Kategorie: ERP-Begriffe

Wir beschreiben für Sie bekannte ERP-Begriffe und Abkürzungen

By ERP-News

Digitale Transformation: Apps in der Industrie

Steigerung der Effizienz, Automatisierung und Digitalisierung bestehender Prozesse sind nach wie vor die Herausforderungen im industriellen Umfeld – Apps bringen diese Ziele deutlich voran! Durch Mobilität und schnelle Zugänglichkeit bieten sie Unternehmen viele Chance zur Modernisierung.

Digitale Transformation: Apps in der Industrie

Produzierende Unternehmen kommen heute um die Themen Digitalisierung und Mobility nicht mehr herum und die Nachfrage nach integrierten Software-Lösungen im industriellen Umfeld ist weiterhin ungebrochen. Voraussetzung für die Einführung solcher Technologien ist aber das Vorhandensein einer echten, herstellerneutralen Integration. Denn die daraus resultierenden positiven Effekte ergeben sich nur durch eine vollständige Anbindung von bestehenden IT-Systemen wie ERP, CRM oder SAP an zum Beispiel mobile Anwendungen. Nur so können komplexe Unternehmensprozesse automatisiert und nahtlos auf höchstem Niveau gewährleistet werden.

Die Einsatzgebiete mobiler Apps sind nahezu endlos – und zwar branchenübergreifend: ob automatische Steuerung einer Maschine, Management der Lieferkette oder mobile Vereinfachung stationärer Business-Prozesse. Insbesondere die Nachfrage nach Apps für den Einsatz in Produktion, Logistik und Instandhaltung steigt rasant weiter. Schwierig ist hierbei nach wie vor die Anbindung an ein System oder eine Datenbank sowie der mobile Zugriff auf die jeweiligen Daten und Informationen.

Anforderungen an mobile Apps

Für den Einsatz von Apps im industriellen Umfeld ist ein integrierter Softwareansatz entscheidend, denn nur eine integrierte Lösung auf Basis einer modularen Softwarearchitektur ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sowie hundertprozentige Transaktionssicherheit ins führende ERP-System. Zudem sollte sich die Lösung durch Skalierbarkeit und höchste Stabilität und Performance auszeichnen. Die Echtzeitfähigkeit gewährleistet immer den tatsächlichen Stand verfügbar zu machen. Ein Hybrid-Modus (On- und Offline-Betrieb) ermöglicht das unterbrechungsfreie Arbeiten. So kann ein zuverlässiges und kontinuierliches Arbeiten bei schlechter oder sogar ohne Internetverbindung (mobile Daten, WLAN) garantiert werden. Letztlich ermöglicht die Verwendung von Standardkomponenten ein „Go-Live“ innerhalb weniger Tage und macht somit eine teure IT-Projektberatung überflüssig.

Das ERP als führendes und steuerndes System

Bei mobilen Business Apps für den industriellen Einsatz ist es unbedingt erforderlich, dass sämtliche Daten zeitnah aus einem führenden ERP-System (z.B. SAP, MS Navision, Oracle, etc.) einer Anwendung zur Verfügung stehen. Denn nur so ist ein Echtzeitzugriff auf alle aktuellen und prozessrelevanten Daten möglich. Viele Anbieter setzen dabei auf Punkt-zu-Punkt Ansätze geraten aber damit schnell an ihre technologischen und budgettechnischen Grenzen. Benötigt wird deshalb eine Kommunikationsplattform, die Daten aus sämtlichen Backends auf die mobilen Geräte bringt und umgekehrt. Hierbei ist es völlig unerheblich, woher die Daten kommen (SAP, Oracle, MS Dynamics etc.) und wohin sie gehen (Android, iOS, Windows etc.). Modulare Softwarearchitekturen bieten eine solche Kommunikationsplattform, da eine problemlose und integrierte Anbindung von Drittsystemen wie Web Services, Exchange oder auch Steuerungen (Industrie 4.0) bereits vorhanden ist. Dabei ist der dabei eingesetzte Kommunikationsserver plattformunabhängig und verfügt über eine zertifizierte Schnittstelle ins führende ERP (so zum Beispiel SAP). Daten werden bidirektional vom führenden ERP-System verwaltet und beliebigen Front-Ends, wie mobilen Geräten, Terminals oder Maschinen, zur Verfügung gestellt. Das ERP-System wird hierbei als steuernde Instanz verwendet.

Maximale Flexibilität: Cloud-Lösungen

Auch das Thema Cloud spielt bei Business Apps eine zunehmen wichtige Rolle für einige Anwendungsbereiche. Verfügbare Cloud Konnektoren ermöglichen eine einfache und schnelle Anbindung an den Kommunikationsserver, eine eigene Cloud, oder klassisch an das eigene lokale Rechenzentrum. Das sorgt für höchste Flexibilität und Performance sowie eine sichere Anbindung mobiler Geräte in die IT-Landschaft des Unternehmens.

Business Apps in der Praxis

Getrieben von der Echtzeitfähigkeit sowie der medienbruchfreien Dokumentation von Prozessen gewinnt der Bereich Apps im industriellen Umfeld zunehmend an Bedeutung. Oberstes Ziel ist hier die Effizienzsteigerung, Verbesserung und Automatisierung bestehender Prozesse sowie ein papierloses Arbeiten. Speziell dort wo man auf manuelle und nicht IT-gesteuerte Prozesse trifft, bietet das Arbeiten mit Apps deutliches Verbesserungspotential. Die folgenden Beispiele aus dem Bereich Lager und Logistik sowie der Instandhaltung verdeutlichen dies.

Arbeiten mit Apps: Lager und Logistik-Anwendungen im Automotive-Bereich

Die Automobilindustrie ist geprägt durch hohe Qualitätsstandards, komplexe Produktionsprozesse sowie eine umfangreiche Supply Chain. Trotz enormer Stücklistentiefe, großer Teilevielfalt und zunehmenden Outsourcings an externe Partner verfügt die Automobilindustrie heute über äußerst schlanke Prozesse, minimale Bestände und erlaubt keinerlei Fehler. Viele produzierende Unternehmen der Automobilbranche setzen deshalb schon heute auf mobile Software-Anwendungen, mit deren Hilfe die gesamte Materialwirtschafts- und Produktionskette abgebildet werden kann: vom Wareneingang und Rückmeldung bis hin zur Umbuchung, Kommissionierung und dem Versand inklusive der direkten Buchung ins führende ERP-System (SAP). Das ermöglicht eine vollständige Analyse, Steuerung und Dokumentation der Produktions- und Logistikprozesse. Mobile Scanner und Handhelds sorgen dabei für schnelles und komfortables Arbeiten. Derartige Lösungen umfassen meist auch eine Maschinenanbindung bzw. Steuerung für die automatische und direkte Rückmeldung von produzierten Stückzahlen, Gutmengen sowie den Ausschuss. Des Weiteren meldet die SPS dem Werker, welcher Auftrag gerade produziert wird. Falschlieferungen, veraltete Daten im SAP, manuelle und somit fehleranfällige Dokumentationsprozesse gehören somit der Vergangenheit an.

Papierloses Bearbeiten von Instandhaltungsaufträgen

Bei sehr vielen Unternehmen ist die Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen immer noch ein analoger Prozess. Dabei wird jedoch sehr viel Papier durch den manuellen Prozess des Ausdruckens, Verteilens und Bearbeitens der jeweiligen Aufträge verbraucht. Das ist nicht nur sehr aufwendig, sondern außerdem auch noch sehr fehleranfällig und nicht transaktionssicher. Bei einigen hundert Maschinen und Anlagen, die in Stand zu halten sind, fallen zudem enorme Papierberge am Ende eines Monats an. Hinzu kommen die langen Wege und die unnötigen Wartezeiten. Denn sobald ein Mitarbeiter einen Auftrag abgearbeitet hat, muss er zurück ins Instandhaltungsbüro, um sich einen neuen Auftrag zu holen. Erschwerend kommen noch die schlechte Erreichbarkeit der Mitarbeiter, die Komplexität der Auftrags-Zuteilungen und -Rückmeldung sowie der enorme Verwaltungsaufwand hinzu. Diese Abläufe können mit Apps deutlich optimiert werden. Dafür greift die mobile Lösung alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen Systemen (Instandhaltungsmodul, Datenbanken) ab und bringt diese auf die eingesetzten mobilen Endgeräte. Unmittelbar nach der Bearbeitung werden diese wieder zurückgespielt. Zertifizierte Schnittstellen ermöglichen definierte Prozesse und Workflows des ERPs inklusive sämtlicher Standardfunktionen mobil abzubilden. So werden dem Instandhalter genau die Information mobil bereitgestellt, die er auch benötigt; zum Beispiel Aufträge, Meldungen und Checklisten. Eine intuitive Benutzeroberfläche hat bei dieser Lösung einen besonderen Stellenwert, Instandhaltungsaufträge lassen sich so mit nur wenigen Klicks auf dem mobilen Gerät abwickeln.

