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19Nov

Wer die Wahl hat, hat die Qual: Zehn Punkte, auf die bei der Auswahl einer Field Service Management-Lösung zu achten ist

Hier sind die relevanten Kriterien zusammen, mit denen Wartungsanbieter ihre Marktposition im Kontext der Digitalisierung stärken

Wer die Wahl hat, hat die Qual: Zehn Punkte, auf die bei der Auswahl einer Field Service Management-Lösung zu achten ist

Digitalisierung, Internationalisierung und steigender Kostendruck: Die Wettbewerbsbedingungen ändern sich rasant – auch für Unternehmen, deren Kerngeschäft professionelle Wartungsdienstleistungen für Kunden umfasst. Schließlich entwickeln sich Services immer mehr zu einem Mittel, durch das sich Unternehmen effektiv von ihrer Konkurrenz abheben. Grund genug, zehn Punkte zusammenzufassen, die Wartungsspezialisten und Dienstleister bei der Auswahl der passenden Lösung für ihr Field Service Management (FSM) beachten sollten.

1. Effiziente Einsatzplanung

Ressourcen zu planen, zählt aufgrund des beträchtlichen Verwaltungsaufwands zu den eher kostspieligen Unterfangen. Daher empfiehlt sich eine Field Service-Software, die sämtliche Informationen sowie erforderliche Ressourcen zusammenführt, damit große Aufträge erfolgreich und routiniert geplant werden können. Allein der Zeitbedarf für die Informationssuche zu bestimmten Einsatzorten, der Auftragshistorie oder kundenspezifischen Besonderheiten lässt sich über ein effizientes Online-Tool unkompliziert innerhalb von Sekunden abrufen. Mit Blick auf eine schlanke Ressourcenplanung spricht zudem vieles für eine Lösung, die präzise Informationen darüber vereint, welche Materialien, Werkzeuge und technischen Fähigkeiten für Arbeiten an einer bestimmten Anlage benötigt werden.

2. Offline-Mobilität

Der Einsatzort, die Kontaktperson und das zu wartende Anlagenteil bilden die wichtigsten Basisinformationen, die der Techniker für seinen Serviceauftrag benötigt. Viele moderne Softwarelösungen sind in der Lage, dem Techniker diese Daten über ein mobiles Gerät zur Verfügung zu stellen. Als noch praxistauglicher und effizienter erweist sich indessen eine Lösung, mit der ein Techniker alle relevanten Informationen und Daten über eine App herunterladen kann, um auch dann jederzeit darauf zugreifen zu können, wenn gerade kein Internetsignal verfügbar ist. Zusätzlichen Nutzen bietet die Option, den aktuellen Informationsstand und die Auftragshistorien mit dem elektronischen Kalender des Technikers zu synchronisieren.

3. Crowd Service

Das innovative Konzept Crowd Service gestattet es, Service-Engpässe strategisch zu vermeiden. Unternehmen können in ihrem eigenen Ökosystem – innerhalb der Unternehmensgruppe, bei Tochtergesellschaften, Partnern oder Freiberuflern – durch On-Demand-Verteilung schnell zusätzliche Technikerunterstützung finden und in ihren Außendienst einbinden. Als Resultat lassen sich Ressourcen bündeln, Services verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern. Mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) gleicht das System die individuellen Anforderungen eines Projekts mit den Qualifikationen der verfügbaren Techniker ab. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Kunde die bestmögliche Unterstützung vor Ort erhält.

4. Checklisten-Funktion

Neben umfassender Erfahrung und einwandfreier Qualifikation gehören Prozessstandards und konsistente Abläufe zu den wichtigen Anforderungen bei Technikereinsätzen im Servicegeschäft. Vordefinierte Checklisten können den Mitarbeitern vor Ort eine willkommene Hilfestellung bieten, Aufgaben bis ins Detail zu erfassen und auszuführen und Kunden dadurch lückenlosen Service zu bieten. Um den vollen Nutzen aus solchen Checklisten zu ziehen, sollten sich diese bei Änderungen an Anlagen jederzeit zentral aktualisieren und automatisch an die mobilen Geräte der einzelnen Techniker ausspielen lassen.

5. Mobile Datenerfassung

Im Einsatz vor Ort kommt es nicht nur darauf an, jeden Handgriff an einer Anlage oder Maschine des Kunden fachgerecht auszuführen, sondern auch relevante Details des betreffenden Auftrags lückenlos zu erfassen. Dazu gehören beispielsweise die Einsatzdauer der jeweiligen Anlage, die Zahl absolvierter Produktionszyklen, Betriebstemperaturen, Verschleiß sowie verbrauchte Materialien. Für ein möglichst effizientes Prozedere sollte der Techniker die Möglichkeit haben, alle diese Informationen direkt in die mobile App einzugeben. Auch Fotos und Videos mithilfe von Smartphone und Co. aufzunehmen, kann sich für Techniker als wirksames Mittel zur Dokumentation von Vorher-Nachher-Zuständen mit Zeitstempel erweisen.

6. Synchronisierte Prozesse

Mobile Endgeräte dienen dem Techniker im Idealfall nicht bloß dazu, wertvolle Informationen herunterzuladen und zu verwerten. Bei entsprechender Integration in die IT-Landschaft bietet mobile Hardware auch die Option, dass der Techniker die von ihm erfassten Daten in der Cloud oder dem ERP-System seines Unternehmens speichert – ein idealer Schutz vor Datenverlust und eine effiziente Protokollfunktion zugleich. Ein weiterer Vorteil gegenüber manuellen Systemen besteht darin, dass der Workflow von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung erheblich transparenter und flexibler handhabbar gestaltet wird. Ein konkretes Beispiel: Noch vor Ort lässt sich ein automatisch erstellter Bericht vom Technikereinsatz unterschrieben und auf elektronischem Wege zurück an das Büro senden. Anschließend wird ein Rechnungsentwurf erstellt, der von einem Mitarbeiter geprüft und verschickt werden kann. Zahlungsvorgänge lassen sich so um Wochen früher abschließen.

