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Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme. Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE hat die wichtigsten Trends im Dokumentenmanagement für 2023 zusammengefasst.

#1 Das Archiv der Zukunft

Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

#2 KI-Anteil in DMS wächst

Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

#3 Cloud, Cloud und nochmals Cloud

Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

#4 Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen

Der Nachhaltigkeitsfaktor im digitalen Dokumentenmanagement 2023 zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten. 

#5 Neue Rolle des Einkaufs

Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

#6 Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich im Dokumentenmanagement 2023 zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

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Mit Innovation und frischen Ideen optimieren Händler Ihr Geschäft!

7 Tipps für eine perfekte Online-Business-Strategie!

Mit klassischem Onlinehandel werden Besitzer nicht mehr reich wie Scheich. Der Handel hat durch den technischen Fortschritt und die Digitalisierung in den letzten Jahren einen starken Wandel vollzogen. Das Aufkommen des (mobilen) Internets und des Smartphones, aber auch der demografische Wandel machen E-Commerce zu einem komplexen Business und setzt die Händler massiv unter Druck.

Viele Unternehmen suchen ihren Segen in immer wieder neuen Konzepten, um die Kunden an sich zu binden. Doch oftmals sind es ganz spezielle Informationen, die eine bessere und zukunftsfähige Performance bringen: Know How über den Markt und die Wettbewerber, die Abbildung von Fulfillment-Prozessen, aber auch eine sinnvolle und langfristige Marketingstrategie für Reichweite und stabiles Wachstum.

Händler sollten sich in Zukunft mehr Zeit nehmen, ihr Geschäft, ihre Ausrichtung und ihre technischen Elemente zu checken und Maßnahmen zu erarbeiten. Was können Shopbetreiber tun? Wir haben 7 Tipps, die Händler unbedingt ernst nehmen sollten.

Tipp 1: Die Zielgruppe kennenlernen

Viele Shopinhaber kennen immer noch nicht das Shoppingverhalten ihrer Kunden und die Traffic und Konversionsraten, obwohl sie ganz viele Daten gesammelt haben. Nun gilt es, diese auszuwerten und die richtigen Schlüsse zu ziehen, damit sie einen echten Kundenvorteil bieten und in Zukunft die Warenkörbe weiter prall gefüllt sind. Die Herausforderung ist, aus den umfangreichen Datensätzen das passende Angebot zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal an die Kunden zu bringen – mit kleinem und großen Budget.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

Tipp 2: Den Content im Webshop individueller gestalten

Wie können Händler ihre Kunden mit einem individuellen und ansprechenden Shop begeistern? Sicherlich nicht mit lieblosen Produktpräsentationen oder komplizierten Strukturen. Speziell im Mittelstand fehlt häufig die nötige Zeit und das Geld, um beispielsweise Produktbeschreibungen und -bilder im Shop zu überarbeiten. Hier liefert unser Produktkonfigurator einen innovativen und kostengünstigen Ansatz.

Die branchenunabhängige Lösung erlaubt es im „Software as a Service“-Modell, Preisberechnungen, Regelwerke, die grafische Darstellung oder die Individualisierung von Produkten in realtime durchzuführen. Alles ist sofort auf allen Endgeräten sichtbar, da die Produkte für den jeweiligen Bildschirm optimiert angezeigt werden. Die Integrierbarkeit in alle gängigen Shop-System sowie die Möglichkeit zur Bereitstellung als „Stand-alone-Lösung“ in bestehenden Webseiten bieten hier eine Flexibilität, die bisher am Markt nicht verfügbar ist. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Tipp 3: Die Strategie überprüfen

Was ist mein Ziel? Wie kann ich meine Stärken ausspielen? Wie schaffe ich es, Kunden in Fans zu verwandeln? Was macht die Konkurrenz anders oder besser? Wie kann ich mein Erscheinungsbild und mein Portfolio aufpolieren? Was muss ich im Marketing und Technik effizienter ordnen? Wie kann ich meine internen Prozesse effektiver abwickeln? Eine Strategie ist ja nicht in Stein gemeißelt, sondern ein kontinuierlicher Innovations-Prozess. Wir analysieren sehr oft mit unseren Kunden umfassend viele Fragen, damit sie gestärkt und fokussiert ein erfolgreiches Geschäft machen können.