Einsatzgebieten von mobilen Apps sind keine Grenzen gesetzt

Der enorme Erfolg von Apps im B2C Bereich wird künftig auch verstärkt im Business-Bereich Einzug nehmen. Wichtige Anforderungen an die Lösung sind dabei Transaktionssicherheit ins ERP-System, unterbrechungsfreies Arbeiten, lückenlose Rückverfolgbarkeit und Vermeidung von Fehlern sowie das Sicherstellen von Workflows. Es bedarf einer flexiblen Software-Architektur, einer modularen Plattform, Echtzeitfähigkeit, Skalierbarkeit sowie eines integrierten Ansatzes. Den Einsatzbereichen sind dabei keine Grenzen gesetzt – von der automatischen Maschinensteuerung und -kontrolle über das Management der Logistikprozesse bis hin zur mobilen Automatisierung und Vereinfachung stationärer Prozesse. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Daten automatisiert von einer systemangebundenen Maschine direkt ins Backend geschrieben werden oder von einem mobilen Gerät kommen. Im Fokus stehen hierbei fast immer aktuelle Daten. Diese verhelfen zu Effizienzsteigerung, höherer Transparenz und zur lückenlosen Dokumentation.

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Internationale Geschäftsbeziehungen mit der Proforma-Rechnung
By ERP-News

Internationale Geschäftsbeziehungen mit der Proforma-Rechnung

Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiges und komplexes Thema in Unternehmen, dem wir als Digitalisierungspartner häufig begegnen. Gerade wenn Unternehmen internationale Geschäftsbeziehungen unterhalten, fallen spezielle Vorgaben im Hinblick auf die Buchhaltung an. Stellen Sie sich diese Frage in einer Spielshow vor:

„Welches der folgenden Elemente kann nicht für Buchhaltungszwecke verwendet werden?“

  • Eine Verkaufsrechnung
  • Eine Proforma-Rechnung
  • Eine Steuerrechnung

Die richtige Antwort ist „Proforma-Rechnung“. Hätten Sie Ihr ganzes Geld darauf gesetzt? Wenn ein Kunde eine Proforma-Rechnung verlangt, wissen Sie dann, wofür sie verwendet werden sollte und wofür nicht, und wie Sie eine Proforma-Rechnung versenden?

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung oder eine geschätzte Faktura, die verwendet wird, um den verpflichteten Kaufenden zur Zahlung von Waren oder Dienstleistungen aufzufordern, bevor diese geliefert werden. Eine Proforma-Rechnung enthält eine Beschreibung der Waren, den zu zahlenden Gesamtbetrag und andere Einzelheiten über die Transaktion.

Wenn beispielsweise eine Vorauszahlung erforderlich ist, um die Finanzierung sicherzustellen, bevor Sie Waren herstellen oder eine Dienstleistung erbringen, kann eine Proforma-Rechnung verwendet werden, um die Einzelheiten der bevorstehenden Transaktion vorzuschlagen.

In vielerlei Hinsicht ist Proforma einem Angebot oder Kostenvoranschlag näher als einer Rechnung. Der Grund dafür ist, dass die Kundschaft nicht verpflichtet ist, den auf der Proforma aufgeführten Betrag zu zahlen, sodass der fällige Gesamtbetrag nicht in den Verbindlichkeiten der Kundschaft verbucht wird und dass Sie eine Proforma-Rechnung nicht zur Rückforderung der Mehrwertsteuer verwenden können.

Wann sollten Sie eine Proforma-Rechnung versenden?

Der wichtigste Punkt ist, dass eine Proforma-Rechnung in der Regel an einen Kunden oder Klienten geschickt wird, wenn er sich zum Kauf bei Ihnen verpflichtet hat, aber keine offizielle Rechnung erhalten kann, weil die endgültigen Details noch bestätigt werden müssen. Sobald der Kunde mit allem einverstanden ist, liefern Sie die Ware und stellen eine offizielle Rechnung aus.

Wie unterscheidet sich eine Proforma-Rechnung von anderen Rechnungsarten?

Um besser zu verstehen, wie sich eine Proforma in den Verkaufsprozess einfügt, werden im Folgenden die anderen gängigen Rechnungsarten erläutert:

Verkaufsrechnung

Eine Verkaufsrechnung ist eine förmliche Zahlungsaufforderung, die gleichzeitig mit oder kurz nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verschickt wird. Sie ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein Steuerdokument, und wenn sie die Mehrwertsteuer enthält, kann sie auch als Steuerrechnung bezeichnet werden.

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung wird bei internationalen Sendungen verwendet, um dem Kunden und den Zollbeamten mitzuteilen, was versandt wird, wer der Verkäufer und Käufer ist, das Datum und die Verkaufsbedingungen, die Menge und das Gewicht der Waren und andere Einzelheiten. Handelsrechnungen werden verwendet, um den finanziellen Wert der gehandelten Waren und die eventuell anfallenden Steuern für die Sendung zu berechnen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden für Handelsrechnungen.

Gutschrift

Wenn Waren beschädigt sind oder ein Schreibfehler oder ein anderer Fehler vorliegt, enthält eine Gutschrift Einzelheiten über eine teilweise oder vollständige Erstattung der ursprünglichen Verkaufsrechnung oder eine Gutschrift, die für künftige Käufe verwendet werden kann.

Was sollte eine Proforma-Rechnung enthalten?
Der Hauptzweck einer Proforma-Rechnung besteht darin, Ihrem Kunden die Details der geplanten Transaktion zu zeigen. Sie sollte daher die gleichen Informationen enthalten wie die endgültige Rechnung:

Fazit: Mit der Proforma-Rechnung zu Unternehmenswachstum

Internationaler Handel muss nicht zwingend kompliziert sein. Wenn Sie wissen, wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen und welche Angaben diese enthalten muss, gelingt er Ihnen im Schlaf. 

Unsere Empfehlung: Mit lexbizz können Sie schnell und unkompliziert die Proforma-Rechnung generieren und somit Zeit und Kosten sparen.

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Aus lexbizz wird Haufe X360
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Aus lexbizz wird Haufe X360

Die Cloud-ERP lexbizz tritt ab sofort unter dem Namen Haufe X360 am Markt auf. Die moderne Cloud-Plattform wechselt damit von Lexware in das Haufe Portfolio und wird dort zusammen mit der Immobilienlösung Haufe axera zum Spitzenreiter der Cloud-ERP-Lösungen für den deutschen Mittelstand.

Die Cloud-ERP Plattform für den Mittelstand wird Teil des Haufe-Portfolios.

Die Cloud-ERP lexbizz, ab sofort Haufe X360, ist als native Cloud-Plattform von Anfang an auf zukünftige Geschäfts- und Technologieanforderungen im Mittelstand ausgerichtet. „Anders als der Wettbewerb bieten wir Skalierung und Flexibilität – und sind somit technologisch die Plattform Nummer Eins für den größeren Mittelstand“, erklärt Carsten Schröder, President of Cloud-ERP von Haufe X360. Mit dieser technologischen Klasse passt die Plattform daher ausgezeichnet zu Haufe, das mit seiner einzigartigen Digitalisierungsexpertise und dem umfassenden Portfolio aus Software, Fachwissen, Consulting und Weiterbildung der Partner für mittelständische Unternehmen ist. Der Wechsel ins Haufe Portfolio sei damit ein konsequenter Schritt: „Durch die Bündelung in einem gemeinsamen Portfolio setzen wir nicht nur von Synergien in der Plattformentwicklung und dem Partneraufbau frei, sondern werden zusammen die 360-Grad-Digitalisierungsbegleitung für den Mittelstand“, so Carsten Schröder.

