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Die unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder, auch bekannt unter der Datenschutzkonferenz (kurz: DSK) haben ein Kurzpapier zur Videoüberwachung nach der Datenschutz-Grundverordnung veröffentlicht. Hierin enthalten sind u.a. auch Hinweise zu den Informationspflichten der verantwortlichen Stelle.

DSGVO und die Videoüberwachung: Informationspflichten nach der DSGVO

Das Kurzpapier 15 der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder beinhaltet wichtige Hinweise für die Informationspflichten bei Videoüberwachung. Es dient als erste Orientierung insbesondere für den nicht-öffentlichen Bereich, wie nach Auffassung der DSK die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im praktischen Vollzug angewendet werden sollte. Diese Auffassung steht unter dem Vorbehalt einer zukünftigen – möglicherweise abweichenden – Auslegung des Europäischen Datenschutzausschusses.

Transparenzanforderungen und Hinweisbeschilderung bei Videoüberwachung

Neben der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung fordert die DS-GVO in Art. 5 Abs. 1 lit. a ferner, dass die personenbezogenen Daten in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden müssen. Mit dieser Regelung sowie den sich aus Art. 12 ff. DS-GVO ergebenden Anforderungen, sind die Transparenzpflichten stark angestiegen. Aus den Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DS-GVO ergeben sich folgende Mindestanforderungen:

• Umstand der Beobachtung – Piktogramm, Kamerasymbol
• Identität des für die Videoüberwachung Verantwortlichen – Name einschl. Kontaktdaten (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
• Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten – soweit benannt, dann aber zwingend (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage in Schlagworten (Art. 13 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
• Angabe des berechtigten Interesses – soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 13 Abs. 1 lit. d DS-GVO)
• Dauer der Speicherung (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Hinweis auf Zugang zu den weiteren Pflichtinformationen gem. Art. 13 Abs. 1 und 2 DS-GVO (wie Auskunftsrecht, Beschwerderecht, ggf. Empfänger der Daten)

Die Pflichtinformationen sind am Ort der Videoüberwachung an einer für die betroffene Person zugänglichen Stelle bereit bzw. zur Verfügung zu stellen, beispielsweise als vollständiges Informationsblatt oder Aushang.

Weiteren formelle Anforderungen

In dem Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 Abs. 1 DS-GVO) sollte die Videoüberwachung ausgewiesen und dokumentiert werden, welchem Zweck die Verarbeitung jeweils dient. Ferner ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DS-GVO) durchzuführen, wenn die Videoüberwachung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

Die formellen und materiellen Anforderungen für den Einsatz einer Videoüberwachung werden mit Inkrafttreten der DSGVO im Vergleich zum (alten) BDSG nicht abgesenkt werden. Sie bleiben vielmehr hoch und nach wie vor komplex. Daher sollten sich Betreiber von Videoüberwachungsanlagen intensiv mit der Rechtslage auseinandersetzen und prüfen, ob laufende Videoüberwachungen den Anforderungen entsprechen und fortgesetzt werden können. Dies betrifft insbesondere die gestiegenen Anforderungen an die Transparenz und an die Gestaltung der Datenverarbeitung. In Zweifelsfällen hilft die Aufsichtsbehörde oder Datenschutz-Experten weiter.

Quelle: https://www.lda.bayern.de/media/dsk_kpnr_15_videoueberwachung.pdf

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Die Diskussionen rund um die 4-Tage-Woche wurden im letzten Jahr so stark befeuert wie nie zuvor. Immer mehr Länder ermöglichen es den ArbeitnehmerInnen vier, anstatt fünf Tage die Woche zu arbeiten. Nicht zuletzt hatte neben Island und den Niederlanden auch Belgien die Weichen für die viertätige Arbeitswoche gestellt. 

Welche Vorteile bringt eine verkürzte Arbeitswoche? Und ist sie auch in Deutschland demnächst zu erwarten? 

Die Abneigung gegenüber der 5-Tagewoche wächst

Vor allem die zunehmende Arbeitsüberlastung und Burnouts befeuern die Diskussion. Speziell die Generationen X und Y haben ein großes Bedürfnis nach mehr Freizeit und Erholung. Eine klassische Vollzeitbeschäftigung ist für immer mehr VertreterInnen dieser Altersgruppe nicht mehr attraktiv. Ob eine Reduzierung der Arbeitstage wirklich zu einem Rückgang von Stress führt, ist allerdings unklar. In den Niederlanden arbeiten 4,5 Millionen Arbeitnehmer in Teilzeit an vier Tagen. Das sind circa 48 Prozent der Erwerbstätigen. Bislang ist jedoch noch kein signifikanter Rückgang der Burnout-Zahlen zu verzeichnen. 

80 Prozent Arbeit bei 100 Prozent Gehalt

Laut einer von YouGov durchgeführten Umfrage würden fast 63 Prozent der Deutschen das Konzept einer 4-Tage-Woche begrüßen – allerdings bei gleichbleibendem Gehalt. Lediglich 14 Prozent wären mit einer entsprechenden Lohnanpassung einverstanden. Das heißt: Eine Reduzierung der Arbeitstage sollte nicht mit weniger Gehalt verbunden sein. 