Tipp 4: Die Technik im Webshop optimieren

Kunden haben immer weniger Zeit, immer weniger Geduld, aber immer mehr Wünsche. Der Verbraucher erwartet ein Shoppingerlebnis. Hier müssen das Angebot, die benutzerfreundliche Technik mit geringen Ladezeiten sowie auch die optimale Präsentation der Produkte mit knackigen Texten sowie guten Bildern und Videos stimmen. Das ist die große Herausforderung an die Onlinehändler und auch an uns in der Beratung und Umsetzung. Wenn E-Commerce, Technik und Content eine Einheit bilden, hat der Verbraucher auch richtig Lust und Laune zum Einkaufen und begleitet den Betreiber lange auf einer digitalen Reise. Wir sind überzeugt, dass das Einkaufen über verschiedene Kanäle die Zukunft des Handels stark prägen wird.

Tipp 5: Das richtige Setup für alle Kanäle

Die Digitalisierung sorgt für ein enormes Tempo, gleichzeitig wird der Handel immer komplexer – nicht nur in technischer Hinsicht. Gerade die intelligente Vernetzung verschiedener Vertriebskanäle und Kommunikations-Plattformen kann zu einer Herkulesaufgabe werden. In diesem Punkt entscheiden sich häufig auch die Chancen und Möglichkeiten für viele Shopbesitzer, um aus allen Richtungen anzugreifen. Denn für Onlineshopper gibt es keine Grenzen mehr zwischen offline, online und mobil. Deshalb sollten die Anbieter sämtliche Kanäle integrieren und sich vor allem den Ansprüchen und Gewohnheiten der Verbraucher anpassen. Sonst werden die Käufer untreu. Viele Besucher lassen sich noch durch den Preis und das Angebot locken. Aber im Dschungel der Webshops hat die Kundenbindung sehr viel mehr Facetten, wie transparente Informationen, hochwertigen Content und Unterhaltung oder auch ehrliche Blogs. Das inspiriert die Shopper zum erlebnisorientierten Einkauf.

Tipp 6: Die Vernetzung mit Markplätzen

Wer kann schon alles? Aufgaben wie Fulfillment, Retourenaufbereitung, Inkasso oder Teile des Marketings und Analysen sollten viele Händler den Spezialisten übertragen. Das bringt Zeit, das Geschäft zu forcieren und die langfristige Performance zu sichern. Für viele Händler ist es auch zweckmäßig, sich auf Marktplätzen zu platzieren. Ihre Bedeutung nimmt zu. Die Marke steht zwar nicht im Fokus, auch der Einfluss auf die Darstellung ist gering, doch die Reichweite, die Sichtbarkeit und die Verzahnung sind schöne Add ons, um Markennamen, Inhalte und Handel erfolgreich zu verbinden.

Tipp 7: Die Entspannung ohne Reue

Die Änderungen in der Berufswelt folgen so rasch, dass viele das Gefühl beschleicht, nicht mehr mitzukommen. Kontinuierliche Verbesserungen, aber vor allem der Kostendruck, der vom Markt oder Investoren ausgeübt wird, lasten auf vielen Eigentümern von Shops. Wir erkennen bei vielen Gesprächspartnern Job-Frust statt Job-Lust. Es fehlen die Atempausen im Alltag und ein richtiger Urlaub. Entspannung ist eine Arbeit mit sich selbst, sein Leben leichter und nicht komplizierter zu machen und die auferlegte Pseudo-Hektik abzulegen. Es ist eine Kunst zu leben, wenn man loslassen kann und Tätigkeiten den Experten übergibt. Spaß, Zufriedenheit, Motivation, Erfolg – der Job kann so schön sein, wenn man sich auch mal eine Auszeit genehmigt.