7. Digitales Reporting

Eine spürbare Entlastung für Techniker bietet die Möglichkeit, alle erforderlichen Daten bereits während des Einsatzes über ihr mobiles Gerät zu erfassen und den obligatorischen Auftragsbericht mithilfe einer entsprechenden App automatisch erstellen zu lassen. Dieses Vorgehen gewährleistet eine konsistente Formatierung und inhaltliche Gestaltung aller Aufträge. Zudem wird in jedem Bericht vermerkt, wer der verantwortliche Techniker ist. Derweil erhält auch der Kunde auf diesem Weg unverzüglich nach getaner Arbeit einen Bericht, den er direkt in der App unterschreiben kann. Bei entsprechender Synchronisation mit dem ERP-System des Wartungsunternehmens kann der Auftrag so in Echtzeit mit einem Erledigungsvermerk versehen werden.

8. Big Data und IoT

Big Data revolutioniert das Datenmanagement in sämtlichen Branchen. Schon heute lassen sich damit in Echtzeit Daten von Anlagen erfassen, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen und Vorausberechnungen zukünftiger Entwicklungen angestellt werden können. Wenn beispielsweise sämtliche Daten in puncto Lebenszyklus und Anlagennutzung zusammengetragen werden, kann das Produktentwicklungsteam Optimierungen vornehmen, die die Lebensdauer der Produkte verlängern, Verschleiß vorausberechnen und die Gesamtkosten senken. Mit der passenden FSM-Lösung können Techniker bereits während ihres Einsatzes Daten zur aktuellen Leistung der Anlagen erfassen und speichern. Inzwischen bieten IoT-Geräte die technische Option, regelmäßig erfasste Daten bequem zu verschicken. Darüber hinaus lassen sie sich wirkungsvoll in die Signalkette einbinden, wenn ein Teil ihrer Ausrüstung einen Fehler meldet. In diesem Fall sollte die Software automatisch einen Service-Call erstellen und auf Basis gesammelter Daten vorhersagen, wann die nächste Wartung erfolgen sollte.

9. Kundenzufriedenheit

Ein essenzieller Faktor, die Anforderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen, besteht darin, bereits die gesamte Planung einer Field Service-Strategie auf das Unternehmen und die Ziele des Auftraggebers auszurichten. Die ideale Softwarelösung sollte schon in der Planungsphase automatisch Details zur Verfügung stellen, mit denen sich Wartungseinsätze um die Hauptproduktionszeiten herum planen und präventive Wartungsmaßnahmen in ruhigere Zeiträume legen lassen. Es gilt die Faustregel: Je mehr Zeit Wartungsanbieter in die Beziehung zu ihren Auftraggebern investieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, sie als treue Kunden zu gewinnen.

10. Zusammenarbeit und Innovation

Insbesondere bei großen Aufträgen beispielsweise für die Wartung und Instandhaltung von Maschinen ist eine sorgfältig orchestrierte Zusammenarbeit mehrerer Techniker über längere Zeiträume gefragt. Hier punktet eine FSM-Lösung, die ihre Anwender dabei unterstützt, auch komplexe Aufträge zu verwalten und jederzeit den Überblick über die eingesetzten Ressourcen und Fachkräfte zu wahren. Nicht zuletzt gilt es, den Mehrwert der eingesetzten Field Service-Software wie ein Werkzeug einzusetzen, das den Unternehmenserfolg perspektivisch auf sichere Füße stellt und neue Geschäftsmöglichkeiten erschließt. Das Innovationspotenzial der vorhandenen Optionen sollte dabei objektiv beurteilt und in die Entscheidung für die Lösung der Wahl einbezogen werden.

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Prozessorientiertes Arbeiten auf dem Vormarsch!

18Nov

By ERP-News

Prozessorientiertes Arbeiten auf dem Vormarsch!

Unternehmerischer Erfolg misst sich in erster Linie an der Effizienz, mit der Prozesse absolviert werden. Diese so hoch wie möglich zu halten und dabei Zeit- und Geld einzusparen, lautet das Gebot der Stunde. Dabei rücken neben Methoden der Prozessoptimierung auch Automatisierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse vermehrt in den Fokus.

Prozessorientiertes Arbeiten mit Robotic-Process-Automation (RPA) auf dem Vormarsch!

Bei Robotic-Process-Automation (RPA) übernehmen Software-Roboter wiederkehrende Routinearbeiten, indem sie diese automatisiert ausführen.

Software-Roboter als virtuelle Mitarbeiter

Ob manuelle Sachbearbeitung, Kosten- und Rechnungsprüfung oder Mitarbeiter-Onboarding – branchenübergreifend verlieren Arbeitskräfte täglich wertvolle Zeit für die Ausführung von Routinetätigkeiten. Systeme für Robotic-Process-Automation (RPA) simulieren solche Abläufe, indem sie vom Anwender lernen, wie sie einzelne Bedienungsmasken oder auch ganze Geschäftsprozesse sowie die zugehörigen Benutzerschnittstellen verwenden sollen. Anwendungsübergreifend und integrierend arbeitet diese mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers die Aufgaben ab. Auf diese Weise imitiert und perfektioniert das Tool rund um die Uhr skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von Null.

Innovationspotenzial ausschöpfen

Mit der Unterstützung von Software-Robotern gewinnen Unternehmen effizient und kostensparend virtuelle Mitarbeiter hinzu, die Prozesse zuverlässig bearbeiten. Durch das Abgeben repetitiver Aufgaben können sich Angestellte auf ihre Kernkompetenz und solche Tätigkeiten konzentrieren, für die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion essenziell sind – etwa den direkten Kundenkontakt. Dabei verwaltet der Nutzer selbst die gesamte digitale Workforce und legt individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernimmt und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routinen abarbeiten. Die Einsicht in Protokolle und automatisierte Reportings ist zu jeder Zeit gegeben. Zudem lässt sich die digitale Unterstützung bei Bedarf dem Geschäftsvolumen und der Auftragslage anpassen, um auch kurzfristige Auslastungsspitzen zu stemmen.

Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, werden die zu automatisierenden Prozessschritte während der RPA-Implementierung im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses betrachtet.

RPA ermöglicht es, selbst über Jahre optimierte Routinen weitestgehend unverändert zu adaptieren und zu automatisieren. Während der Implementierung, die unabhängig von weiteren Schnittstellen oder zusätzlichen Datenbanken verläuft, wird in aller Regel die RPA-Lösung an bestehende IT-Infrastrukturen sowie den individuellen Nutzungsbedürfnissen angepasst.

Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie der Prozessautomatisierung. RPA ist besonders gut dazu geeignet, klar strukturierte, repetitive und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Die RPA-Softwareroboter automatisieren Prozesse, indem sie – teilweise kombiniert mit künstlicher Intelligenz (KI) – die menschliche Interaktion mit Unternehmenssoftware imitieren.

Was ist RPA? – Mehr dazu hier!

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17Nov

By ERP-News

Datenintegrität startet im ERP-System

Mit einheitlichen und vollständigen Stammdaten für Lieferanten, Kunden und Teile stellen Unternehmen ihr Reporting auf ein solides Fundament.

Datenintegrität startet im ERP-System

Nur wer seinen Daten vertrauen kann, trifft wirklich fundierte Entscheidungen. Die Grundlage dafür sind vollständige und korrekte Stammdaten. Hier lesen Sie, für wen sich ein Stammdatenmanagement lohnt und wie man den Stier bei den Hörnern packt.

Stammdaten waren lange Zeit das Stiefkind unter den Unternehmensdaten. Das Hauptaugenmerk lag vor allem auf den Bewegungsdaten. Mit der Digitalisierung ändert sich das jetzt. Das belegt auch eine vom Analystenhaus BARC veröffentlichte Studie. Darin eroberte sich erstmalig das Thema „Master Data Management und Datenqualitätsmanagement“ den ersten Platz unter den Top BI- und Datenmanagementtrends. Die Gründe, die für ein unternehmensweites Stammdatenmanagement sprechen, sind vielfältig.

Zusammenführen, was zusammengehört

Stammdatenmanagement ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf alle Teile, Teilegruppen oder Sparten. Denn erst vereinheitlichte Werte oder Statistikschlüssel erlauben ein Mandanten-übergreifendes Berichtswesen. Jenseits des Reporting bietet ein zentral gemanagter Teilestamm aber auch hohen operativen Mehrwert: Teile-Informationen werden damit im gesamten Unternehmensverbund auffindbar. Auch, wer sich ein umfassendes Bild über seine Kunden oder seine Lieferanten machen will, kommt am Thema Stammdatenmanagement nicht mehr vorbei. Denn nur so lassen sich Informationen zu allen Kunden einer Branche, einer Region oder auch einer Produktgruppe vollständig bündeln. Dubletten werden vermieden. Compliance-Prüfungen der Adressen können bereits erfolgen, wenn ein Kunde oder Lieferant erstmalig im System angelegt wird. Kostspielige Mehrfachabfragen bei Auskunfteien entfallen.

Je vielschichtiger, je lohnender

Die Tatsache, dass sich ein Trend an der Spitze einer Rangliste etabliert hat, bedeutet aber nicht, dass auch jedes Unternehmen aus Fertigung und Handel auf diesen Zug aufspringen müsste. Für viele Unternehmen lohnt es sich aber, ein Programm für Stammdatenmanagement zu etablieren. Insbesondere profitieren Unternehmen mit einer komplexen Firmenstruktur: sei es, dass voneinander abhängige Geschäftsprozesse über mehrere Tochterunternehmen mit getrennten ERP-Mandanten laufen. Oder, dass ähnliche Geschäftsfelder in mehreren Mandanten abgebildet sind, beispielsweise in verschiedenen Auslandsniederlassungen. Außerdem gilt: Je höher der Anspruch an die Datenqualität ist, umso eher müssen Unternehmen hier aktiv werden – Stichwort Digitalisierung. Denn wenn sich Fehler unentdeckt durchs System ziehen, kann dies teuer werden. Das Master Data Management darf sich zudem nicht nur auf ein System, etwa das ERP-System , beschränken. Systemübergreifende Prozesse zur Datenpflege und -bereinigung lassen sich heute mit Werkzeugen für das Data Quality Management leicht etablieren.

In vier Schritten ans Ziel

Für Unternehmen, die ihre Teile-, Kunden- oder Lieferantenstämme qualitativ verbessern und zentral managen wollen, empfiehlt sich dieser Vier-Punkte-Plan:

1. An erster Stelle steht dabei die Bedarfsanalyse. Diese kann ein Unternehmen alleine oder mit Unterstützung eines Beratungshauses oder des ERP-Herstellers durchführen. Ergibt diese, dass ein Stammdaten-Management grundsätzlich sinnvoll und nützlich ist, müssen die Daten näher beleuchtet werden.

2. Eine grobe Analyse der vorhandenen Datenstrukturen gibt nicht nur Aufschluss darüber, welche Elemente zu vereinheitlichen sind. Sie untersucht auch, ob eine Zusammenführung grundsätzlich machbar ist. Hierbei werden sowohl die eigentlichen Stammdaten untersucht als auch Hilfsstammdaten, wie Teilegruppen, Regionen oder Branchen. Besonders hilfreich ist hierbei, sich die Reporting-Anforderungen vorzunehmen. Auf dieser Grundlage lässt sich prüfen, ob die neue Datenstruktur den gewünschten Nutzen bringt.

3. Erst danach geht es in die Detailplanung, und die Struktur der jeweiligen Datenelemente wird definiert. Dieser Schritt beantwortet dann Fragen, wie: Werden Nummernkreise für Teile so verwendet, dass sich diese problemlos konsolidieren lassen? Wie wird nach Teilen gesucht oder gefiltert? Wie sehen die verwendeten Sachmerkmalsleisten aus? Zusätzlich wird dann auch festgelegt, welche Daten dezentral angelegt, ergänzt oder geändert werden. Dazu zählen beispielsweise bei den Teilen die Dispodaten, Lagerorte oder auch Preise.

4. Integraler Bestandteil der Vorbereitungsphase ist auch eine Prozessplanung. Denn selbst wenn sich Stammdaten nicht so oft ändern wie Bewegungsdaten: Sie müssen von Zeit zu Zeit aktualisiert und ergänzt werden. Daher ist festzulegen, welcher ERP-Mandant welche Datensätze neu anlegen oder ändern darf. Daraus ergibt sich das passende Berechtigungskonzept. Die zentral durchgeführten Änderungen sind dann wiederum an alle Mandanten zu verteilen.

Am einfachsten lässt sich ein Stammdatenmanagement bereits im Rahmen eines ERP-Projekts etablieren. Ein Programm zum Management von Teile- oder Kundenstämmen kann aber auch relativ einfach nachgerüstet werden – um die Produktivität der Kernprozesse zu steigern und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen.