Eine wesentliche Rolle spielt zudem, dass unsere Wirtschaft auf eine 5-Tage-Verfügbarkeit ausgelegt ist. Die unterschiedlichen Stakeholder erwarten, dass Verantwortliche an den Werktagen erreichbar sind. Bei einer 4-Tage-Woche müsste der Workload für fünf Tage also in vier Tagen bewältigt werden. Das kann zur Folge haben, dass noch mehr Stress entsteht und optionale, aber wichtige Tätigkeiten, wie der Austausch mit KollegInnen, wegfallen. 

Zukunfts- oder Wunschdenken?

Zum aktuellen Zeitpunkt ist unsere Wirtschaft noch nicht darauf ausgelegt, kollektiv in eine 4-Tage-Woche überzugehen – dafür ist die Arbeitsbelastung noch zu hoch. Der Stress würde nicht sinken, sondern eher zunehmen. Um die Arbeitszeiten reduzieren zu können, muss zunächst geklärt werden, wie sich die verkürzte Arbeitswoche mit dem Workload und der Verfügbarkeit der MitarbeiterInnen vereinen lässt. Und das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. 

Die Geschichte zeigt aber, dass die Reduzierung der Arbeitszeit durchaus möglich ist. Die 5-Tage-Woche gibt es auch erst seit Ende der 1950er-Jahre. Davor war eine Arbeitswoche von 48 Stunden, oft auch mit Samstagsarbeit, Normalität. Das bedeutet, dass eine solche Änderung durchaus möglich ist, wenn sich die gesellschaftlichen Verhältnisse verändern. 

Wohlbefinden der Mitarbeiter stärken

Es wird also noch etwas dauern, bis unsere Wirtschaft so weit ist, auf eine 4-Tage-Woche umzustellen. Unternehmen können aber bereits heute dazu beitragen, das Wohlbefinden der MitarbeiterInnen zu steigern und Stress zu verringern. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass sich weniger Arbeit positiv auf die Beschäftigten auswirkt – so lange damit keine Gehaltseinbußen verbunden sind. Die Arbeitszeiten sollten allerdings zur jeweiligen – auch finanziellen – Situation und zur Work-Life-Balance der einzelnen MitarbeiterInnen passen. Und da diese Situationen individuell unterschiedlich sind, kann es nicht nur eine einzige passende Lösung geben. Gefragt sind flexible Angebote. 

Wichtig ist auch in Erfahrung zu bringen, wie es den Angestellten geht – etwa durch Monitoring-Maßnahmen und eine bewusste Auseinandersetzung mit den individuellen Erwartungen und Bedürfnissen. Gespräche anhand eines vordefinierten Leitfadens unterstützen dabei. Darin wird deutlich, ob Beschäftigte Druck verspüren oder psychische Probleme haben, was sie stört oder glücklich macht, und wie sich gemeinsam eine Lösung erarbeiten lässt. 

Reduzierte Arbeitszeiten sind eine von mehreren Möglichkeiten, Stress zu reduzieren. Die Beschäftigten sollten bei der Festlegung der Bedingungen aber individuellen Spielraum haben – sowohl in Bezug auf die Arbeitszeit als auch auf das Gehalt.

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Das Jahr 2021 war ein Wendepunkt für den Personalsektor und das Jahr, in dem die neu eingeführten Regeln und Verfahren im HR-Bereich nicht nur in die internen Prozesse der Organisationen einfließen, sondern ihnen auch einen Nutzen bringen mussten.

Viele Menschen haben einen grundlegenden Richtungswechsel darin erlebt, wo und wann gearbeitet wird und wie die Produktivität und Stimmung der Mitarbeiter gemessen wird. Die vergangenen zwei Jahre haben die Spielregeln zweifelsohne für immer verändert.

Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

Dieser Umbruch hat ebenfalls zu einer Beschleunigung bereits spürbarer Trends geführt. Weiterhin werden diese Trends wahrscheinlich auch die Einführung von Technologien und Ansätzen beschleunigen, die bis in jüngster Vergangenheit fast als Science-Fiction galten. Neue HR-Technologien werden heute entwickelt, um die Art und Weise zu verändern, wie Arbeitgeber Talente prüfen, einstellen, an Bord holen und verwalten.

Wie kann die digitale Transformation helfen?

Die digitale Transformation des Personalwesens wird für und um den Menschen herum entwickelt. Wie wir bereits mehrfach erwähnt haben, sind die Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Kein Roboter, keine künstliche Intelligenz oder Software kann den Menschen vollständig ersetzen, aber sie können helfen,

• Prozesse zu automatisieren und Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit rechtzeitig zu beenden;
• Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten und sie vor einem emotionalen Burn-out zu bewahren;
• die schnelle elektronische Bearbeitung von Dokumenten (wenn ein Dokument von Papier in elektronische Form umgewandelt wird, verkürzt sich die durchschnittliche Zeit, die ein Mitarbeiter damit arbeitet, um ein Vielfaches).
• mögliche Bußgelder für die Nichteinhaltung von Fristen zu vermeiden.