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In den nächsten zwei Jahren sollen weltweit 14 neue Gesetze zu Sorgfaltspflichten in der Lieferkette verabschiedet. Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz tritt erstmals im Januar 2023 in Kraft und gilt zunächst für Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern. Ziel dieser Gesetze ist es, neue Standards zu etablieren, die Minimalanforderungen in Bezug auf Arbeitssicherheit, Arbeitsbedingungen, Menschenrechte, Gesundheit und Umwelt umfassen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie entlang ihrer Lieferketten mittels Monitoring Risiken ermitteln und entsprechende Maßnahmen einleiten müssen.

Black Box Lieferkette

Nur wenn herstellende Unternehmen ihre gesamten Lieferketten vom fertigen Produkt bis hin zum Rohmaterial zurückverfolgen können, sind sie auch dazu in der Lage, bei ihren Lieferanten die Einhaltung von Standards zu überprüfen. In der Vergangenheit gab es immer wieder Skandale. Marken sind zwar gut über ihre direkten Lieferanten informiert, kennen aber keine weiteren indirekten Zulieferer oder die Rohstoffproduzenten. Bisher führten derartige Vorkommnisse schlimmstenfalls zu Reputationsverlust, was für eine Marke schon schwer genug sein kann. Doch mit dem Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und dem bevorstehenden europäischen Green New Deal im Jahr 2025 wird sich hier noch einiges ändern. Wer seine Sorgfaltspflichten nicht einhält, wird künftig mit Sanktionen rechnen müssen. Doch wie genau können Unternehmen es schaffen ihre teils hochkomplexen Supply Chains zu überblicken und damit die Einhaltung der neuen Standards sicherzustellen?

Lückenloses Monitoring hochkomplexer Lieferketten

Der erste Schritt in Richtung Due Diligence ist das Erfassen sämtlicher Stakeholder einer Lieferkette auf einer Plattform (Supply Chain Mapping). Die Plattform verschafft einen umfangreichen Überblick über das verästelte Geflecht des Lieferkettennetzwerks. Da dieses in der Regel sehr komplex ist, empfiehlt sich eine Supply-Chain-Mapping-Software für die Berücksichtigung der Stakeholder entlang der gesamten Lieferkette und für das Management der zugehörigen Informationen. Die Software macht die entsprechenden Daten für Unternehmen und andere relevante Akteure lesbar und nutzbar. Dafür müssen diese aber eindeutig, objektiv und nachprüfbar sein.

Um eine solche Datenqualität zu erreichen und so die lückenlose Einhaltung von Standards zu ermöglichen, bedarf es vieler verschiedener Maßnahmen. Dazu gehört zum Beispiel das Einholen von Selbstauskünften der Zulieferer. Aber auf Wunsch eines Unternehmens können auch andere Datensätze und Methoden eingesetzt werden. Darunter die Beobachtung per Satellit, Kontrollen vor Ort, oder der Abgleich von erwarteten und gemeldeten Produktionsmengen der Zulieferer.

Die entsprechenden Informationen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Entscheidungen auf der Basis von nachprüfbaren Daten zu treffen. Im Fall eines Risikos in der eigenen Lieferkette kann man entsprechend der eigenen Richtlinien und Nachhaltigkeitszielen eine Lösung zu finden. So kann die Software den Prozess der Risiko- und Folgenabschätzung automatisieren, indem sie Stakeholder anhand von selbst gemeldeten oder von Dritten bereitgestellten Daten erfasst und bewertet.

Hohe Kosten und Sanktionen bei Nichteinhaltung

Der neueste Entwurf der Europäischen Kommission wurde am 14. September 2022 vorgestellt. Grundlage des Gesetzes ist ein System, in dem Behörden mit Untersuchungen alle Produkte auf dem EU-markt abdecken. Der Entwurf sieht vor, auf dem EU-Markt Produkte aus dem Verkehr zu ziehen, die mit Zwangsarbeit hergestellt wurden. Unternehmen, die in ihren Lieferketten die nötigen Sorgfaltspflichten einhalten, vermeiden also ein ökonomisches Risiko, und können sich gleichzeitig von ihren Wettbewerbern abheben und von einem reduzierten Risiko für ihre Marke und ihren Ruf profitieren. Deshalb ist das lückenlose Monitoring der gesamten Lieferkette nicht nur aus ethischen Gründen ein Muss, es ist für Unternehmen auch finanziell günstiger, als auf diese Transparenz zu verzichten.