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Sage stellt sich im Bereich Produktentwicklung neu auf

17Nov

By ERP-News

Sage stellt sich im Bereich Produktentwicklung neu auf

Sage, der führende Anbieter von Lösungen in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Personal und Gehaltsabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), stellt sich im Bereich Produktentwicklung neu auf. Das Unternehmen bündelt ab sofort seine Kräfte in weltweiten Business Units (BUs).

Sage stellt sich im Bereich Produktentwicklung neu auf

Diese Einheiten orientieren sich am Produktportfolio von Sage. In zwei Business Units, die für den deutschen Markt besondere Relevanz haben übernehmen mit Oliver Rozić und Oliver Herzig zwei Sage-Mitarbeiter aus Deutschland nun international Verantwortung. Es handelt sich um die die Business Unit HR & Payroll, die sämtliche Software-Lösungen in den Bereichen Personal und Lohnabrechnung in sich vereint, und die Business Unit BMS (Business Management Systems), die alle ERP-Systeme bündelt

Oliver Rozić übernimmt als Vice President Product Management in mehreren internationalen Märkten das Produktmanagement für die Business Unit HR & Payroll. Oliver Herzig wird zukünftig als Vice President Product Management für das weltweite Produktmanagement der Business Unit BMS verantwortlich sein.

Bündelung von Fach-Knowhow, Synergien nutzen

Die neuen Business Units bei Sage vereinen künftig sämtliche Bereiche, die für die Entwicklung eines IT-Systems relevant sind. Dies sind etwa Engineering, Produktmanagement oder Produkt-Marketing. Sie befinden sich unter einem Dach für ein einheitliches Portfolio an Produkten, wie unter anderem Buchhaltung, BMS oder HR und Lohnabrechnung. Das heißt zum Beispiel, in der BU Buchhaltung werden ab sofort sämtliche Lösungen, die Sage weltweit für diesen Anwendungsbereich im Angebot hat, entwicklungsbezogen verantwortet.

Oliver Rozić, Vice President Product Management HR & Payroll, kommentiert: „Die BUs bei Sage sind künftig weltweit und länderübergreifend für die Entwicklung von Software-Lösungen verantwortlich. Sie decken die immer komplexer werdenden Anforderungen unserer Kunden optimal ab. Ich freue mich sehr, Teil dieses internationalen Teams zu werden. In diesem Team werden wir nicht nur das globale Fach-Knowhow zum Thema HR und Lohnabrechnung bündeln werden. Wir werden darüber hinaus auch Synergien nutzen. Zudem werden wir Produkte auf den Weg bringen, die von vornherein als international ausgerichtete Lösungen konzipiert sind. Angesichts der fortschreitenden Globalisierung ist das sicherlich der richtige Weg.“

ERP-Prozesse werden immer globaler

Oliver Herzig, Vice President Product Management BMS, zu seiner neuen Rolle: „ERP-Prozesse werden auch im Mittelstand immer globaler. Nicht nur in Bezug auf die Warenwirtschaft und die Lieferketten. Sondern auch im Blick auf die Absatzmärkte und den gesamten geschäftlichen Radius eines Betriebs. Insofern ist es ein logischer Schritt, dass Sage seine Lösungen im BMS-Bereich weltweit in einer BU bündelt. Dass ich nun Teil dieses globalen Teams bin, macht mich nicht nur stolz. Ich freue mich auch gleichzeitig, dass ich meine internationalen Erfahrungen und mein globales Netzwerk, welches ich mir seit meinem Einstieg bei Sage aufgebaut habe, nun weiterhin gewinnbringend nutzen kann.“

Christoph Stoica, Geschäftsführer der zentraleuropäischen Landesgesellschaften bei Sage, sagt: „Für unseren Erfolg als Region sind eine gute Vernetzung und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kolleginnen und Kollegen in internationalen Rollen wichtig. Insofern freut es mich natürlich, dass im Zuge der globalen Neustrukturierung der Produktentwicklung zentrale Rollen mit zwei Kollegen aus Deutschland besetzt wurden. Oliver Rozić und Oliver Herzig sind nicht nur bestens mit unserem Geschäft hier in Zentraleuropa vertraut. Sie haben bereits viel Erfahrung in internationalen Rollen gesammelt und sind daher auch weltweit bestens vernetzt.“

Erfahrene Produktspezialisten mit internationalem Netzwerk

Oliver Herzig ist seit 2002 bei Sage, zuerst auf regionaler Ebene unter anderem als Vice President of Sales. 2016 wechselte er in eine internationale Rolle. Darin wurde er als Global Vice President Product für Sage 50 tätig.

Oliver Rozić startete 1996 bei Sage. Er hatte seitdem verschiedene Positionen inne, zum Beispiel als Head of Business Unit Handwerk und Director Product Marketing. Zuletzt war er seit 2017 als Vice President Product Engineering für die Region Zentraleuropa tätig.

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Supply Chain Management in die Cloud verlagern: Was zu beachten ist

14Nov

By ERP-News

Supply Chain Management in die Cloud verlagern: Was zu beachten ist

Nicht nur die Corona-Pandemie stellt Lieferketten weltweit auf eine harte Probe und Unternehmen vor die Notwendigkeit, den Fluss von Waren und Gütern widerstandsfähiger gegenüber externen Einflüssen zu gestalten. Viele Verantwortliche sind sich der Dringlichkeit bewusst, wie eine Studie von McKinsey zeigt. Fast alle Befragten (92 Prozent) haben in die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferketten investiert. 80 Prozent zudem in digitale Supply-Chain-Technologien und sie verlagern ihr Supply Chain Management in die Cloud.

Supply Chain Management in die Cloud verlagern: Was zu beachten ist

Immer mehr Unternehmen investieren dabei in neue Lösungen für die Lieferkettenplanung. Damit verbessern sie ihre Abläufe und Prozesse und festigen ihre Marktposition. Die Verlagerung der Lieferkettenplanung in die Cloud ist ein Schritt, den jedes Unternehmen entweder in Erwägung zieht oder bereits vollzogen hat. Unabhängig davon, wie synchronisiert die Supply-Chain-Planung On-Premises abläuft, bietet eine Supply-Chain-Planungslösung in der Cloud eine Reihe innovativer Vorteile. Von grundlegender Skalierbarkeit bis hin zu Supply-Chain-Netzwerkkonnektivität und – im Fall ausgereifter Supply Chains – einem Ökosystem integrierter Planungs- und Ausführungsprozesse. Als Systembasis dient eine einzige Plattform mit einer gemeinsamen Datenstruktur. Diese ermöglicht die Prozessübergreifende Echtzeitanbindung aller internen und externen Stakeholder innerhalb einer Supply Chain.