Mehr als ERP: Die volle Digitalisierungsexpertise für den deutschen Mittelstand

Die beiden bisher getrennt agierenden ERP-Geschäfte lexbizz, jetzt Haufe X360, und Haufe axera bilden bei Haufe zusammen ab sofort das Zentrum eines wachsenden Ökosystems: Dank ihrer Cloud-nativen Technologie sind die Cloud-basierten ERP-Lösungen zudem offen für die Anbindung von Drittsystemen und lassen sich durch Partner flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen. Über die Software hinaus bietet Haufe seinen Mittelstandskunden ein Rundum-Paket an Digitalisierungslösungen aus einer Hand – von Fachwissen über Consulting bis hin zu Weiterbildung und weiteren Services erhalten mittelständische Unternehmen alle Leistungen, die sie für den Erfolg in der digitalen Welt benötigen.

Immer mehr mittelständische Unternehmen modernisieren ihre IT-Landschaft und haben daher in den letzten Jahren den Mehrwert von Cloud-ERP-Lösungen erkannt. „Wir wollen den Aufbruch des Mittelstands ins Cloud-Zeitalter beflügeln und stellen ihm die volle Spannweite der Haufe-Digitalisierungsexpertise zur Verfügung“, kommentiert Dr. Carsten Thies, Geschäftsführer in der  Haufe Group und Geschäftsbereichsleiter der Unit, die das wachsende Ökosystem verantwortet. „Mit Haufe im Rücken erhalten mittelständische Unternehmen Zugang zu modernster Technologie, etwa unseres Technologiepartners Acumatica aus den USA, auf dem Haufe X360 basiert. Zusätzlich profitieren sie vom Mittelstandsknowhow eines traditionsstarken und nachhaltigen Familienunternehmens. Mit dieser geballten Power steht der Zukunft des deutschen Mittelstands nichts mehr entgegen.“

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Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen
By ERP-News

Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen

Finanz- und Personalbereich laufen in den meisten Unternehmen immer noch getrennt voneinander. Unternehmen speichern und verarbeiten Daten in ihren jeweiligen Fach-Silos, meist auch noch mittels mehrerer Programme pro Bereich. Dabei lassen sich viele Prozesse, darunter Zeiterfassung, Spesen, Gehaltsabrechnungen, gar nicht eindeutig nur dem Finanz– oder nur dem HR-Bereich zuordnen, sondern sie gehören vielmehr beiden Disziplinen an.

Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen

Workday, nennt acht gute Gründe, die beiden Bereiche enger zu verzahnen und HR- und Finanzdaten in ein einziges System zu überführen.

1. Skaleneffekte nutzen

Laufen Finanz- und HR-Abteilung einfach nebeneinander her, nutzt häufig jede von ihnen individuelle Anwendungen. Das ist nicht nur per se teurer – unterschiedliche Software-Lizenzen kosten in Summe meist mehr als zusätzliche Nutzer – sondern führt auch dazu, dass jede Anwendung ihre eigenen Prozesse, Sicherheitsupdates und Schnittstellen braucht. Die Folge ist nicht nur ein Flickenteppich verschiedener Anwendungen, sondern auch Redundanz – etwa bei den vorhandenen Datensätzen, aber auch bei Dingen, die erst auf den zweiten und dritten Blick sichtbar werden, Trainings etwa. Sprich: Je mehr Nutzer im Unternehmen abteilungsübergreifend eine technologische Infrastruktur nutzen, desto effizienter kann agiert und skaliert werden. Das gilt ganz besonders dann, wenn Cloud-Plattformen eingesetzt werden.

2. Nutzer im Fokus

Gibt es nur ein System für HR- und Finanzabläufe, dann steigen automatisch auch seine Nutzerzahlen im Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist eine gute User Experience, die wiederum eng mit Effizienz und auch Akzeptanz der eingesetzten Lösungen verbunden ist. Ein Beispiel: Muss sich ein Mitarbeiter nur einmal einloggen, um sein Time Sheet auszufüllen, die Reisekostenabrechnung zu machen, eine Fortbildung zu beantragen und eine Rechnung freizugeben, dann ist das für ihn viel einfacher, als wenn er dies in vier unterschiedlichen Systemen tun muss – die zudem noch unterschiedliche Nutzeroberflächen haben. Ein einziges System lässt sich auch in Bezug auf den Usability-Aspekt sehr viel leichter an veränderte Rahmenbedingungen, wie an neue betriebliche Abläufe, anpassen.

3. Rechenschaftspflichten und Verantwortlichkeiten

Obwohl Budgets in der Regel einer Abteilung zugeteilt werden, ist es letztlich immer noch eine individuelle Person, die über eine bestimmte Anschaffung oder Ausgabe entscheidet – wer das ist und warum die Entscheidung getroffen wird, lässt sich allerdings nicht immer leicht nachvollziehen, wenn HR- und Finanzabteilung unterschiedliche Anwendungen nutzen. Doch gerade indem Informationen über eine Ausgabe mit der Rolle des verantwortlichen Mitarbeiters verknüpft werden, lässt sich Budgetverwendung leichter kontextualisieren und damit auch besser regulieren. Denn: Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet, hat das Management einen besseren Überblick – und könnte entsprechend neue Konzepte ausarbeiten, um Kosten einzusparen.

4. Kontinuierliche Transparenz

Nur wenn Aufgaben, Befugnisse und Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters in einer Lösung verfügbar und abgebildet sind, lassen sich auch wirkungsvolle und vor allem transparente Kontrollmechanismen durchsetzen. Und genau diese Transparenz darf nicht verloren gehen, wenn Mitarbeiter intern ihre Position oder die Abteilung wechseln: Ein System, das Finanzdaten und zugeordnete Befugnisse miteinander verknüpft, bietet auch hierbei einen kontinuierlichen Überblick– zum Beispiel darüber, wer Zahlungen freigeben kann.

5. Menschen in den Unternehmen

Den größten Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens haben die Mitarbeiter. So wirkt sich der Kontakt mit dem Support direkt auf die Zufriedenheit eines Kunden aus, Marketing-Kampagnen auf den Vertriebserfolg und so weiter. Kombinierte HR-/Finance-Systeme helfen, den Erfolgsrezepten der Mitarbeiter auf die Spur zu kommen und diese im Idealfall zu replizieren oder Korrelationen aufzudecken. Sie bringen zum Beispiel ans Licht, ob ein wichtiger Kunde ein langwieriges Problem hat, der von einem noch sehr unerfahrenen Servicemitarbeiter betreut wird.

6. Projekte – und Fähigkeiten als Basis

Unternehmen, die auf Dienstleistungen spezialisiert sind, haben nur wenig Nutzen von einem auf physische Produkte ausgerichteten klassischen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Sie arbeiten meist projektbezogen und müssen dafür geeignete Mitarbeiter, beziehungsweise deren Ressourcen „verwalten“. Dafür ist es notwendig, verschiedenste Informationen von unterschiedlichen Abteilungen einzusehen: verfügbare Arbeitszeit, benötigte und freie Ressourcen, Budgets für neue Mitarbeiter sowie die Fähigkeiten und Kenntnisse der verfügbaren Leute sind nur einige davon.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

7. Upskilling und Überblick

Ein zentraler Überblick über Fertigkeiten darf nicht statisch sein. Das lebenslange Lernen ist Realität und Unternehmen steuern dieses in strategischen Upskilling-Initiativen. Auch hier lohnt die Verknüpfung der HR- und Finanzdaten: Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt bei Kunden, für welche bezahlen sie heute besser als gestern? Lassen sich die Trainingsbudgets in Richtung prognostizierter Wachstumsfelder umschichten?

8. Erfolg eines Unternehmens

In den meisten Fällen hat die Beurteilung der Angestellten in einem Unternehmen eine starke subjektive Komponente. Die Analyse von Ergebnissen oder Prozessen hingegen ist zahlenbasiert und objektiv. Je besser beides miteinander verknüpft wird, desto vollständiger ist das Bild darüber, welche Mitarbeiter an welchen Prozessen und Ergebnissen beteiligt sind. Und je besser Verantwortliche vor allem die Unternehmensergebnisse und wie diese zustande kommen, verstehen, desto gezielter können sie am Erfolg ihres Unternehmens arbeiten.

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Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand
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Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Ohne optimal justierte Prozesse laufen Digitalisierungsbemühungen schnell ins Leere. Der ERP-Hersteller proALPHA kennt die typischen Schwachstellen in Prozessen mittelständischer Betriebe und erklärt, wie man diese durch Prozessmanagement behebt – nicht nur im Zuge einer ERP-Einführung.

Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Von jeher dient ERP-Software als zentraler Datenhub für viele Abteilungen eines Unternehmens, von Konstruktion über Einkauf und Produktion bis hin zu Service und Rechnungswesen. Heute übernehmen ERP-Lösungen noch eine zweite, wichtige Aufgabe: Mittels Workflows steuern sie ganze Geschäftsprozesse – und übernehmen das Prozessmanagement über Abteilungen, geographische Niederlassungen oder sogar Unternehmen hinweg. Die Abläufe entlang der Supply Chain sind dafür ein gutes Beispiel.

Meist beginnt die Definition dieser Prozesse mit der Einführung eines ERP-Systems. Denn werden mehrere Insellösungen durch ein zentrales Gesamtsystem ersetzt oder wird ein bestehendes ERP-System durch ein neues abgelöst, ist der Blick auf die Prozesse zwangsläufig. Aber auch unabhängig von einem IT-Projekt lohnt es sich, Abläufe regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Denn die Anforderungen von Kunden, Geschäftspartnern oder auch Regulierungsbehörden ändern sich ständig.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Schwachstellen offenlegen

Um Abläufe festzuhalten, nutzen viele Unternehmen immer noch Tabellen oder Textdokumente. Für Prozessbeschreibungen sind diese Formate jedoch nicht ideal. Denn sie lassen Raum für Interpretation, ein Vergleich verschiedener Alternativen ist nicht möglich. Dagegen hilft eine graphische Darstellunstrukturiert und übersichtlich typische Prozess-Schwachstellen aufzudecken:

  • Unstimmigkeiten in den Abläufen: Verschiedene Personen haben unterschiedliche Meinungen über die genauen Prozessschritte und ihre Abfolge
  • Doppelarbeiten: Dieselbe Aufgabe wird mehrfach, an verschiedenen Stellen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess, durchgeführt
  • Fehlende Standards: Zu einem Prozess gibt es mehrere Varianten, etwa, wenn bei der Verarbeitung von Post- und E-Mail-Eingangsrechnungen unterschiedlich verfahren wird
  • Undurchsichtige Regeln: Es fehlt ein klares Regelwerk, beispielsweise für Zuständigkeiten oder Grenzen für Freigaben
  • Hohe Abstimmungsaufwände: Ein Prozess durchläuft viel „Ping-Pong“ zwischen Abteilungen und teils auch Systemen. Dies führt zu unnötig langen Laufzeiten

Geschäftsprozess-Designer im Prozessmanagement: Visualisierung schlägt Text

Mit Anwendungen für die Geschäftsprozessmodellierung können Unternehmen diese Produktivitäts-Killer identifizieren und effizientere Prozesse definieren. Während des Re-Engineerings lassen sich so Prozessvarianten einfach durchspielen und vergleichen. Parallel werden die Prozesse direkt dokumentiert. Damit unterstützt diese Software auch Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, aus Zertifizierungen sowie aus gesetzlichen Regularien – wie etwa die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Erst der Prozess, dann das System

Im Rahmen einer ERP-Einführung sorgt eine Modellierungssoftware noch für einen weiteren Pluspunkt: Alle Projektbeteiligten verständigen sich über neue Abläufe, noch bevor der erste Consultant oder Entwickler an die Software Hand anlegt. Ganz „nebenbei“ entsteht so auf effiziente Weise eine vollständige Beschreibung der Anforderungen an das ERP-System. Denn die Prozesse werden anschließend in die Workflows im ERP-System überführt. Damit dies gelingt, muss eine Geschäftsprozess-Design-Software einiges leisten:

  • Abbildung von Organisationsstrukturen in Form von Organigrammen
  • Übersichtliche Darstellung einer Hierarchie von Prozessen
  • Klare und einfache Modellierungsmethoden, mit so vielen Modellierungselementen und Regeln wie nötig und so wenig wie möglich
  • Intuitive Visualisierungen, die Prozesse für alle verständlich machen
  • Weiterführende Dokumente wie Benutzerhandbücher, Formulare, Prüflisten u.a. müssen hinterlegbar sein
  • Vergleichbarkeit der entstandenen Modelle
  • Einfache Wege, Modelle mit anderen zu teilen, sei es in Form von Grafiken, PDF- oder Word-Dokumenten
Was ist ein Workflow?
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Workflows bezeichnen die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder nur in Teilen, während derer Dokumente, Informationen oder Aktivitäten von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergereicht werden.

Was ist ein Workflow? Hier erfahren Sie mehr!

Um das Denken in Prozessen zu unterstützen, gilt es insbesondere, Schnittstellen aufzuzeigen. So wird offensichtlich, wo und wann sich Zuständigkeiten und die verwendeten Systeme ändern. Überall dort besteht erhöhter Abstimmungsbedarf. Hier lohnt es sich als erstes hinzuschauen. Denn an den Schnittstellen ergibt sich oft das größte Optimierungspotenzial.

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Wie funktioniert ein ERP System?
By ERP-News

Wie funktioniert ein ERP System?

ERP-Systeme funktionieren über eine zentrale Datenbank. Die Benutzer sehen auf Dashboards Echtzeitdaten über verschiedene Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Lieferkettenmanagement und Personal.

Wie funktioniert ein ERP System?

Angenommen, Sie stellen ein Produkt her, dass aus Teilen von 10 Zulieferern besteht. Ihre Mitarbeiter bauen sie von Hand zusammen, verpacken sie und schicken sie palettenweise auf die andere Seite Ihres Lagers. Von dort aus schicken die Mitarbeiter im Versand und im Wareneingang die verpackten Produkte raus, wenn sie vom Verkauf einen Auftrag erhalten. Alle Produkte werden einzeln verschickt. Das Geschäft ist saisonabhängig, und die Produkte werden nur im Frühjahr und im Herbst von der Kundschaft gekauft. Das Geschäft wird jedoch immer wettbewerbsintensiver, und die PRodukte sind zwar noch keine Massenware, werden aber immer preisempfindlicher. Sie brauchen einen Wettbewerbsvorteil.

Was bedeutet Unternehmensressourcenplanung, kurz ERP?

ERP – kurz für Enterprise Resource Planning – ist ein integriertes System von Softwareanwendungen, das es einem Unternehmen ermöglicht, seine Geschäftsprozesse mithilfe einer zentralen relationalen Datenbank zu verwalten. Es ermöglicht einem Unternehmen, einen Überblick darüber zu erhalten, wie effizient seine Schlüsselfunktionen – z. B. Lagerbestände, Vertrieb oder Personal – zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann das Unternehmen besser planen, wie es seine zentralisierten Ressourcen unternehmensweit einsetzt – daher ERP.

ERP-Systeme enthalten in der Regel Dashboards, die mit einer zentralen Datenbank verbunden sind und es den Benutzern ermöglichen, Echtzeitdaten aus verschiedenen Geschäftsbereichen einzusehen. Je nach Ausgereiftheit des ERP-Anbieters können einzelne Module zahlreiche Untermodule haben, die hinzugefügt werden können, um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu reflektieren.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Warum brauchen Sie ein ERP-System?

Wie kann ein ERP-System Ihnen helfen? Da in einem ERP-System mehrere Anwendungen integriert sind, kann das Verkaufsteam, das telefonisch Bestellungen entgegennimmt, jederzeit sehen, wie viele Widgets noch auf Lager sind – selbst bei Online-Bestellungen, die am Kundendienst vorbeigehen. Die Fertigung sieht die gleichen Daten und weiß, ob sie die Montage am Band hochfahren muss oder nicht. Ihre vertrauenswürdigen Lieferanten werden automatisch benachrichtigt, wenn Teile knapp werden. Und der Versand kann für jeden versendeten Artikel nachweisen, wann er an seinem Bestimmungsort eintrifft.

Es ist leicht zu erkennen, wie viel schneller Sie arbeiten können, wenn diese Aufgaben automatisiert sind. Es ist auch leicht zu erkennen, wie viel kosteneffizienter es ist, wenn Sie eine integrierte ERP-Software kaufen und nicht nur einzelne Anwendungen.

Aber viele Module sind für ein Unternehmen Ihrer Größe vielleicht nicht sinnvoll. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines oder mittleres Unternehmen betreiben, brauchen Sie wahrscheinlich keine Anwendung, automatisch Konzern-Bilanzen erstellt. Auch wenn Sie auf jeden Fall ein Modul für HR benötigen, unterscheiden sich die Anforderungen Ihres 65-Personen-Unternehmens natürlich erheblich von denen eines Großunternehmens. Während Sie also ein HR-Modul benötigen, das Zeit- und Personalmanagement, Abwesenheitsmanagement und Kostenmanagement umfasst, brauchen Sie wahrscheinlich kein Modul für das Nachfolgemanagement.