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Je mehr Geschäftsprozesse auf IT aufbauen, desto stärker rückt das IT-Service-Management (ITSM) in den Vordergrund. Denn die IT muss funktionieren, sonst stoppen die Maschinen. Eine ITSM-Lösung verschafft Überblick über sämtliche vorhandenen Systeme und IT-Prozesse; sie liefert zudem Kennzahlen über einzelne Geschäftsprozesse. So wird ITSM zum zentralen Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Was können solche Tools genau und worauf muss man bei der Auswahl achten?

Mit einer gut gepflegten ITSM-Software verbessert sich zunächst einmal das Service-Management. Die IT-Abteilung kann darin eine Wissensdatenbank über wiederkehrende Abläufe aufbauen und ist damit in der Lage, schneller und besser auf Vorfälle reagieren zu können. Ist ein ITSM-Tool gut aufgesetzt, lassen sich nachweislich vier Fünftel aller Incidents bereits automatisiert bei der ersten Anfrage lösen, ohne dass das IT-Team dafür einspringen bzw. technisch in die Tiefe gehen müsste. So steigt die Service-Qualität und mit ihr die Kundenzufriedenheit. Ticket-Controllings bringen es regelmäßig zutage: Effizienz und damit auch Produktivität des IT-Teams erhöhen sich mit ITSM deutlich.

ITSM-Tools heben nicht nur nicht nur in puncto Servicequalität Optimierungspotenziale, sie sorgen u.a. auch dafür, dass die IT-Infrastruktur an sich effizienter wird. Potenzielle Überlizensierungen, IT-Altlasten oder unerwünschte Redundanzen lassen sich anhand des Überblicks über sämtliche Lizenzen und Systeme abbauen und somit IT-Kosten einsparen.

Nicht jede Lösung passt auf alles

Wer vor der Anschaffung einer solchen Software steht, sollte sich vorab Gewissheit darüber verschaffen, dass diese zu den eigenen Business Cases passt und die geplante Unternehmensentwicklung optimal unterstützt kann. Im Einzelnen geht es um folgende Punkte:

Zunächst ist zu prüfen, ob die Lösung die Kernkompetenzen des Unternehmens bzw. alle gewünschten Prozesse abzudecken vermag. Nahezu alle ITSM-Tools basieren heutzutage auf den Best-Practice-Prozessen von ITIL (Information Technology Infrastructure Library, aktuelle Version: 4). Deshalb muss kontrolliert werden, wieviel Aufwand es bedeuten würde, die einzelne Prozesse im ITSM-Tool anzupassen, um sie mit der eigenen Unternehmensstruktur und den individuellen Unternehmenszielen abzustimmen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Automatisierung: Lassen sich dafür geeignete Prozesse – auch außerhalb der IT – systemübergreifend automatisieren und damit Mitarbeiterressourcen und Zeit einsparen? Nicht zuletzt gilt es einen Blick auf das Reporting zu werfen. Die wichtigsten Reports sowie ausreichend Analytics-Funktionen sollten vordefiniert vorhanden sein. Auch individuelle Reportings sollte die IT-Abteilung hinzufügen können.

Ausbau, Umbau, Anbau

Kann die ausgewählte Lösung mit ihren Prozessen und ihrer Oberfläche individuell angepasst werden? Auch von Nutzerinnen und Nutzern selbst, die nicht über große Programmierkenntnisse verfügen? Wesentlich bei der Produktwahl ist auch die Frage, wie das Tool mit Updates umgeht, wenn sowohl die Standard-basierten ITIL- als auch individuell angepasste Prozesse zu berücksichtigen sind. Außerdem: auf einen modulartigen Aufbau achten, der sich bei Bedarf erweitern lässt.