Damit Unternehmen die Realisation von Digitalisierungsinitiativen leichter fällt, hat Oracle in einer Checkliste von fünf Punkten zusammengefasst, was sie bei der Verlagerung des Supply Chain Managements in die Cloud beachten sollten und was eine Cloud-Lösung für das Lieferkettenmanagement leisten sollte.

1. Komplexität der Supply Chain verringern

Unternehmen sind gut beraten sicherzustellen, dass sie mit ihrer Cloud-Lösung für die Lieferkettenplanung die Supply Chain in Segmente unterteilen können, die nicht nur auf Kundenbedürfnissen, Produktkanälen, Regionen und Nachfragevolatilität basieren. Vielmehr sind auch Agilität, Belastbarkeit und Betriebsbereitschaft wichtige Größen im Kalkül. Denn auf diese Weise lassen sich Segmente mit ähnlichen Merkmalen planen. Damit verbessern sie die Geschwindigkeit, Vollständigkeit und Qualität der Planung im gesamten Supply-Chain-Netzwerk.

2. Auf bewährte Methoden der Zusammenarbeit setzen

Perspektivisch bewährt sich eine moderne, konfigurierbare Applikation, die eine nahtlose Planung nach Maßgabe von Nachfrage, Angebot und Bestand ermöglicht. Entscheidend ist, dass Unternehmen ihre integrierte strategische Planung mit kurzfristigeren taktischen Planungsprozessen kombinieren können, die die Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette sicherstellen. Hier gilt es, einen Überblick zu schaffen, um sicherzustellen, dass die eingesetzte Lösung jeden Anwendungsfall unterstützt. Von besonderer Bedeutung sind die Harmonisierung von Bedarf und Angebot, Transparenz innerhalb mehrstufiger Fertigungsprozesse, Auftragsfertigung sowie an die Lieferanten gekoppelte Bestände. Sobald der Supply-Chain-Planungsprozess auf Basis der neuen Cloud-Lösung ausgereift ist, ist ein Unternehmen in der Lage, schneller auf Angebots- und Nachfrageänderungen zu reagieren und langfristig die Handling-Kosten für Handelspartner zu minimieren.

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3. Abgleich der Pläne zwischen den Beteiligten im Netzwerk

Eine neue Lösung sollte über vordefinierte Analysen, Problemlösungen und intelligente Empfehlungen verfügen, die alle Anwender unterstützt, ihre Produktivität zu steigern. Hilfe verspricht eine Plattform zur Entscheidungsunterstützung mit dem Ziel, Planungsentscheidungen zu vereinfachen und über das gesamte Netzwerk zu harmonisieren. Neue Beteiligte können damit effektiv planen und schnell positiv Einfluss auf die Lieferkette nehmen.

4. Verständnis dafür entwickeln, wie sich die Entscheidungsfindung beschleunigen lässt

Eine Cloud-Lösung für die Lieferkettenplanung sollte den Nutzern helfen, Transparenz zu schaffen, Probleme schneller zu erkennen, und proaktiv bei der Lösungssuche unterstützten. Änderungen in der Lieferkette müssen ihnen in Echtzeit anzeigt werden, damit sie auf Abweichungen vom Plan aufmerksam werden. Sie können dann alternative Pläne analysieren, deren potenzielle Auswirkungen auf die Geschäftskennzahlen unverzüglich erkennen und Probleme auf der passenden Ebene oder mit der richtigen Granularität lösen. Zudem können die Verantwortlichen sofort umschwenken und effektiv mit allen Beteiligten kommunizieren – auch mit Handelspartnern.

5. Automatisierte Planungsentscheidungen auswerten

Mit der optimalen Lösung können Anwender Prognosen durch maschinelles Lernen in Planungsentscheidungen für die Lieferkette umsetzen und diese Entscheidungen zuverlässig automatisieren. Ein pragmatischer Ansatz für das maschinelle Lernen ermöglicht es, automatisch Maßnahmen auf der Grundlage der geschäftlichen Auswirkungen zu priorisieren und so die Effizienz der Lieferkette zu steigern. Die gewählte Lösung sollte nicht nur Handlungsempfehlungen geben, sondern die vorgeschlagenen Maßnahmen auch sofort operativ umsetzen. Dies hilft Unternehmen bei der Skalierung der Lieferkette und gibt Supply Chain Managern den nötigen Freiraum, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

„Viele Unternehmen erkennen den Wert einer leistungsfähigen Lösung für das Supply Chain Management in der Cloud, wenn sie sehen, wie viel Zeit sie mit weniger Ressourceneinsatz einsparen und wie sie gleichzeitig Angebot und Nachfrage für das gesamte Lieferkettennetzwerk in Einklang bringen können“, erklärt Jürgen Hindler, Senior Manager Sales Development & Strategy SCM bei Oracle. „Dadurch entwickelt sich die Lieferkette zu einem regelrechten Wettbewerbsvorteil, der die Bedürfnisse der Kunden und Handelspartner lückenlos erfüllt. Schon die Auswahl des richtigen Lösungsanbieters kann Unternehmen helfen, während der Umstellung auf die Cloud schnell einen Mehrwert zu erzielen.“

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12Nov

By ERP-News

Wirtschaftskrise und Rezession: Mit cleverem Liquiditätsmanagement vorsorgen

Seit der Weltfinanzkrise 2007 geht es Deutschland wirtschaftlich und finanziell gut. Das ändert sich aktuell: Experten warnen vor einer drohenden Rezession. Jetzt ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Eine zentrale Rolle spielt hier das Thema Kreditmanagement, um langfristig zahlungsfähig zu bleiben.

Wirtschaftskrise & Rezession: Mit cleverem Liquiditätsmanagement vorsorgen

Stets liquide sein – für Banken, Versicherungen und Unternehmen selbstverständlich in den letzten Jahren. Die Folge: Durch die ständige Verfügbarkeit finanzieller Mittel wird dem Kreditmanagement von der Bonitätsprüfung bis hin zum Forderungsmanagement im Unternehmensalltag oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Doch der wirtschaftliche Zustand in Deutschland kann sich rasch ändern, insbesondere aufgrund des bevorstehenden Brexits und des angeschlagenen Welthandels.