Warum sind ERP-Systeme wichtig?

ERP-Software integriert Module, die früher aus unterschiedlichen, gekauften Anwendungen bestanden, was die Investitions- und Betriebskosten senkt. Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist die Echtzeit-Transparenz Ihrer täglichen Abläufe, die sekundengenaue Informationen über verfügbare Ressourcen und den Fortschritt von Aufträgen und Initiativen liefert. Diese Transparenz verbessert die betriebliche Effizienz und Rentabilität. Und diese Transparenz kann so erweitert werden, dass Lieferanten, Partner, Spediteure und andere vertrauenswürdige Parteien Daten gemeinsam nutzen können.

Funktionen, die früher manuell ausgeführt werden mussten, können in einem ERP-System auf einen Schlag erledigt werden. Ein Beispiel: Die Vertriebsabteilung nimmt eine Bestellung für ihr Produkt entgegen. Das Verkaufsteam muss nicht mehr separat das Lager abfragen, sondern kann in Echtzeit sehen, wie viele Produkte im Lager verfügbar sind, wenn es die Bestellung entgegennimmt. Man stelle sich vor, dass die Manager in der Marketing- und Kommunikationsabteilung erkennen können, ob ihre Botschaften ankommen. Die Vertriebsleiter können bessere Prognosen erstellen, und die Buchhaltungsabteilung hat weniger Verzögerungen beim Abgleich.

Ein ERP-System basiert auf Daten, daher ist die Datenmigration aus bestehenden Datenbanken von entscheidender Bedeutung. Die migrierten Daten müssen von irrelevantem, fehlerhaftem und doppeltem Material befreit werden

onPremise-ERP vs. Cloud-ERP

Cloud-ERP ist eine Art von Unternehmensressourcenplanungssoftware, die auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters und nicht im Rechenzentrum eines Unternehmens läuft. Bevor das Konzept des modernen Cloud Computing in den 1990er Jahren entwickelt wurde, liefen ERP-Systeme auf Legacy-Plattformen am Standort des Eigentümers.

Was ist Cloud ERP?
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Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Ein Vorteil eines cloudbasierten ERP-Systems besteht darin, dass Sie Anwendungen problemlos aktualisieren können. Auch die Unternehmensdaten können sicherer sein, wenn der Cloud-Anbieter sie auf redundanten Offsite-Servern speichert. Es gibt auch einen finanziellen Aspekt. Vor Ort installierte ERP-Systeme werden in der Regel als Kapitalaufwand verbucht, da die Investition in die Anschaffungskosten einfließt, während Cloud-ERP-Systeme als Betriebsaufwand gelten.

onPremise-ERP-Systeme haben durchaus ihre Vorteile. Wenn ein Unternehmen über die entsprechenden Ressourcen verfügt – und das ist sehr wichtig -, können Anpassung und Implementierung einfacher sein, und die Datensicherheit kann größer sein, wenn diese Aufgaben vor Ort erledigt werden. ERP-Anwender, die ihre Systeme anpassen möchten, können Platform as a Service (PaaS) nutzen, ein Cloud-Computing-Modell, bei dem ein Drittanbieter den Anwendern die für die Anwendungsentwicklung erforderlichen Tools über das Internet zur Verfügung stellt. Ein PaaS-Anbieter hostet die Hardware und Software in seiner eigenen Infrastruktur. Daher müssen Entwickler bei PaaS keine eigene Hardware und Software installieren, um eine neue Anwendung zu entwickeln oder auszuführen.

ERP-Plattformen 2021: Bekannte ERP-Software und -Systeme
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ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning) sind seit langem das Rückgrat von Großunternehmen. In den neunziger Jahren hörte man häufig Horrorgeschichten über jahrelange Implementierungen, Rechtsstreitigkeiten und einen allgemeinen Mangel an Ergebnissen. Dennoch wurde der Implementierungsprozess im Laufe der Zeit immer einfacher. Insbesondere Cloud-basierte ERP-Systeme machten diese Plattformen für kleine und mittelständische Unternehmen zugänglicher. Heute sind die beste ERP-Software und die besten ERP-Systeme von zentraler Bedeutung für den Bereich der Unternehmensanwendungen.

ERP-Plattformen 2021: Bekannte ERP-Software und -Systeme

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Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung
By ERP-News

Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung

Keine Branche in der modernen Wirtschaft steht unter einem derart hohen Innovationsdruck wie die Informationstechnik. Sei es im Kundenservice, in externen wie internen Kommunikationsabläufen, im Management der Produktionsabläufe oder in der Supply Chain – in jeglichen Bereichen eines Betriebes herrscht ein großer Bedarf an digitalen Software-Lösungen, die Unternehmensprozesse automatisieren, überwachen und organisieren. Folglich resultiert daraus eine Fülle von zu verarbeitenden Datenmengen, die hohe Kosten sowie einen großen personellen und organisatorischen Aufwand verursachen. Outsourcing gehört daher die Zukunft bei der Datenverwaltung.

Unternehmen setzen vermehrt auf externe Datacenters

„Da sich die Digitalisierung von Unternehmensprozessen in Zukunft einer vermehrten Ausweitung gegenübersieht, sollte die Frage erlaubt sein, ob die interne Datenverwaltung in einem eigenen Rechenzentrum überhaupt noch sinnvoll ist“, stellt Jerome Evans, Gründer und Geschäftsführer der diva-e Datacenters GmbH, klar. Ein Lösungsansatz sind dabei externe Rechenzentren und private Cloud Umgebungen. Diese unterstützen Unternehmen in jeglichen Fragen der Speicherung und Bereitstellung von Daten. Zudem senken sie Kosten und verwahrendie vorhandenen sensiblen Daten sicher an geografisch getrennten Server-Standorten.

Lohnender Umzug

Wenn sich Geschäftsführer die Frage nach dem Outsourcing von IT-Strukturen stellen, fällt ihr Blick auf eine Reihe von äußeren Einflüssen. Da ein Unternehmer in erster Linie auf monetäre Gesichtspunkte einer solchen Umstrukturierung achtet, fällt das Augenmerk zunächst auf den Kostenaspekt. „Aus wirtschaftlicher Sicht ergibt ein Wechsel weg vom eigenen Rechenzentrum – dem Inhouse Datacenter – und hin zu einem externen Colocation-Provider, dem Betreiber eines spezialisierten Rechentrums, absolut Sinn. Sie bieten große Flexibilität, verfügen über ausreichende Anbindungskapazitäten, also die Gesamtbandbreite an Internet Service Provider wie die Deutsche Telekom, und betreiben diese nachhaltig und energieeffizient“, erklärt Evans.

So zahlen Mieter eines Datacenter lediglich für die Ressourcen, die sie auch wirklich nutzen. Ebenfalls fallen Einmalkosten durch die Anschaffung und ständige Erneuerung von Serversystemen weg, denn die Server- und Netzwerk-Hardware stellen moderne Datacenter-Provider in Form von Mietservern auf monatlicher Basis bereit. „Durch die Anmietung von Server-Kapazitäten entfallen hohe einmalige Investitionskosten auf der Nutzerseite, sogenannte Capex. Zudem garantiert der Anbieter einen kostenlosen Austausch von Ersatzkomponenten für die Server-Systeme. Ebenfalls profitieren die Kunden der Provider von den fortschrittlichsten Technologien im Managed Service und Managed Security-Bereich, welche eigens angestellte IT-Experten zu einem festen Mietpreis implementieren“, so der Experte weiter.

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Sichere Verwahrung in der Private Cloud

Gerade wenn es um die sichere Datenspeicherung und Datenübertragung geht, bietet eine proprietäre Infrastruktur die größten Vorteile. „Besonders die Verwendung einer Private Cloud gehört beim Outsourcing der Daten zu den starken Alternativen“, erklärt Evans. „Hier erhält ein einziger Nutzer alle verfügbaren Rechenressourcen. Der Nutzer hat so weitaus mehr Kontrolle über die Infrastruktur mit der Möglichkeit, diese individuell zu gestalten. Sicherheitsanforderungen und regulatorische Auflagen hält er so problemlos ein.“ Eine Public Cloud hingegen ist weitaus starrer, da die Infrastruktur immer mehreren Nutzern zur Verfügung steht. Daraus ergibt sich eine deutlich geringe Individualität und auch der Datenstandort lässt sich oft nicht bestimmen, was eine Einhaltung von Standards wie DSGVO-Konformität erschwert.