Das Thema Flexibilität spiegelt sich vor allem in der Integrationsfähigkeit wider, die folglich zu den K.O.-Kriterien eines ITSM-Tools gehört. Das heißt: Alle gewünschten Systeme (CRM-, ERP-, Monitoring-, Scanning- usw.) müssen sich problemlos an die Lösung andocken können. Idealerweise über bereits vordefinierte Schnittstellen, die an die eigenen Bedürfnisse anpassbar sind. Oder aber es gibt die Möglichkeit, Schnittstellen zu implementieren, die den Datenaustausch mit anderen Tools gewährleisten.

Was ist ERP?

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

User Interface als wichtige Komponente im Gesamtpaket

Unstrukturierte Oberflächen kosten gerade im First-Level-Support viel Zeit und damit Geld. Deshalb ist das User Interface eine wichtige Komponente im Gesamtpaket. Es sollte intuitiv sein, gewünschte Funktionen müssen sich mit möglichst wenigen Mausklicks logisch nachvollziehbar ansteuern lassen. Und wenn doch etwas fehlt oder geändert werden soll: Individuelle Anpassungsfähigkeit (s.o.) ist bei modernen Softwarelösungen heute eine Selbstverständlichkeit, das gilt auch für ITSM.  

Sind Zusatzinvestitionen erforderlich?

Ein ITSM-Tool muss in die eigene Systemlandschaft integrierbar sein, zugleich aber auch den internen IT-Standards genügen. Der Anschaffung sollte stets eine Prüfung vorausgehen, ob und in welcher Höhe möglicherweise Investitionen erforderlich sind, wenn das Tool zum Einsatz kommen soll (z.B. zusätzliche Datenbanken, Betrieb und Update neuer Hardware oder Software).

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).

Was ist Cloud Computing? Hier erfahren Sie mehr!

Und schließlich die Frage: Cloud-Betrieb oder on-premises? Vor- und Nachteile beider Modelle sind altbekannt: Wer sich für die On-Premises-Lösung entscheidet, profitiert davon, alles zu jeder Zeit selbst im Griff zu haben und sämtliche Daten komplett inhouse zu wissen. Bei der Cloud-Variante wiederum muss man sich weder um Installation noch dazu benötigte Infrastruktur und den Betrieb der Lösung kümmern. In jedem Fall ist es wichtig, dass der ausgewählte Hersteller schnellen und umfangreichen Support anbietet.

KI und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung – Wohin führt der Weg beim ITSM? Dass das Thema nicht nur etwas für IT-Unternehmen ist, sondern branchenübergreifend von Mittelstand bis Großkonzern für Geschäfte jeder Art, scheint offensichtlich. Und auch die Einsatzbereiche der Lösungen wachsen kontinuierlich. Nicht zuletzt aufgrund des zunehmenden Einsatzes von KI, die im ITSM genau wie bei vielen anderen Technologien eine immer wichtigere Rolle spielt.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

Ein Blick auf den Industry 4.0-Bereich zeigt, wie breit gefächert die Anwendungsbereiche sind: von KI-Unterstützung im Wissensmanagement, Vorhersagen der Stimmungslage von Ticketstellern im Service-Bereich, intelligenter Asset-Bereitstellung bis hin zur präventiven Wartung mit Predictive Maintenance. In all diesen Bereichen können ITSM-Lösungen mithilfe gezielter Analytics und Automatisierungen unternehmensweit stark zur Prozessoptimierung beitragen – und damit dazu, dass die Maschinen weiterlaufen!

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Die letzten Jahre haben uns gelehrt, dass „Unsicherheit“ zu einem beständigen Geschäftsumfeld geworden ist. 2022 war das nicht anders. Eine Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags zeigt, dass mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen davon ausgehen, dass sich ihre eigenen Geschäfte in den nächsten 12 Monaten sogar noch verschlechtern werden. Diese Jahre haben die Notwendigkeit gezeigt, flexibel zu bleiben und sich an jedes noch so schwerwiegende Szenario anzupassen, und diese Notwendigkeit der Agilität dürfte 2023 ein Schlüsselthema sein. Daher müssen Unternehmen ihre Wachstumschancen 2023 unbedingt nutzen.