Stresstest Rezession – jetzt ist es wichtig, handlungsfähig zu bleiben

Ein wirtschaftlicher Abschwung führt unweigerlich zu einer geringeren Liquidität und wirkt sich mittel- und langfristig negativ auf die Handlungsfähigkeit von Unternehmen aus – schlimmstenfalls drohen Zahlungsunfähigkeit oder gar eine Insolvenz. Aufgrund sinkender Liquidität kann es passieren, dass Geschäftspartner ihr Zahlungsziel nicht erfüllen oder die Begleichung ausstehender Forderungen sogar überhaupt nicht erfolgt, während Lieferanten gleichzeitig schneller die Zahlung einfordern. Ein echter Teufelskreis. Die beste Lösung: Bereits in wirtschaftlich guten Zeiten durch effizientes Kreditmanagement die Liquidität des Unternehmens sichern.

Kreditmanagement als Antwort auf die bevorstehende Wirtschaftskrise

Unter Kreditmanagement versteht man alle Prozesse rund um Kundenforderungen, wie die Bonitätsprüfung, die Analyse des Zahlungsverhaltens von Kunden und das gesamte Mahnwesen bis hin zum Inkasso-Prozess. So können Unternehmen das Zahlungsausfallrisiko minimieren und die eigene Liquidität optimieren. Das Münchner Startup Bilendo hat eine Finanz-Software entwickelt, mit der Unternehmen ihr Kreditmanagement optimieren und das Kreditrisiko minimieren können. Die Software ermöglicht es, das Kundenverhalten detailliert zu analysieren und das Forderungsmanagement je nach Kundengruppe flexibel zu gestalten: zum Beispiel durch individuelle Mahntexte oder unterschiedlich lange Mahnfristen.

Intuitiv, flexibel und vollautomatisches Kreditmanagement mit Bilendo

Die Bedienung von Bilendo ist einfach, intuitiv und auf Wunsch funktioniert die Kreditmanagement-Software des FinTechs vollautomatisch: Zahlungseingänge auf dem Bankkonto werden von Bilendo erkannt und mit offenen Rechnungsbeträgen abgeglichen. Durch den Einsatz von Bilendo steigt die Zahlungsmoral der Kunden nachweislich und der Aufwand für das Forderungsmanagement sinkt enorm. Bilendo bietet Schnittstellen zu Buchhaltungs-Lösungen, Warenwirtschaftssystemen und Zahlungsanbietern. Die direkte Anbindung ermöglicht einen vollautomatisierten Prozess der Debitorenbuchhaltung. Die Software ist bereits ab 10 Ausgangsrechnungen im Monat nutzbar und deckt eine maximale Frequenz von 500.000 Rechnungen pro Monat ab.

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BSI bestätigt Sicherheitseigenschaften von iPhone und iPad

12Nov

By ERP-News

BSI bestätigt Sicherheitseigenschaften von iPhone und iPad

Smartphones und Tablets sind zentrale Elemente der Digitalisierung. Den Sicherheitseigenschaften dieser Produkte kommt daher eine besondere Bedeutung für einen sicheren digitalen Alltag zu. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat daher die allgemeinen Sicherheitseigenschaften von iPhone und iPad sowie die Möglichkeiten zur sicheren Nutzung der Geräte und insbesondere der Betriebssysteme iOS und iPadOS untersucht.

Die Prüfung bestätigt die Wirksamkeit der eingebetteten Sicherheitsfunktionen. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass die in handelsüblichen iPhones und iPads integrierten Applikationen für E-Mail, Kalender und Kontakte auch bei der Verarbeitung von Verschlusssachen der Kategorie „Nur für den Dienstgebrauch“ eine Ergänzung des bestehenden Portfolios sicherer mobiler Lösungen darstellen.

Plattformsicherheit der iOS- und iPadOS-Geräte als wichtiger Meilenstein

Arne Schönbohm: „Eine sichere Digitalisierung gelingt dann besonders gut, wenn bei der Entwicklung von IT-Produkten Informationssicherheit von Anfang an mitgedacht wird. Wir betrachten das vorliegende Prüfungsergebnis zur Plattformsicherheit der iOS- und iPadOS-Geräte als wichtigen Meilenstein. Die Freigabe von handelsüblichen Produkten für die Verarbeitung von Informationen mit besonderen Schutzbedarf ist ein Novum, aus dem sich zukünftig schnell und kostengünstig maßgeschneiderte mobile Lösungen für eine sichere Digitalisierung ableiten lassen.“

Prüfung anhand international anerkannten Common Criteria

Ein maßgeblicher Faktor für die Sicherheitseigenschaften von iPhones und iPads ist das auf diesen Geräten installierte Apple-Betriebssystem iOS bzw. iPadOS. Apple hat einer unabhängigen Begutachtung zentraler Sicherheitsfunktionen des Betriebssystems zugestimmt und dafür eng mit dem BSI zusammengearbeitet. Die Prüfung durch das BSI erfolgte in Anlehnung an die Standards und die Methodik der international anerkannten Common Criteria.

Wirksamkeit der in iPhone und iPad eingebetteten Sicherheitseigenschaften

Das nun vorliegende Prüfungsergebnis bestätigt die Wirksamkeit der in iOS und iPadOS-eingebetteten Sicherheitsmechanismen. Dies schließt auch die vom Hersteller vorinstallierten Anwendungen (sogenannte First-Party-Apps) für die Funktionen E-Mail, Kalender und Kontakte ein. Das BSI konnte aus diesem Prüfungsergebnis eine Freigabe der handelsüblichen iPhones und iPads für den staatlichen Einsatz durch die Behörden des Bundes ableiten. Dies betrifft auch die Verarbeitung von Verschlusssachen der Kategorie „Nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD). Dazu sind Vorgaben des BSI hinsichtlich des Nutzerverhaltens, der sicheren Anbindung an Infrastrukturen durch ein Virtual Private Network (VPN) und der Verwendung eines Mobile Device Management Systems (MDM) einzuhalten.

