerdings mindestens über folgende Funktionen verfügen.

Die Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

Fristenmanagement

Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch die Fristen der jahrelang laufenden Verträge im Blick behalten. Denn die Vertragsmanagement-Software wird rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an und niemand muss mehr wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Nerven verlieren.

Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen erlauben der Vertragsmanagement-Software stets aktuelle Informationen über Vertragspartner und Kunden an die Systeme weiterzugeben, die sie benötigen und umgekehrt. Das heißt bei Vertragsabschluss wird beispielsweise auch der Kontakt im Customer-Relationship-Management-System automatisch aktualisiert. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.

Volltextsuche

Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Für Vertragsverwaltung ist das ebenfalls relevant, da es so Mitarbeitern leicht möglich ist sämtliche Inhalte aller Verträge oder einer einzelnen digitalen Vertragsakte zu durchforsten. So werden vertragliche Verhandlungen beschleunigt und Unternehmen haben schnell einen Überblick über ihre Dokumente. Das erhöht die Effizienz der Prozesse und verbessert auch den Service für Vertragspartner wie Kunden oder Lieferanten.

Dokumenterstellung

Dank einer integrierten Erstellung für Dokumente können beispielsweise, wenn Kündigungen der laufenden Verträge eingehen, Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden. Das automatische Anlegen einer digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass diese Informationen dabei übersichtlich gelagert und einfach zugänglich sind.

Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z.B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit. Dieser Zugriff lässt sich danach wieder problemlos entziehen, damit auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hier keine Grenzen gesetzt sind.

Modernes Dokumentenmanagement ist nicht mehr wegzudenken

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet jedes Unternehmens. Deshalb ist moderne Software auch in diesem Bereich ein gewaltiger Vorteil in vielen Unternehmen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme beinhalten nicht unbedingt out-of-the-box eine Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Daher sollten Sie vor der Softwareauswahl darauf achten, dass oben genannte Funktionen auch verfügbar sind.

Wie Vertragsmanagement und andere Unternehmenssoftware gemeinsam eingesetzt werden, lesen Sie in diesen Beiträgen:

Kein Kugelschreiber oder Füller mehr: Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Digitalisierte Verträge sind vor allem deshalb von Vorteil, weil sie Zeit und Aufwand sparen können. Dabei ist die Art und Weise der Vertragsunterschrift besonders relevant. Denn gerade dieser Schritt kann überaus irritierend und nervig sein, wenn er noch per Hand durchgeführt werden muss. Dieser Beitrag zeigt, wie die Unterschrift per Knopfdruck funktioniert.

Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Verträge sind häufig lang und kompliziert formuliert. Für Juristen und Rechtsabteilungen in Unternehmen kann das viel Arbeit bedeuten. Diese kann ihnen aber erleichtert werden, indem Software zur Vertragsanalyse zum Einsatz kommt. Diese KI-gestützte Software-Lösung kann viel Arbeit abnehmen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Software ankommt und wie sie genutzt wird.

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Die digitale Signatur: Fünf Merkmale, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten sollten

Digitale Signaturen schaffen den Zwang ab, jedes Dokument nochmal zu drucken, zu verschicken, zu scannen oder per Hand zu unterschreiben. Dadurch erleichtern Sie vieles. Aber Unternehmen müssen darauf achten, dass die Software für die digitale Signatur auch die nötigen rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Welche das sind, zeigt dieser Beitrag:

Fünf Merkmale, auf die Unternehmen achten sollten

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