Vier Wachstumschancen für deutsche Unternehmen im Jahr 2023

Die Lieferkettenprobleme, geopolitische Spannungen und Krisen bezüglich der Lebenshaltungskosten, die das Jahr 2022 bestimmt haben, werden die Unternehmen weiterhin herausfordern. Angesichts wachsender Bedenken hinsichtlich einer anhaltenden Rezession legen Unternehmen in Deutschland jetzt ein größeres Augenmerk darauf, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

Im Gespräch mit Kunden, Interessenten und Partnern wird 2023 immer noch als ein Jahr voller Chancen angekündigt. Trotz der Herausforderungen, die das nächste Jahr für Unternehmen mit sich bringen wird, liegt der Fokus klar darauf, Gewinne als Wachstumstreiber zu nutzen, Wege zu finden, agil zu bleiben und effizienter denn je zu sein. Ein heikler Balanceakt, der jedoch durch effektive Planung und einen laserscharfen Fokus auf Finanzdaten und das Endergebnis erreicht werden kann.

Wie können Unternehmen also Wachstumschancen im Jahr 2023 nutzen? Basierend auf unseren Kundenerkenntnissen und Gesprächen sind hier die Schlüsselbereiche, auf die sich Unternehmen im neuen Jahr konzentrieren sollten:

1. Planung und Strategie müssen flexibel bleiben

Da die Unsicherheit anhält, sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, sich mit ihren digitalen Fähigkeiten vor Risiken zu schützen. So können Sie schnell auf sich verändernde Herausforderungen reagieren und verschiedene Szenarien planen, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Bei der Betrachtung ihrer Lieferkette waren Unternehmen beispielsweise gezwungen, schnell auf ständige Produktknappheit und Lieferverzögerungen zu reagieren, die immer noch allgegenwärtig sind. Dies ist nur ein Beispiel, bei dem Unternehmen schnell handeln mussten, um sich über Wasser zu halten, von Just-in-Time zu einem „Mehr Lagerbestand, weniger Lieferungen“-Modell, um die damit verbundenen Kosten für Lagerung und Verwaltung auszugleichen.

Diese Art von kontinuierlichen Änderungen hilft, den Schock neuer Szenarien zu absorbieren. Es kann für Unternehmen aber schwierig sein, Bereiche zu lokalisieren, die ihrer Aufmerksamkeit benötigen. Im Jahr 2023 wird die Sichtbarkeit zuverlässiger Daten in Echtzeit entscheidend sein, um proaktives Handeln zu ermöglichen und Strategien schnell anzupassen. Die Zusammenführung von Daten aus allen Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Bestand und Lieferkette zu einer einzigen Ansicht wird entscheidend sein, um die Kapitalrendite zu maximieren und Investitionen in weiteres Wachstum anzuregen.

2. Finanzautomatisierung durchbricht die Komplexität

Die schwierigste Aufgabe für CFOs im Jahr 2023 ist laut Gartner die Einstellung und Bindung von Mitarbeitern. Der Kampf um die Gewinnung von Top-Talenten ist hart, und da Finanzvorstände ihre Teams in Rezessionszeiten schlank halten, müssen sie kreativ werden.

Im Jahr 2023 wird die Automatisierung eine wichtige Investition für Finanzteams sein, nicht nur um mit weniger Menschen mehr zu erreichen, sondern auch um Fachleuten mehr Zeit für wertschöpfende Projekte zu geben. Bei manuellen Aufgaben wie dem Monatsabschluss müssen Finanzteams in der Regel große Mengen unterschiedlicher Daten aggregieren und auswerten. Dies kann eine zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe sein, da nur eine falsche Zelle Unternehmen Tausende von Euro kosten und ihren hart verdienten Gewinn zunichte machen kann. Daher müssen Unternehmen 2023 auch hier ihre Wachstumschancen ergreifen. Die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von Finanzprozessen mindern Risiken und machen Daten genauer. So können sich Finanzteams auf die Analyse konzentrieren und auf Marktveränderungen reagieren.