Fortführung der Zusammenarbeit vereinbart

Anknüpfend an dieses Ergebnis hat das BSI mit Apple eine Fortführung dieser Zusammenarbeit vereinbart. Zukünftige Versionen von iOS und iPadOS werden nun regelmäßig einer Prüfung durch das BSI unterzogen. Darüber hinaus ist mit Blick auf Sicherheit im Bereich der mobilen IT ebenfalls eine verstärkte Kooperation zwischen Apple und dem BSI geplant. Erste Folgeentwicklungen für den Einsatz im behördlichen Bereich sollen noch im Jahr 2022 abgeschlossen werden.

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Eine Gefahr für alle: Inflation in Deutschland

10Nov

By ERP-News

Eine Gefahr für alle: Inflation in Deutschland

Steigende Preise und die damit verbundene Inflation sind aktuell ein ständiges Thema in den Medien. Erstmals seit 1951 liegt die Inflationsrate hierzulande im zweistelligen Bereich und sorgt nicht nur bei den Bürgern für steigende Sorgen. Auch Unternehmen stehen vor der Herausforderungen, diese Untiefen möglichst zu umfahren und nicht Gefahr zu laufen zu kentern. Doch was genau ist eigentlich die Inflation und wie kann man sie konkret berechnen? Wir klären, was sie ausmacht, wieso sie gefährlich für eine Volkswirtschaft sein kann und warum sie sich manchmal stärker anfühlt, als sie eigentlich ist.

Was ist die Inflation?

Als Inflation wird allgemein der Anstieg des Preisniveaus über einen bestimmten Zeitraum bezeichnet. Typische alternative Begriffe sind auch Preissteigerungsrate oder Teuerung. Konkret bedeutet eine steigende Inflationsrate, dass man mit einer bestimmten Geldmenge über einen bestimmten Zeitraum immer weniger derselben Güter erwerben kann. Im Fokus steht dabei die allgemeine Preisentwicklung. Kommt es beispielsweise zur Preiserhöhung eines bestimmten Gutes, weil die Konsumenten dieses verstärkt nachfragen, dann ist dies lediglich ein Ergebnis von Konsumentenpräferenzen – nicht von Inflation.

Um die Inflation in einer Volkswirtschaft zu messen, wird das Preisniveau von Produkten zu unterschiedlichen Zeitpunkten verglichen. Dafür können verschiedene sogenannte Preisindizes genutzt werden, die das Preisniveau einer ganzen Reihe von Gütern und Dienstleistungen in einer Volkswirtschaft abbilden. In Deutschland erstellt das Statistische Bundesamt dafür einen fiktiven Warenkorb, der 650 Güter und Dienstleistungen beinhaltet. Die Zusammensetzung ist dabei nicht fest, sondern wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

Die Gefahren der Inflation

Generell wird eine Inflation in einer Volkswirtschaft nicht als negativ angesehen. Unter anderem versucht die Europäische Zentralbank beispielsweise, eine jährliche Inflation von 2 Prozent zu erreichen. Hintergrund ist dabei, dass leichte Preissteigerungen die Menschen dazu animieren, Dinge zu kaufen und nicht ihr Geld zu horten.

Problematisch wird die Sache jedoch, wenn die Inflation überhandnimmt. Mehr als 5 Prozent können sich schnell als sehr schädlich erweisen. Die Folge sind dann oft nicht nur Hamsterkäufe, was wiederum zu Verknappungen führen kann, sondern auch höhere Preisanpassungskosten für Unternehmen und Lieferengpässe. Auch gesellschaftliche Unruhen können durch eine hohe Inflation entstehen. Besonders hohe Inflationsraten können zudem zu einer Hyperinflation führen. In diesem Falle steigen die Preise so rasant, dass die Währung des Landes kaum noch nutzbar ist und auf eine ausländische Währung zurückgegriffen werden muss.

Erfahren Sie mehr zu Inflation!

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07Nov

By ERP-News

So profitiert Ihre Produktion von Smart Planning

In einem Markt, welcher sich in einem stetigen Wandel befindet, ist die einzige Konstante der Wandel. Das gilt auch für produzierende Unternehmen. Gerade in diesen schwierigen Zeiten ist es entscheidend, sich anzupassen und Technologien für die Planung der Geschäftsabläufe zu nutzen, um zu überleben und wettbewerbsfähig zu bleiben. Planung ist damit für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Doch Planung ist nicht gleich Planung: Unternehmen, die ihre Planung weiterhin manuell durchführen verlieren den Anschluss. Smart Planning ist das Stichwort.

Zu welchen Unternehmen passt Smart Planning?

Smart Planning verbessert die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Fertigung, indem es die Einführung intelligenter Fertigungssysteme erleichtert. Dabei handelt es sich um vollständig integrierte, kollaborative Systeme. Diese reagieren in Echtzeit, um die erforderliche Dynamik in der Produktion, im Kunden- und Partnermanagement sowie in der Bestandsverwaltung aus einer einzigen Datenquelle zu erfüllen. Viele Unternehmen haben Probleme mit der Verwaltung ihrer Produktionssysteme, Lagerbestände und der Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Parteien wie Kunden, Lieferanten und Drittdienstleistern.

Ein modernes ERP-System, welches Smart Planning beinhaltet, digitalisiert nicht nur die wesentlichen Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, um nur einige zu nennen. Es automatisiert auch den Dokumentationsprozess, indem es eine Datenquelle liefert, auf die jeder im Unternehmen Zugriff hat. Das System versendet beispielsweise Erinnerungen zur Nachverfolgung von Bestellungen oder Zahlungen. Einige Systeme können auch Vorschläge machen, bei welchen Lieferanten Sie Ihre Materialien auf der Grundlage von Lieferzeiten, Produktionskapazitäten und Bestellmengen bestellen sollten.

So funktioniert Smart Planning…

Mit Smart Planning zu einer vorausschauenden Produktion

Mithilfe intelligenter Systeme erzielen Sie eine hohe Kundenzufriedenheit. Verzögerungen und Engpässe in Ihrer Produktionslinie wirken sich auf die Liefertermine aus, diese haben Sie stetig im Blick. Wenn Sie Produktionsengpässe frühzeitig erkennen, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen auf Ihren endgültigen Liefertermin zu verringern.

Smart Planning umfasst Aufgaben vom Beginn des Geschäfts bis zum Ende des Produktionsprozesses. Durch den Einsatz moderner ERP-Systeme wie MONITOR ERP erhalten Sie eine 360˚-Sicht auf alle Kundenaufträge, die es Ihnen ermöglicht, den Überblick über Liefertermine und mögliche Verzögerungen zu behalten.