Neben Sicherheit zählen außerdem Leistung und Kostenstruktur zu den ausschlaggebenden Faktoren für den Einsatz einer Private Cloud. Gerade bei sogenannten „data-driven“ Workloads wie maschinellem Lernen oder Virtual-Desktop-Infrastructures gehören geringste Latenzen und Hochleistung zu den Grundvoraussetzungen. „Diese Anforderungen lassen sich bei traditionellen Bereitstellungsmodellen wie On-Premises, aber auch in Private Clouds, weitaus besser abbilden. So kann mehr Einfluss auf die Gestaltung der Infrastruktur genommen werden – für die Zukunft also beinahe alternativlose Modelle“, verdeutlicht Evans. Aufgrund der proprietären Bereitstellungsweise der Private Cloud sind auch die verwendeten Hardwarekomponenten genau auf den Nutzer abgestimmt. Unnötige Mehrkosten enstehen nicht und gerade bei langfristig betriebener Infrastruktur ergibt sich eine deutliche bessere Gesamtkostenstruktur als bei vielen Alternativen.

Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung

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8 Trends im Bereich ERP, CRM und Business Intelligence aus dem Jahre 2015, im Vergleich zu heute
By ERP-News

8 Trends im Bereich ERP, CRM und Business Intelligence aus dem Jahre 2015, im Vergleich zu heute

Wir haben einen alten Beitrag aus 2015 gefunden und geprüft, was sich in der Zwischenzeit geändert hat.

Viele Experten im Bereich ERP, CRM und Business Intelligence sind sind einig: Der Markt für ERP-Lösungen verändert sich sehr stark. Der Grund sind leistungsstarke Serversysteme, stabile Internetbandbreiten und die voranschreitende Digitalisierung.

Das waren die Trends aus 2015:

Trend 1: Hybrid Cloud

Mit der Erfindung der Cloud sind viele klassischen ERP-Lösungen unter Druck geraten. Die Kosten für eigene Hardware entfällt beim Betrieb einer ERP-Lösung in der Cloud. Die Software ist überall auf der Welt verfügbar. Dies ist natürlich gerade bei kleineren Unternehmen und Startups ein Kaufgrund. Jedoch haben diese Unternehmen beim Unternehmenswachstum die Grenzen zu spüren bekommen. Die monatliche Kosten werden ab einer bestimmten Anwenderzahl höher als die einmalige Anschaffung einer Serverlandschaft im eigenen Haus. Die Leistungsfähigkeit einer Cloud-ERP-Lösung ist bei großen Datenmengen (vielen Kunden, vielen Aufträgen, viele Prozesse) nicht immer gegeben. Nach dem Trend alles in die Cloud zu verschieben entsteht nun das Hybrid-Prinzip. Funktionen wie CRM und Service bleiben in der Cloud, dagegen kommen Warenwirtschaft und Logistik auf den eigenen Server. Jetzt müssen nur noch diese beiden Welten verbunden werden. Wem das gelingt kann sich Hybrid-CRM-Lösung nennen. Der Trend zu solchen Applikationsarchitekturen ist klar erkennbar.

Status 2021:

Das Thema Hybrid Cloud hat an Geschwindigkeit verloren. Warum? Nun, die technische Umsetzung ist nicht trivial. Zudem verbessern sich weiterhin die Kapazitäten von mobilen Internet, so dass immer mehr Anwendungen komplett in die Cloud wandern. Dagegen hat das Thema Private Cloud mehr Fahrtwind bekommen, allein schon wegen dem Thema Datenschutzgrundverordnung.

Trend 2: Enterprise Mobile Apps

Wenn wir von CRM in der Cloud sprechen, dann benötigen wir das heute nicht mehr in einem Browser-Fenster sondern direkt als App auf dem Smartphone. Die Daten aus dem CRM-Tool oder ERP-Lösung müssen direkt auf das mobile Endgerät. Der Trend setzt sich weiter fort. Neben CRM auf dem Handy gibt es auch die Themen Service für Außendienstmitarbeiter und Verkauf auf dem Tablett.  Das klassische PC und Notebook-Geschäft sinkt weiter und das fahrende Personal wird nur noch mit Tablett und Smartphone ausgestattet. Irgendwie müssen die Daten in die ERP-Lösung. Daher sind Enterprise Mobile Apps ein großes Thema.

Status 2021:

Dieses Thema ist weiterhin präsent. Der Wunsch nach mobilen Arbeiten wird stetig größer. Etablierte Softwarehersteller stellen Ihre Software auf die Cloud um oder bieten Apps an.

Trend 3: Abo-Model statt Lizenz-Kauf

Mit der Cloud wurde auch das Verkaufsmodell für viele ERP-Lösungen in Frage gestellt. Man kauft nicht mehr eine Lizenz und damit das unlimitierte Nutzungsrecht für die jeweilige Version. Dieser Ansatz wird von einem Abo-Model abgelöst. Im klassischen Fall kauft man für einen Monat ein Nutzungsrecht, welches sich automatisch verlängert. Im Gegenzug dazu erhält man automatisch Updates und Programmverbesserungen. ERP-Lösungen mit Softwarepflegegebühren werden hiermit langsam und sicher verdrängt. Am Ende wird der Kunde bedeutend mehr für seine Software ausgeben. Softwarepflegeverträge musste man in der Vergangenheit nicht immer abschließen, beim Abo-Model sind die jedoch zwangsweise inklusive. In größeren Softwareprojekten wird zwar die Anschaffung am Anfang günstiger, jedoch bei einer Laufzeit von 3-5 Jahren um einiges teuer. Ein Trend der sicherlich gut für die ERP-Hersteller ist aber zum Nachteil der Kunden ist.

Status 2021:

Dieser Trend bleibt weiter bestehen. Das Abo-Model hat seit den App-Stores von Google und Apple immer mehr Akzeptanz, daher wird es auch nun immer öfter im B2B-Umfeld akzeptiert.

Trend 4: In-Memory-Datenbanken

ERP-Lösungen sammeln Daten, die später wieder ausgewertet werden. Wenn früher akzeptiert wurde, dass Statistiken Stunden zur Aufbereitung benötigt  haben, so möchte man jetzt die Auswertungen in Echtzeit. Die Welt dreht sich noch schneller und daher benötigt man Kennzahlen auch entsprechend zeitnah. Der Trend zu In-Memory-Datenbanken wird durch diese Anforderung weiter vorangetrieben. Kleinere ERP-Lösungen werden weiterhin keine In-Memory-Datenbank benötigen, da die Zielgruppe selten Echtzeit-Auswertungen wünscht. Größere ERP-Lösungen für mittelständische Interessenten werden aber da sicherlich nochmals Druck an die ERP-Hersteller weitergeben.

Status 2021:

Von In-Memory-Datenbanken hört man in letzter Zeit weniger. Der Grund ist nicht ganz ersichtlich. Vermutlich sind Anwender mit der Geschwindigkeit Ihrer Auswertungen zufrieden und fordern keine Auswertung in Echtzeit. Zudem werden Server und PCs weiterhin immer schneller. Dies Notwendigkeit an super schnelle Auswertungen bleibt ein Sonderwunsch für einzelne Szenarios.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Trend 5: offene ERP-Welt

Durch den Ansatz von hybriden ERP-Welten, also Teile in der öffentlichen Cloud, den Rest in der privaten Cloud eröffnet auch Spezialisten im Bereich CRM oder Warenwirtschaft zum Zuge zu kommen. War in der Vergangenheit entscheidend, dass eine Lösung alle Disziplinen beherrschte, so geht der Trend dazu die beste Teillösung einzusetzen. Entscheidend beim Kauf sind nun die Schnittstellen und die Möglichkeit miteinander kommunizieren zu können. Hier ist ein klarer Trend zu erkennen. Die Zukunft wird in diesem Zuge weitere Standards zur Kommunikation von ERP-Systemen mit sich bringen. Das Thema EDI (Electronic Data Interface) wird zukünftig ein viel höheren Stellenwert annehmen.

Status 2021:

Der Wunsch nach einer offenen Welt besteht seit langem. Durch IT-Technologie ist die Grundlage vorhanden. Immer noch haben Unternehmen und Unternehmer die Angst die eigenen Daten zur Verfügung zu stellen, es könnten schließlich zu viele sein und damit dem Mitbewerb einen Vorteil verschaffen. Der neue Trend zu virtuellen Eco-Systemen kommt weiter in Fahrt und fordert wieder mehr Offenheit und automatisierten Datenaustausch. Das Thema Schnittstellen, vernetzte Unternehmenssoftware und offene ERP-Welt bleibt weiter bestehen.