Finanzexperten möchten ihre Zeit nicht mit dem Überprüfen und Konsolidieren von Tabellenkalkulationen verschwenden – sie möchten einen Mehrwert schaffen und Input von der Vorstandsebene erhalten. Die Automatisierung im Jahr 2023 wird eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeiterbindung spielen und dafür sorgen, dass sich Finanzmitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

3. Automatisierte Preisegestaltung minimiert Lieferanten- und Währungsrisiken

Da die Märkte bis ins Jahr 2023 hinein in Bewegung bleiben, wird es entscheidend sein, sich schnell an veränderte Preise anpassen zu können. Budgets und Gewinne können mit geringfügigen Änderungen an den Lieferantenpreisen in Unordnung geraten und es kann schwierig sein, die Differenz zu erkennen, bevor es zu spät ist. Mit zunehmendem internationalen Wachstum und Absatz im Ausland steigt die Komplexität weiter mit sich ständig ändernden Steuer- und Zollvorschriften, die es schwierig machen können, im geplanten Tempo voranzukommen.

Im Jahr 2023 wird die automatisierte Preisgestaltung wachstumsstarken Unternehmen ermöglichen, agil zu bleiben und effektiver zu budgetieren. Mit dieser Technologie können Unternehmen auf schwankende Lieferantenpreise reagieren und genaue Cashflow-Prognosen erstellen. Außerdem werden sie in der Lage sein, die Preisgestaltung zentral zu verwalten, Konsistenz über alle Kanäle hinweg sicherzustellen und Produktpreise an die Margen anzupassen. Die automatische Preisgestaltung bremst Unternehmen effektiv aus, wenn ein Produkt oder eine Komponente teurer wird, bzw. gibt grünes Licht für den Kauf zum richtigen Preis. Ein entscheidender Vorteil besteht darin, dass diese Änderungen in Echtzeit und nicht Wochen später erfolgen, wodurch wichtige Mittel eingespart werden.

Im Hinblick auf den internationalen Handel ermöglicht diese Technologie Unternehmen, die Preisgestaltung zentral zu verwalten und alle länderspezifischen Steuervorschriften oder Verkaufsregeln automatisch zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es nicht zu unerwarteten Strafen oder Einnahmeverlusten kommt. Währungsspezifische Preise und prozentuale Rabatte geben vollständige Kontrolle, sodass Unternehmen Preisniveaus verschiedenen Kanälen und Kunden zuweisen können.

4. Kunden, Mitarbeiter und Investoren erwarten von ihren Marken, dass sie „Gutes tun“

Das ESG-Reporting wird 2023 weiter an Bedeutung gewinnen. Kunden fordern Transparenz und jüngere Generationen, die Arbeitgebern höhere Standards als ihre Vorgänger auferlegen, haben ESG eine entscheidende Rolle bei der Rekrutierung, Bindung und Markentreue eingeräumt. Fast die Hälfte der Investoren ist sogar bereit, sich von Unternehmen zu trennen, die nicht ausreichend Maßnahmen zu ESG-Themen ergreifen, und da Unternehmer zunehmend auf Investitionen angewiesen sind, können sie es sich nicht leisten, dieses Reporting zu vernachlässigen.

Eine bessere Transparenz von Geschäfts- und Personaldaten bedeutet bessere Rechenschaftspflicht und schnellere Compliance. Die Schaffung und Aufrechterhaltung einer robusten ESG-Strategie hängt von der Qualität und dem Umfang der Daten eines Unternehmens ab. Cloudbasierte Lösungen werden hier eine entscheidende Rolle spielen, um Informationen aus allen Teilen des Unternehmens zusammenzufassen, realistische Ziele zu formulieren und Fortschritte zu überwachen, die Kunden, Mitarbeiter und Investoren gleichermaßen zufriedenstellen.