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Standardlöschfristen nach DSGVO: Warum sie wichtig sind

07Nov

By ERP-News

Standardlöschfristen nach DSGVO: Warum sie wichtig sind

In unserem heutigen Informationszeitalter umgibt uns andauernd und überall eine ständig wachsende Datenflut. Daten werden gesammelt, um die gewonnenen Informationen gewinnbringend einzusetzen – sowohl für den Anbieter als auch für den Verbraucher. In einer idealen Welt können sich die Anbieter so besser auf die Kunden einstellen und maßgeschneiderte Produkte anbieten. Verbraucher wiederum profitieren davon, indem sie die Produkte angeboten bekommen, die sie auch wirklich interessieren. So käme die weltweite Vernetzung uns allen zugute, wir würden zumindest in der Theorie alle vom technologischen Fortschritt profitieren. Dabei sind Standardlöschfristen wichtig.

Standardlöschfristen nach DSGVO: Warum sie wichtig sind

Doch das Sammeln von Daten hat nicht nur Vorteile: Horten Unternehmen immer mehr Wissen, erhalten Sie auch immer mehr Informationen über ihre Kunden. Folglich steigt ihr Know-how, sie werden mächtiger und verschaffen sich häufig einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz. Doch für Verbraucher kann das massive Sammeln von Informationen, auch Big Data genannt, ebenfalls Gefahren bergen – nämlich dann, wenn die Handlungen in Gegenwart und Zukunft von der Vergangenheit abhängen. So könnten etwa die Beiträge für die Krankenversicherung steigen, wenn jemand mit seiner Kreditkarte häufig viel Alkohol oder Zigaretten kauft. Oder die KFZ-Versicherung wird teurer, wenn ein Fahrzeugbesitzer oft schneller als 150 km/h fährt. Ein Großteil der Verbraucher sieht erhebliche Nachteile in dieser Form der Profilbildung.

Warum personenbezogene Daten Schutz verdienen

Aus diesem Grund ist es wichtig, personenbezogene Daten zu schützen. Um den Datenschutz auf europäischer Ebene zu vereinheitlichen und einen europäischen Standard zu schaffen, wurde die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlassen; am 27. April 2016 trat sie in Kraft. Die Datenschutzgesetze dienen dazu, die personenbezogenen Daten der Einwohner der Europäischen Union zu schützen. Unabhängig, wo ein Unternehmen seinen Geschäftssitz hat, gilt: Unternehmen, die betroffenen Personen in der Europäischen Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder das Verhalten betroffener Personen beobachten, fallen in den räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO.

Wann personenbezogene Daten gelöscht werden müssen

In Artikel 17 der DSGVO ist das Recht auf Löschung klar geregelt. Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn

der Zweck, für den sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr existiert
die Einwilligung zur Speicherung der Daten widerrufen wird und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt
Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt wird und keine vorrangig berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen
die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
die Löschung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
Daten eines Kindes erhoben wurden

Werden die Löschvorgaben nicht eingehalten und der Kundendatensatz nicht gelöscht, kann es zu Sanktionen kommen. So drohen für einen Datenschutzverstoß Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Welche Ausnahmen es bei der Löschung personenbezogener Daten gibt

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Denn personenbezogene Daten dürfen nicht gelöscht werden, sofern die Verarbeitung erforderlich ist

zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstaben h und i sowie Artikel 9 Absatz 3
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1, soweit das in Absatz 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Warum ein Löschkonzept essenziell ist

Rechtliche Aufbewahrungsfristen können die Löschung von Daten verhindern, zum Beispiel bei Patientendaten oder aus steuerlichen Gründen. Um Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu löschen, müssen Unternehmen ein Löschkonzept entwickeln. So stellen sie mithilfe von Löschmechanismen sicher, dass Daten weder zu kurz noch zu lang aufbewahrt werden. Bei der Löschung gelten zudem Dokumentationspflichten: Der Verantwortliche muss die entsprechenden Nachweise auf Verlangen vorlegen. Erfolgt die Datenlöschung zu früh, liegt ebenfalls ein Datenschutzverstoß vor.

Diverse Standardlöschfristen

In der Praxis müssen diverse Aufbewahrungsfristen Berücksichtigung finden. Für das Löschen personenbezogener Daten existiert kein Automatismus, da niemand vorhersehen kann, wie lange die Geschäftsbeziehung zu einem Kunden besteht und je nach Art der Daten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen Anwendung finden. Bei den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Steuererklärungen oder Vertragsunterlagen schreibt das Gesetz genau vor, wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Ist der Zweckfortfall eingetreten und steht der Löschung der Daten keine Aufbewahrungspflicht mehr entgegen, müssen diese gelöscht werden.

In diesen Fällen ergibt es durchaus Sinn, Löschkonzepte einzuführen, um die administrativen Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Die Aufbewahrungsfristen orientieren sich an den unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben (§140, 147 AO und § 257 i.V.m. § 238 HGB), zum Beispiel:

zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Legeberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen, Unterlagen für die Zollanmeldung (§ 147 Abs.3 i.V.m. Abs1, 4 und 4a AO, § 1b Abs1 UstG)
sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Geschäftsunterlagen wie empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die DIN 66398 fasst die Leitlinien zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten zusammen. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres. Bei Aufbewahrungsfristen für Verträge beginnt die Frist erst nach Ende der Vertragsdauer.

Wann Daten als gelöscht gelten

Die normale Löschfunktion des Betriebssystems reicht nicht aus, um gespeicherte Informationen sicher zu entfernen. Denn auf der Festplatte bleiben Informationsfragmente weiterhin erhalten. Ein Wiederherstellungsprogramm kann diese Dateien in der Regel problemlos nachbilden. Um Informationen dauerhaft zu löschen, muss man sie überschreiben. Erst dann wird auf dem Speicherort eine neue Information hinterlegt, was die Wiederherstellung unmöglich macht. Wichtig: Bei der Löschung sollten alle Datenspiegelungen (zum Beispiel Back-ups) miteinbezogen werden.

Fazit

Die Datenschutzgrundverordnung schreibt nicht genau vor, wie und wie lange man Daten speichern darf– und wann man löschen muss. Sie helfen aber dabei künftige administrative Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Löschkonzepte und Standardlöschfristen sind umfangreich und aufwendig und am besten mit Begleitung eines Experten festzulegen.

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