All dies ist dank zweier Lösungen möglich: elektronisches Dokumentenmanagement im Personalbereich und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich. Auf diese Weise verfügt die Personalabteilung über alle notwendigen Instrumente, um eine „digitale“ Disziplin zu erreichen. Der rechtliche Rahmen wird damit genehmigt; es werden Lösungen entwickelt und ein Ökosystem wird geschaffen.

Was sind HR-Prozesse, und warum sind sie notwendig?

Der Fluss der HR-Dokumente in mittleren und großen Unternehmen besteht aus Zehntausenden von Dateien unterschiedlichen Inhalts und unterschiedlicher Komplexität, die an die Mitarbeiter der HR-Abteilung weitergeleitet werden. PDFs komprimieren, um ihre Größe zu verringern, stellt in diesen Fällen eine hervorragende Lösung dar.

Anwerbung, Einstellung, Versetzung, Entlassung, Austritt, Bestätigung von Aufträgen, Dienstreisen, Genehmigung von Bewerbungen, Bewertung und Schulung – all diese Aktivitäten haben ihre eigenen Regeln und werden von der Erstellung neuer Dokumente begleitet.

Es liegt auf der Hand, dass alle Dokumente auf ihre eigene Art und Weise und zu einem bestimmten Zeitpunkt gelesen, unterzeichnet, genehmigt und gespeichert werden müssen. Das Risiko, gegen diese Vorschriften zu verstoßen, steigt mit Fernarbeit und hybriden Arbeitsformen.

Ein Mitarbeiter füllt etwa ein Dokument in 2 Stunden aus, einschließlich der Fahrt zum Büro (unabhängig vom Ort). Diese Zeit wird dem Arbeitstag der Fachkraft entzogen und wirkt sich negativ auf den Arbeitsprozess aus. Durch die Integration eines elektronischen HR-Dokumenten-Managementsystems und die Digitalisierung der HR-Prozesse kann diese Zeit auf Minuten reduziert werden.

Was ist der elektronische Datenaustausch (EDI)?

EDI ist ein Verfahren zur Verarbeitung von Personaldokumenten, bei dem diese online erstellt, verarbeitet, abgestimmt und unterzeichnet werden, ohne Papier oder persönliche Treffen mit den Mitarbeitern. HR-Prozesse umfassen ein breites Spektrum von Aufgaben, von der Suche und Auswahl von Bewerbern bis hin zur Verwaltung von Personalakten und der Entwicklung der Unternehmenskultur. Unter anderem: Einarbeitung und Anpassung, Schulung, Motivation und Bewertung.

Die Automatisierung aller Prozesse im Bereich der Humanressourcen ist ohne die Integration von EDI im Unternehmen nicht möglich. Das Dokumentenmanagement im Personalwesen ist der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung. Das Ziel der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich ist es, all diese zahlreichen Aktivitäten zu erleichtern, transparenter und effizienter zu machen.

Die Einführung von EDI in einem Unternehmen erspart den Personalverantwortlichen fünf Hauptschwierigkeiten:

• Unterzeichnung und Überprüfung von Dokumenten in Unternehmen mit einer geografisch verteilten Struktur;
• Zeit- und Finanzkosten für den Versand von Dokumenten;
• Kontrolle der Prozesse zur Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten;
• Strafen für die verspätete Prüfung von Dokumenten;
• Verlust von Dokumenten (z. B. bei der Übermittlung zur langfristigen Aufbewahrung).

Die Integration von Personalprozessen in einem Unternehmen bietet Kontrolle, Transparenz und eliminiert das Risiko von Fehlern. Elektronische Dokumente ersetzen rechtlich gesehen Papierdokumente und können online digital unterzeichnet werden.

Der wirkungsvollste Ansatz zur Automatisierung des Personalwesens ist nach wie vor der Ökosystem-Ansatz, der den Übergang zu einem digitalen Arbeitsbereich mit nur einem Fenster vorsieht. Dies kann dank der Einführung von KEDO möglich sein.

Durch die Automatisierung der Personalverwaltungs-Prozesse in der Organisation wird Folgendes reduziert:

• die übermäßige Arbeitsbelastung der Fachkräfte;
• das Risiko von Datenverlusten und Datenlecks;
• Risiken von Fehlern aufgrund menschlichen Versagens.

Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung von Routinetätigkeiten die Leistung einer jeden Abteilung verbessert. Daher muss jeder Personalspezialist eine Strategie für die Umsetzung in der täglichen Arbeit entwickeln. Wenn es darum geht, einen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen und die Geschäftsleitung für eine radikale Neuerung zu gewinnen, ist ein schrittweiser Ansatz in der Regel erfolgreicher. Hier werden Prozesse empfohlen wie eine Bewertung der aktuellen Abläufe, um die besten Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Produktivität zu ermitteln und zu bestimmen. Außerdem müssen robuste Systeme zur Nachverfolgung und Ergebnismessung eingeführt werden, die weitere Investitionen rechtfertigen können.

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