Es hat sich gezeigt, dass bedeutende Fortschritte bei der Erreichung der ESG-Ziele Investitionsmöglichkeiten beeinflussen, den Verbraucherkonsum erhöhen und die Produktivität der Mitarbeiter steigern – dies ist von entscheidender Bedeutung, da wir uns 2023 in eine Zeit noch größerer finanzieller Unsicherheit bewegen.

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So drastisch, wie sich die Anforderungen an die Wirtschaft derzeit ändern, unterliegen auch die Strukturen und Methoden innerhalb der Unternehmen großem Wandel. Verstärkt wird auf Projektstrukturen gesetzt, um die notwendige Agilität zu erreichen. Darüber hinaus sieht Holger Zimmermann, Geschäftsführer des Projektmanagement-Beratungsunternehmens Projektmensch, für die Projektarbeit für 2023 folgende Projektmanagement-Trends.

Projektmanagement-Trends 2023

Zuversicht vermitteln

Die Projektverantwortlichen müssen sowohl gegenüber ihrem Team als auch gegenüber den Stakeholdern eines Projekts Optimismus vermitteln. Da das in der aktuellen Situation nicht anhand von Absatzzahlen und Umsätzen festgemacht werden kann, geht es darum, die Widerstandskraft der Mitarbeiter zu stärken und ihre Zuversicht zu wecken. Das kann nur gelingen, wenn die Projektleiter die Stärken und Fähigkeiten jedes Einzelnen soweit unterstützen, dass diese ganz von allein – ohne weiteres Zutun – ein neues Maß an Resilienz und Zuversicht entwickeln. Erst dann kann sich das Gefühl einstellen, Probleme und Herausforderungen in den Griff zu bekommen und die geforderten Aufgaben zu bewältigen. Nur wer auf diese Art und Weise gestärkt ist, kann die notwendige Kraft und Dynamik entwickeln, ein Projekt erfolgreich voranzutreiben.

Projekte schnell starten können

Aufgrund der herrschenden Marktdynamik wird es immer wichtiger, die Vorlaufphase eines Projekts möglichst kurz zu halten. Die Fähigkeit, ein Projekt innerhalb kürzester Zeit starten zu können, entwickelt sich zunehmend zu einer Kernkompetenz erfolgreicher Projektleiter. Sie müssen in der Lage sein, aus dem Stand heraus kooperativ und bereichsübergreifend zu denken, agieren und steuern. Diese Art von Quick-Start-Projekten funktioniert aber unter einer Voraussetzung. Nämlich dann, wenn auch die Teammitglieder vom Projektleiter gleichzeitig dazu ermutigt und ermächtigt werden, extrem selbständig zu arbeiten. Das Zusammenspiel dieser unterschiedlichen Einzelaktionen wiederum muss der Projektleiter orchestrieren und zu einem zielgerichteten Projekt zusammenführen.

Klare Unternehmensstrategie macht handlungsfähig

Um in dynamischen Zeiten schnell reagieren zu können, ist es wichtig, dass sich die einzelnen Projektmitglieder möglichst selbständig organisieren. Grundvoraussetzung dafür ist aber, dass die Vision, Mission sowie die Strategie des Unternehmens und die Ziele klar sind. Denn klar formulierte Strategien machen handlungsfähig. Insbesondere in Krisenzeiten müssen Unternehmen und die Mitarbeiter schnell sein. Selbstorganisierten Handeln ist nur dann möglich, wenn die Richtung bekannt ist, in die sich das Unternehmen bewegen möchte, um dann selbst beurteilen zu können, wie das Projekt gestaltet werden muss, um die Ziele bestmöglich zu erreichen. Dieses selbstständige Handeln erhöht den Durchsatz. Wenn diese Rahmenbedingungen vorhanden sind, können sich Unternehmen und Mitarbeiter sicher sein, dass Projekte besser gelingen und darüber hinaus auch mehr Spaß machen.

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