Was ist Cloud ERP?
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Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Trend 6: Open Source

Ob Open Source im ERP-Markt noch weiter Fuß fassen kann ist umstritten. Einzelne Open-Source-ERP-Lösungen können sich noch nicht wirklich etablieren. In den Randbereichen von ERP wird es sicherlich zukünftig weitere nützliche Produkte geben, die Kernapplikation wird aber weiterhin von geschützten Applikation dominiert werden.

Status 2021:

Es ist kein Trend und die Hürden für quelloffene Software im Bereich Unternehmenssoftware sind hoch. Einige wenige Hersteller können mit guten Lösungen den Markt bereichern, den Mainstream wird dieses Thema aber vermutlich nicht erreichen.

Trend 7: grafische BI-Software

Mit Big-Data kommt die Notwendigkeit die Fülle an Daten auch grafisch aufzubereiten. Waren Statistiken geprägt von Tabellen, Spalten und Zeilen, so rücken grafische und dynamische Charts und Animationen in den Vordergrund. Hier arbeiten alle großen Hersteller an tollen Produkten um bisherige PowerPoint-Animationen alt aussehen zu lassen.

Status 2018:

Dieser Trend wandelt sich zu interaktiven Auswertungen, mit denen man interaktiv den Wissensdurst stillen kann. Herausforderung: Jetzige Entscheider sind noch nicht so innovativ und wollen Ihre Zahlen immer noch ausgedruckt auf Papier. Die Interaktivität ist damit dahin.

Trend 8: Social-Web-Analyse

Nie war es leichter an den Kundendaten zu kommen. Musste man früher Meinungsforschungsinstitute beauftragen oder andere Quellen einkaufen, so kann man dieses Geld in Social-Web-Analysen investieren und sich dort die Daten direkt ziehen, analysieren und entsprechende Social-Web-Kampagnen steuern. Noch lässt der Kunde dies alles mit sich machen – Datenschützer können nur wenig dagegen tun. Sprach man früher von einem gläsernen Kunden so haben wir heute einen transparenten Kunden, der durch keine Lichtbrechung verändert wurde.

Status 2018:

Das Social-Web bleibt ein Thema im B2C-Umfeld. Die neuen Datenschutzverordnungen werden zeigen in wie weit Unternehmen weiterhin mit diesen Daten arbeiten dürfen. Das Thema Social Media bleibt weiterhin heiß, ob die Daten es aber jemals großflächig in das CRM- oder ERP-System schaffen darf bezweifelt werden. Im Moment kommen hier oft Insellösungen zum Einsatz, die relativ autonom von der Kern-Unternehmenssoftware laufen.

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8 ERP-Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung
By ERP-News

8 ERP-Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung

Deutsche Mittelständler, insbesondere Fertigungsunternehmen, wachsen und expandieren ins Ausland. China, Amerika oder Osteuropa sind nur einige interessante Regionen für neue Niederlassungen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei der internationale ERP-Rollout.

8 Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung: Mit Service-Clustern und Vorab-Analysen wird der ERP-Rollout zum langfristigen Erfolg

Hier lesen Sie 8 Tipps für die richtige Planung und einen einfachen Projektverlauf. Langfristig wirkt sich eine gelungene ERP-Anbindung positiv auf den weiteren Unternehmenserfolg aus.

Tipp 1: Entscheidung für einen zusätzlichen Mandanten oder eine Extra-Datenbank

Eine der ersten technischen Fragen beim internationalen ERP-Rollout ist: Soll die Niederlassung im Ausland als zusätzlicher Mandant auf der bestehenden Datenbank aufgesetzt oder soll dafür eine weitere Datenbank eingerichtet werden? Für Ersteres sprechen geringere Lizenzkosten, ein unkomplizierter Datenaustausch und kürzere Einführungszeiten. Allerdings steigen mit der Anzahl der Mandanten auch die Abhängigkeit von einem einzigen Datenbankserver sowie insgesamt die Komplexität der Lösung.  Eine zusätzliche Datenbank für die Landesversion schafft mehr Flexibilität für lokale Besonderheiten, Systemupdates und Wartung.

Aber: Jeder weiterer Server bedeutet eine weitere Lizenz sowie Mehraufwand bei der Übernahme von Anpassungen und bei Updates.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Tipp 2: Server-Cluster für Auslandstöchter bilden

Für globale Umgebungen empfehlen sich Server-Cluster. Skalierbar in der Leistung ermöglichen sie es, Mandanten zu bündeln – etwa nach Zeitzonen. Damit erhalten die Unternehmen auch die nötigen Zeitfenster für Systemupdates und Wartung. Eine weitere Option ist es, Mandanten mit ähnlichen Anforderungen in einem Cluster zusammenzufassen, beispielsweise Produktions- und Vertriebsstandorte. So bleibt die Komplexität beim Einrichten und Betrieb der Mandanten überschaubar.

Was ist Cloud ERP?
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Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Tipp 3: Lokale Anforderungen und Compliance-Vorgaben analysieren

Die Muttergesellschaft möchte oft Datenstrukturen und Prozesse des Stammsitzes beim Rollout in die Töchter 1:1 übernehmen. Aus lokalen Gründen oder wegen gesetzlicher Anforderungen müssen die Vorgaben jedoch angepasst werden.

Beispiel: In den meisten Ländern ist das Gesamtkostenverfahren nicht zulässig. Für das Umsatzkostenverfahren müssen jedoch die Werteflüsse aus der Materialwirtschaft in die Finanzbuchhaltung zwingend aktiviert werden. Deshalb müssen Unternehmen die lokalen Anforderungen und Compliance-Vorgaben mit allen Auswirkungen bereits im Vorfeld des Projektes genau analysieren.

Tipp 4: Modifikationen sorgfältig und mit Umsicht vornehmen

Sobald es mehrere Installationen gibt, gilt bei Modifikationen: Weniger ist mehr! Deshalb ist es nicht sinnvoll, pauschal alle Anpassungen des Hauptsitzes aus beispielsweise Deutschland für die Landesgesellschaften zu übernehmen. Wird nur eine Datenbank eingesetzt, sollten jeweils Anpassungen pro Mandant oder Land aktivierbar sein. Denn was in einem Land sinnvoll ist, kann in einem anderen Probleme verursachen. Generell ist es hilfreich, für die internationalen ERP-Projekte Dokumentationen sowie Pflichtenhefte zu führen. Alle Datenbanken sollten zudem auf einem einheitlichen Versionsstand sein. Das vereinfacht den Datenaustausch und den Abgleich bei Anpassungen und Änderungen.

Tipp 5: Ein Modul für durchgängige Intercompany-Prozesse

Ein separates Intercompany-Modull sorgt für eine durchgängige Verzahnung mit Auslandstöchtern und spart Kosten bei der Pflege von Schnittstellen und Integrationsmaßnahmen. Beispielsweise erleichtert ein solches Modul den Zugriff von verschiedenen Mandanten in mehreren Installationen auf einheitliche Stammdaten wie Teiledaten, Zeichnungen und Stücklisten. Gleichzeitig unterstützt sie mandantenübergreifende Geschäftsprozesse in Einkauf und Vertrieb.

Tipp 6: Ein Mastermandantenkonzept vereinfacht Rollouts und Datenkonsistenz

Ein Mastermandantenkonzept ist immer dann sehr sinnvoll, wenn es in verschiedenen Ländern Überschneidungen oder identische Abläufe gibt. Denn damit werden Stammdaten einmal zentral vorgehalten und für lokale Mandanten repliziert. Dabei ist es sinnvoll, die Stammdaten in globale und lokale Daten zu unterscheiden. Die Muttergesellschaft gibt Erstere zentral vor und verteilt sie über den nicht-operativen Mastermandanten. Lokale Stammdaten hingegen werden dezentral definiert und lokal verwaltet.

Tipp 7: Kulturelle Unterschiede im Projekt berücksichtigen

Neben den technischen Aspekten sind die interkulturellen Herausforderungen nicht zu unterschätzen. Erwartungshaltung, Planungs- und Entscheidungsmentalitäten unterscheiden sich oft deutlich. Daher ist es wichtig, Projektziele sowie die Vorgehensweise im Vorfeld klar zu definieren. Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Eine gemeinsame Projektsprache, in der von Anfang an alles dokumentiert wird, reduziert Missverständnisse.

Tipp 8: Sprachbarrieren beachten

Eine klassische Hürde internationaler ERP-Rollouts liegt darin, dass die bestehende Datenbank zur Identifikation von Datensätzen Primärschlüssel in deutscher Sprache aufweist. Damit können die Auslandsniederlassungen wenig anfangen. Zahlen als Primärschlüssel umgehen dieses Problem einfach. Eine weitere Alternative können Englisch-sprechende Schlüssel sein, da Englisch in globalen Unternehmen meist die offizielle Konzernsprache ist. Geht es um Formulare, sollten diese erst übersetzt und dann an den Mandanten exportiert werden.

Prinzipiell gilt bei Übersetzungen: Vorab den deutschen Datenbestand bereinigen und dabei Begriffe beziehungsweise Terminologien vereinheitlichen. Dies senkt Kosten und Fehlerquellen der Übersetzungen erheblich.

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Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen
By ERP-News

Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen

Wer im Ausland gewinnbringend produzieren oder verkaufen will, muss zuallererst organisatorisch die richtigen Schritte einleiten.

Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen

Andere Länder, andere Sitten – und andere Regeln

Andere Länder, andere Sitten – und andere Regeln. Das gilt insbesondere im Finanzbereich. Nicht nur auf anderen Kontinenten, sondern auch bei unseren europäischen Nachbarn läuft das Rechnungswesen unter anderen Vorzeichen. Der ERP-Hersteller proALPHA erklärt, was beim Schritt ins Ausland zu beachten ist.

Was ist ERP?
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Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

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Bei der Expansion ins Ausland wird ein Schlüsselfaktor gerne außer Acht gelassen, das Rechnungswesen. Denn trotz internationaler Standards bestehen in anderen Ländern für die Rechnungslegung lokale Vorschriften und Besonderheiten. Nur zwei von vielen: In Frankreich beispielsweise arbeitet man nicht mit Kontenrahmen. Unternehmen, die hier tätig sind, müssen ihre Bücher unter Beachtung des zentral vorgegebenen Allgemeinen Kontenplans, des Plan Comptable Général, führen. Und in einigen Ländern schreiben die Steuerbehörden für die Datenübermittlung spezifische Formate vor, in Polen seit 2016 zum Beispiel das Standard Audit File (SAF-T).

Worauf müssen Unternehmen also achten, wenn sie bei der Internationalisierung nicht auf dem „falschen Fuß“ erwischt werden wollen?

Recht ist nicht gleich Recht

Die Klärung rechtlicher Aspekte wie Rechtsform und Firmierung ist nur der erste Schritt. Während es in einigen Ländern vollkommen ausreichend ist, eine Betriebsstätte zu eröffnen, erfordern andere Staaten zwingend die Gründung eines rechtlich selbständigen Tochterunternehmens. Zudem ist es in China beispielsweise nötig, den Firmennamen in Mandarin zu übersetzen. Auch eine frühe Recherche zu nötigen Konformitätsnachweisen und Zertifikaten erspart so manche böse Überraschung.

Ebenso unabdingbar ist die Kenntnis abweichender Rechnungslegungsvorschriften. ERP-Anbieter wie proALPHA unterstützen hierbei mit entsprechenden Lokalisierungs-Komponenten. Sie gewährleisten, dass für ein Land die Buchhaltung rechtskonform bis hin zur entsprechenden Gewinn- und Verlustrechnung abgewickelt wird. Ein „Klassiker“: Unternehmen müssen zwischen Gesamtkostenverfahren, Umsatzkostenverfahren oder einem gemischten Ansatz, mit oder ohne Work in Process (WIP), wählen können.

Kommen neben der Rechnungswesen-Software weitere Spezialanwendungen zum Einsatz, etwa für die Konzern-Konsolidierung, so müssen Unternehmen von Anfang an den laufenden Pflegeaufwand im Auge behalten. Im Idealfall holt sich die Spezialanwendung neben Kontenplan und Währungen auch bereits alle Buchungen aus dem ERP-System, um so Fehlerquellen und unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden.

Behörden richtig und rechtzeitig informieren

Nicht zu unterschätzen ist das Meldewesen. So fordern zum Beispiel die ungarischen Steuerbehörden unmittelbar Informationen zu gestellten Rechnungen – und zwar in bis zu drei Währungen, nämlich in Euro, in Forint sowie in einer eventuellen Drittwährung. Unternehmen, die ihre Verwaltung auch im Ausland effizient und digital organisieren wollen, informieren sich am besten bereits, bevor sie den Betrieb im Ausland aufnehmen. Nur so können sie sichergehen, dass sie die rechtlichen Rahmenfaktoren analog zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abbilden. Einige ERP-Systeme haben dies bereits fertig „an Bord“.

Auch der Fiskus tickt anders

Steuerlich gibt es ebenfalls zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. Eine Recherche, welche Steuerbefreiungen oder Steuervereinfachungen man in Anspruch nehmen kann, lohnt sich in jedem Fall. Werden Mitarbeiter entsandt, sollte rechtzeitig geklärt werden, von welcher Gesellschaft die Lohnsteuer zu entrichten ist. Außerdem müssen Steuergebiet und Land nicht zwingend identisch sein. So gibt es Länder wie die USA, die regional unterschiedliche Steuerregelungen aufweisen, etwa bei der Umsatzsteuer. Eine Rechnungswesen-Software muss hier ausreichend flexibel sein und die Steuergebiete bei Bedarf bis auf Postleitzahlen-Ebene definieren können.

Förderungen nutzen

Die öffentliche Hand unterstützt expandierende Unternehmen mit zahlreichen Beratungs- und Förderangeboten. Institutionen wie das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle oder die German Trade & Invest helfen Mittelständlern bei der Suche nach Fördermitteln. Hier ist das Timing entscheidend: In der Regel müssen Anträge im Vorhinein gestellt werden.

Risiken abschätzen und absichern

Das Auslandsgeschäft bringt deutlich höhere Risiken mit sich. Und dazu gehören nicht nur unbekannte Märkte und Geschäftspraktiken. Zusätzlich zu mit Bürgschaften absicherbaren Kredit- und Währungsrisiken bestehen im Geschäftsverkehr außerhalb der EU Ausfuhr- und Zahlungsbeschränkungen. So gelten beispielsweise für eine ganze Reihe von Ländern verschiedenste Embargo-Regelungen. Und auch das Forderungsmanagement stellt auf dem internationalen Parkett noch mal besondere Anforderungen. Von der Bürgschaftsverwaltung bis zur Anbindung internationaler Auskunfteien, von Kurssicherungsgeschäften bis zum Factoring: Die Komplexität des Rechnungswesens in vielversprechenden Absatzmärkten ist nicht zu unterschätzen. Sie lässt sich aber mit Hilfe von auf das Auslandsgeschäft ausgelegter Software durchaus meistern.

Mitarbeiter weltweit unterstützen

Wer den Schritt ins Ausland wagt, muss nicht nur sicher gehen, dass bestehende Systeme die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen abbilden. Mitarbeiter rund um den Globus sollten mit einem Buchhaltungs- und ERP-System ganz „natürlich“ arbeiten können. Dazu gehört zunächst eine Oberfläche in Landessprache. Ferner müssen Eingaben in jeder Sprache möglich sein. Eine Unterstützung von Unicode und von mehreren Währungen ist daher heute zwingend erforderlich. Ein Aspekt, der dabei leicht übersehen wird, sind unterschiedliche Datumsformate sowie Zeitstempel in Verbindung mit den weltweiten Zeitzonen. Dies ist für eine revisionssichere Erfassung von Belegen unerlässlich.

Reporting und Controlling von Anfang an im Blick

Zu den wichtigsten vorbereitenden Aufgaben gehört das Datenmodell für mehrere Mandanten. Berücksichtigt die Datenarchitektur bereits zu Beginn die gewünschten Auswertungen und Konsolidierungen, erspart dies der IT später im Reporting viel Arbeit.
Neben den vertrieblichen Erwägungen sind also auch zahlreiche Faktoren aus dem Rechnungswesen entscheidend für den erfolgreichen Weg ins Nachbarland oder nach Übersee. Wer sich die richtigen Fragen zu Organisation und Rechnungswesen zu Beginn der Auslandsaktivität stellt, startet den Schritt ins Ausland auf dem richtigen Fuß.

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